芻議民族地區(qū)高職院校的檔案管理工作

◆白玉美

作者：白玉美，延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員、院辦文書，研究方向為文書檔案管理（133001）。

“十二五”期間，為落實好少數(shù)民族事業(yè)“十二五”規(guī)劃，加快發(fā)展民族地區(qū)職業(yè)教育，國家批準新建了一批適應(yīng)區(qū)域經(jīng)濟規(guī)劃發(fā)展及產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整要求的職業(yè)院校。民族地區(qū)高職院校發(fā)展速度日漸加快，在檔案建設(shè)上取得一定的進步。但隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，職業(yè)教育對檔案管理工作提出更高的要求。民族地區(qū)高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校實際和檔案管理具體工作，努力提高檔案管理水平，以適應(yīng)加快現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)的需要。

1 高職院校檔案簡介

高職院校檔案是記錄高職院校各種活動信息的載體，是民族地區(qū)重要的文獻信息資源，是高職院校及其師生員工從事發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)、教育教學(xué)、教研科研、文化活動直接形成的歷史記錄，是高職院校建立、發(fā)展和變化的反映。它能突出地反映我國高等職業(yè)教育的綜合能力、水平，通過它可以了解高職院校發(fā)展變化的狀況和過程，可以作為解決高職院校發(fā)展過程中遇到問題的依據(jù)。

2 民族地區(qū)高校檔案管理工作現(xiàn)況

檔案管理人員素質(zhì)不高 目前，民族地區(qū)高職院校從事檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊，檔案管理專業(yè)人才匱乏，許多并不具備檔案專業(yè)學(xué)歷，對檔案管理工作認識也不夠，甚至沒有經(jīng)過正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)就上崗管理檔案。在一些高職院校，是由辦公室干事或秘書兼任檔案管理工作人員，且變動頻繁。還有一些民族地區(qū)的高職院校是由不同層次的學(xué)校（如成人高校、普通中專）合并而來，其檔案管理人員的組成更是魚龍混雜，檔案管理水平參差不齊。

檔案管理制度不健全 有的民族地區(qū)高職院校檔案管理機制不健全，有的甚至連基本的規(guī)章制度也沒有，有的雖然建立了檔案管理規(guī)章制度，但也不夠規(guī)范。有的高職院校收發(fā)文件手續(xù)很不健全，借閱文檔僅靠口頭打招呼，極易造成檔案材料丟失，存在對檔案管理工作認識不到位，管理分散，缺少監(jiān)督機制，檔案內(nèi)容缺失，填寫檔案材料不規(guī)范等問題，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂，工作松懈呆滯。

檔案材料收集不全面 部分民族地區(qū)高職院校沒有把做好檔案管理工作放到做好民族地區(qū)教育事業(yè)的高度去認識，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”的錯誤認識。有的高職院校注重文件、學(xué)生成績檔案的收集，而忽視實物檔案以及與學(xué)校有關(guān)資料的收集，影響高職院校的系統(tǒng)性和完整性。有的高職院校由于合校的原因，檔案存在特定時間段丟失現(xiàn)象。部分檔案管理工作人員缺乏及時歸檔意識，不做跟蹤調(diào)查，導(dǎo)致檔案收集工作缺乏力度。

檔案作用未能有效顯現(xiàn) 一些高職院校將檔案部門設(shè)為行政部門的附屬機構(gòu)，認為檔案管理工作只是收集文件材料，還沒有真正認識到檔案在高職院校發(fā)展過程中的實用價值，未能發(fā)揮檔案的有效作用。尤其在一些經(jīng)歷過改革、合并、重組的民族地區(qū)高職院校，檔案管理工作沒有統(tǒng)一規(guī)劃，不習(xí)慣通過歷史資料和相關(guān)材料為高職院校自身發(fā)展提供服務(wù)、為社會人士提供服務(wù)。

3 民族地區(qū)職業(yè)院校檔案管理工作措施

提高工作人員素質(zhì)，加強檔案隊伍建設(shè) 高職院校要高度重視檔案管理工作，單獨設(shè)立檔案室或是檔案館，也可以是檔案科，并在部門主管領(lǐng)導(dǎo)下開展檔案管理工作。同時穩(wěn)定檔案工作隊伍，加強人事檔案工作隊伍建設(shè)，組織檔案管理人員進行有針對性的學(xué)習(xí)和提高，通過學(xué)習(xí)示范性高職學(xué)院檔案管理工作的先進經(jīng)驗，促使檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力不斷提高。鼓勵檔案管理人員自學(xué)檔案管理知識，進一步提高檔案管理人員計算機操作能力和水平。還要通過事業(yè)單位招聘和合同制招聘引進檔案管理專業(yè)人才，整體提升學(xué)校的檔案管理人才素質(zhì)。

檔案管理人員應(yīng)本著對少數(shù)民族事業(yè)和職業(yè)教育事業(yè)高度負責(zé)的態(tài)度，加強自身修養(yǎng)，及時了解專業(yè)最新發(fā)展動態(tài)，養(yǎng)成及時保管的意識和責(zé)任心，有效提高民族地區(qū)檔案管理工作質(zhì)量。同時，提高檔案工作人員素質(zhì)，加強檔案隊伍建設(shè)，既能滿足檔案管理工作具有長期積累實踐經(jīng)驗的工作特點，又能滿足民族地區(qū)職業(yè)院校自身發(fā)展的需要。

完善檔案管理制度，規(guī)范管理檔案材料 構(gòu)建完善的檔案管理制度可以從制度上保證民族地區(qū)高職院校檔案管理工作的延續(xù)性。具體做法主要有系統(tǒng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，建立健全符合《檔案法》等相關(guān)法律規(guī)定的學(xué)校管理制度，管理制度主要包括《學(xué)院檔案管理工作規(guī)定》《學(xué)院檔案保密制度》《學(xué)院檔案管理人員崗位責(zé)任制》等，確保檔案管理工作有序開展，管理規(guī)范。同時借助國家加大民族地區(qū)職業(yè)教育投入的東風(fēng)，提高檔案管理硬件建設(shè)，按職業(yè)院校評估標準要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，搞好檔案配套保護措施。

檔案管理人員還要根據(jù)所在民族地區(qū)特點，科學(xué)制定各類檔案歸檔范圍和編號方法，保管期限、分類方案的制定要請示主管領(lǐng)導(dǎo)，使檔案工作做到規(guī)格齊全，內(nèi)容完整，有據(jù)可循。高職院校檔案的來源具有多樣性，可建立鼓勵機制，完善檔案材料送交程序，檔案管理人員及時調(diào)查檔案來源及關(guān)聯(lián)性，多種渠道學(xué)習(xí)交流。各教學(xué)和行政后勤部門要指定專人負責(zé)檔案工作，保證檔案的真實可靠性。

加大信息化建設(shè)力度，建立檔案信息網(wǎng)路 高職院校要加快檔案信息化建設(shè)力度，按照結(jié)構(gòu)合理、功能完備、操作簡便、安全可靠、技術(shù)先進的原則，建設(shè)完備的高職院校檔案信息管理系統(tǒng)，及時調(diào)整信息化工作規(guī)劃，推進學(xué)校內(nèi)部各類檔案信息的有效傳遞，結(jié)合校內(nèi)外資源，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲安全、檔案管理科學(xué)化。既要嚴格遵守檔案工作管理規(guī)范，又要利用好信息處理技術(shù)，也就是說風(fēng)險防范意識要常談，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)要好用。必須要采取行之有效的安全策略，做好響應(yīng)預(yù)案，確保檔案信息在收集整理、存儲傳輸、查詢使用等環(huán)節(jié)的安全性，從安全上保障好信息化建設(shè)。

高職院校還應(yīng)革新技術(shù)手段和方法，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的功能，科學(xué)管理各類檔案資源，擴大檔案利用范圍。通過建立檔案信息網(wǎng)站，并要求相關(guān)職能機構(gòu)及時上傳數(shù)據(jù)，以網(wǎng)頁的途徑提供檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)上咨詢與查找及電子文件直接提供。檔案管理的現(xiàn)代化及相關(guān)資料的網(wǎng)絡(luò)化，可極大地提高檔案管理工作的效率，推動檔案事業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高檔案工作價值 民族地區(qū)高職院校檔案管理要跟上學(xué)校專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革的步伐，為學(xué)校的職業(yè)教育制度建設(shè)、教學(xué)改革、發(fā)展規(guī)劃及校企合作服務(wù)，同時也為學(xué)生就業(yè)提供真實材料。這就要求高職院校檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變以往被動的、消極的檔案管理觀念，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和移動客戶端，完善相關(guān)信息的共享渠道。同時加強民族地區(qū)高職院校之間、高職院校與本地區(qū)科研單位之間及高職院校與社會各方面間的信息交流與溝通，建立高校、科研單位信息網(wǎng)絡(luò)，以便有關(guān)部門在進行科學(xué)研究、成果鑒定、職稱評定、科研開發(fā)和科學(xué)技術(shù)普及等活動中發(fā)揮檔案材料的作用。

高職院校檔案管理人員要提升創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，找準位置發(fā)揮作用，優(yōu)化檔案服務(wù)措施，拓寬信息交流渠道，及時維護與更新檔案信息，應(yīng)把分散的或零星的信息整合成系統(tǒng)的、集中的檔案信息，對于要錄入的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要盡可能做到完整、準確，不斷提高服務(wù)水平和工作效率。這樣可提升檔案工作的自身價值，提升檔案管理工作為學(xué)校全局服務(wù)、為民族地區(qū)區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)的能力。

4 結(jié)語

相對于經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)院校而言，民族地區(qū)高職院校辦學(xué)困難，跟不上高等職業(yè)教育發(fā)展的步伐，就更加難以求生存求發(fā)展，但要想做好職業(yè)院校內(nèi)涵建設(shè)，一定要本著以人為本的思想，不斷摸索出一條適合本校檔案管理的工作模式，從而推動民族地區(qū)少數(shù)民族事業(yè)和職業(yè)教育事業(yè)不斷向前，早日建成民族地區(qū)現(xiàn)代職業(yè)教育體系。

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