檔案工作的“更高要求”

□ 文/張靜

檔案工作的“更高要求”

□ 文/張靜

建立與完善檔案工作的信息化，是步入信息現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。

檔案是企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營和各項(xiàng)管理活動(dòng)的真實(shí)記錄，是企業(yè)的信息庫、技術(shù)庫，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的確立與發(fā)展，各項(xiàng)工作都緊緊圍繞以提高經(jīng)濟(jì)效益為中心，檔案工作也要向這個(gè)方向發(fā)展。為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，使檔案工作能夠更好地為企業(yè)服務(wù)，這就對檔案工作提出了更高的要求。

檔案信息管理系統(tǒng)為油田決策提供可靠依據(jù)

為了建立起科學(xué)的檔案信息管理體系，我們對檔案管理的現(xiàn)狀從宏觀和微觀兩個(gè)角度，進(jìn)行了全面的分析、論證和評(píng)價(jià)。從宏觀的角度出發(fā)，在廠檔案科設(shè)立了“檔案信息傳遞中心，通過信息傳遞中心的建立，檢查信息渠道是否暢通，信息中心是否起到協(xié)調(diào)、監(jiān)督、控制作用，使檔案信息工作始終處于良性循環(huán)。同時(shí)，又從微觀的角度建立機(jī)關(guān)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案及科技檔案，這樣使檔案信息既能做到統(tǒng)一歸口，又能做到分級(jí)管理，為油田決策和經(jīng)營管理提供了科學(xué)的保證和準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。

現(xiàn)代化管理手段提高檔案信息資源利用的準(zhǔn)確性

我單位是會(huì)戰(zhàn)初期的老油田企業(yè)。設(shè)備老化較為嚴(yán)重，為不斷改進(jìn)生產(chǎn)工藝和管理水平，各種檔案的利用率正在逐年提高，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段是刻不容緩的。我們應(yīng)用計(jì)算機(jī)從事檔案管理工作，一方面加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)軟件的消化吸收、文件著錄等數(shù)據(jù)處理工作；另一方面強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與檢索，對目錄輸入、查找、檢索節(jié)省了大量的時(shí)間，提供了方便。

只有現(xiàn)代化管理方法在檔案工作中進(jìn)行實(shí)踐，檔案工作才能向現(xiàn)代化科學(xué)管理的深層次發(fā)展，才能加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，使檔案工作真正在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)、基建、科研等各項(xiàng)活動(dòng)中轉(zhuǎn)化為強(qiáng)大的生產(chǎn)力，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

完善檔案工作信息化注意事項(xiàng)

首先，要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把信息工作擺到檔案工作的一個(gè)重要位置。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，檔案部門有精于業(yè)務(wù)的優(yōu)良傳統(tǒng)，但對檔案信息工作重視不夠，存在固有的老思想，認(rèn)為檔案工作只是收集資料，裝訂材料，檔案工作者充當(dāng)保管員的角色，許多硬件設(shè)施配備跟不上，信息工作成為檔案工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。

其次，要建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊(duì)伍。知識(shí)經(jīng)濟(jì)把科技知識(shí)和人才教育作為支撐其發(fā)展的兩大支柱，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的核心在于能否擁有掌握現(xiàn)代化的科技人才，人才是未來經(jīng)濟(jì)的制高點(diǎn)。因此檔案信息化管理應(yīng)用的好壞，根本上取決于人的素質(zhì)。這就要求檔案系統(tǒng)必須建立一支具有穩(wěn)定的高素質(zhì)的信息工作人員隊(duì)伍。網(wǎng)有了，要有人，有了人，才能使網(wǎng)張開。因此，要求檔案工作者提高自身能力：一是掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力；二是要具有一定的外語水平；三是使自己成為信息服務(wù)員；四是要具有檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)。

再次，要建立和完善各項(xiàng)信息工作制度，建立信息工作激勵(lì)機(jī)制。

要加強(qiáng)信息建設(shè)的防盜、保密、安全措施。有了現(xiàn)代化的信息管理，就要做好保密工作。保密就是保安全，保發(fā)展。加強(qiáng)保密工作，要做好人的工作，加強(qiáng)對涉密人員的保密教育，提高涉密人員的思想覺悟，使他們能夠更加自覺地履行好保密的責(zé)任和義務(wù)。還要求涉密人員掌握一定的保密知識(shí)和技能，更好地運(yùn)用到檔案信息的管理工作中。

作者單位：中國石油大慶油田有限 責(zé)任公司井下作業(yè)分公 司信息中心檔案室