工程總承包項目的費用控制管理

文/王曉偉 丁曉京 侯智愚

工程總承包項目費用控制的主要任務(wù)是在保證實現(xiàn)項目質(zhì)量、進度和HSE目標的前提下，以降低工程投資為出發(fā)點，按照批準的投資計劃，建立有效的費用控制、跟蹤、分析系統(tǒng)，提高費用控制的意識，從項目開始到建成投產(chǎn)的每一個環(huán)節(jié)都各司其職，嚴格把關(guān)，優(yōu)質(zhì)、高效、經(jīng)濟地完成本項目的建設(shè)任務(wù)。

費用控制的目標是：正確把握好項目進度、費用和質(zhì)量三大控制之間的對立統(tǒng)一關(guān)系，在項目實施的全過程中對所有影響工程費用的活動進行恰當而連續(xù)的有效控制，在保證項目按合理工期建成投產(chǎn)和保證項目工程質(zhì)量的前提下，將工程項目投資控制在項目管委會批準的項目控制估算范圍內(nèi)，為項目建成投產(chǎn)后能夠取得良好的經(jīng)濟效益奠定基礎(chǔ)。

項目費用控制的主要工作內(nèi)容

編制項目工程建設(shè)部分的控制預算、項目工程建設(shè)費用分解計劃和分年度、季度、月度的費用計劃；

在項目控制預算和建設(shè)費用分解計劃的基礎(chǔ)上，編制項目工程部分的月度用款計劃、資金流向說明以及現(xiàn)金流動的預測；

負責跟蹤監(jiān)測項目各項費用支出情況，分析影響項目費用的各種因素，做出費用分析、預測和修正措施的建議報告；

根據(jù)工程發(fā)包/采購策略，編制各采購包和工程包的限價文件，對承包商投標中的價格、補償?shù)葪l款進行審查，并提出修改意見；

負責工程施工預結(jié)算工作；

負責工作變更單的記錄、費用評估和審核，在變更費用被批準以后，對合同價格做出相應(yīng)的調(diào)整；

負責對承包商的發(fā)票進行審核，按照合同規(guī)定的付款條件付款；

負責收集、整理項目工程的費用資料、數(shù)據(jù)，建立完善的檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。

項目費用控制組織體系

工程項目的費用控制組織基本體系如下圖所示：

項目費用控制依據(jù)計劃

項目費用控制的主要依據(jù)是：項目監(jiān)督管理委員會批準的項目控制估算；

有關(guān)部門頒布的工程建設(shè)造價管理文件規(guī)定；合同、訂單中有關(guān)合同價款的條款或附件的規(guī)定。

費用控制計劃系統(tǒng)的內(nèi)容包括：項目控制估算和項目部內(nèi)部控制預算；分項工程費用控制計劃；年季月度工程費用計劃；項目經(jīng)費計劃。各級費用計劃的編制必須以工程進度計劃為基礎(chǔ)，編制費用計劃是一個不斷滾動的過程，并與工程進度計劃相適應(yīng)。項目部工程建設(shè)費用計劃和項目管理費用計劃由合同/財務(wù)部組織編制，項目部提供必要的支持。

項目費用控制工作程序

項目費用控制從制定費用控制基準和控制目標，實施對執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督、對比、分析，對原定工程計劃和預計費用進行變更調(diào)整，到新的控制基準和目標產(chǎn)生，是一個不斷循環(huán)的過程。

項目費用控制人員應(yīng)按時對項目費用進行全面分析，預測發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，尋求最佳解決辦法，經(jīng)合同/財務(wù)部經(jīng)理審查，報項目經(jīng)理批準。項目費用分析報告要在規(guī)定時限內(nèi)完成，它是項目月報的組成部分。存在差異可能原因如下：工作范圍變化；設(shè)備/材料質(zhì)量問題；設(shè)計變更；交貨期推遲；技術(shù)標準/規(guī)范改變；事故損害造成返工；建造質(zhì)量問題；估算問題(內(nèi)部價格問題，計算精度問題，決策性問題)等。

項目費用控制措施

設(shè)計階段費用控制

要把設(shè)計作為項目建設(shè)全過程費用控制的重點，在滿足項目的功能和使用要求、保證工程進度和工程質(zhì)量的前提下，實現(xiàn)項目投入的費用最少。設(shè)計階段應(yīng)采取以下措施控制項目費用。

在限額設(shè)計的基礎(chǔ)上開展優(yōu)化設(shè)計，控制/降低工程設(shè)施費用。包括：定準設(shè)計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，選好設(shè)計系數(shù)；合理正確選用標準/規(guī)范；優(yōu)化設(shè)計方案、減少工程設(shè)施、簡化流程、優(yōu)化布置、合理選材、選型、應(yīng)用新技術(shù)等，以便盡量減少工程投資，降低工程成本；

進行費用分解。各階段的設(shè)計必須以上一階段設(shè)計所確定或批準的投資規(guī)模為最高限額，精心組織本階段的設(shè)計，對工程投資實施分階段控制。但在不同的設(shè)計階段，隨著設(shè)計的深化和不斷優(yōu)化，可對項目的投資結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，最終達到工程投資的合理化；

在進行限額設(shè)計縱向控制的同時，還要加強限額設(shè)計的橫向控制，在合同中明確各方有關(guān)限額設(shè)計的職責，并實施必要的獎懲；

嚴格控制設(shè)計深度；同時，要協(xié)調(diào)好項目招標進度計劃與設(shè)計工作進度計劃，在進行工程和采購招標時，應(yīng)要求設(shè)計提交出一套完整的技術(shù)資料，使投標的承包商減少報價中的風險因素，提高報價的可靠性，達到費用控制的目的；

大力推廣和采用標準設(shè)計，縮短設(shè)計周期，降低構(gòu)配件生產(chǎn)和建筑安裝工程費用；

提高設(shè)計質(zhì)量，降低設(shè)計費用，控制項目建設(shè)投資；

要嚴格審查設(shè)計概算，做到項目不重不漏，取費標準符合規(guī)定；

修改設(shè)計或合同變更要慎重，事前應(yīng)進行技術(shù)經(jīng)濟合理性比較；

在工作分解結(jié)構(gòu)和設(shè)計費用分解的基礎(chǔ)上，制訂出設(shè)計費用控制計劃；

預測工作風險，對風險制定防范性對策；

按合同規(guī)定的條件如期提交、完成項目部要配合或協(xié)調(diào)的事項，使設(shè)計工作能連貫進行；

按合同規(guī)定，及時答復業(yè)主或分包商提出的問題及配合要求。

招標/采購階段的費用控制

招標采購階段采取的費用控制措施主要是：

編好標底，堅持“貨比三家”，推行限額招標/采購。要嚴格執(zhí)行資格預審，選擇質(zhì)量及信譽好的工程承包商/供貨商。在有限金額預算控制下，應(yīng)選用能滿足工程和生產(chǎn)需要技術(shù)先進適用、費用合理的、質(zhì)價比優(yōu)良的方案，選用項目適用的設(shè)備；以達到將費用控制在預算內(nèi)的目的。如果出現(xiàn)超限價的情況，應(yīng)向合同/財務(wù)部經(jīng)理提出尋求解決方案；如果合同/財務(wù)部經(jīng)理審查確認需要動用項目預備費，應(yīng)做出說明報項目經(jīng)理審核上報項目監(jiān)督管理委員會批準。

在資格審查和技術(shù)要求確認符合的前提下，按合理低價原則授標；

在招標階段，完成技術(shù)與商務(wù)澄清工作，將可能發(fā)生價格調(diào)整的要素談清并反映在澄清記要上。合同簽訂時將澄清達成一致的內(nèi)容反映進合同條款中，鎖定合同價格的調(diào)整風險；

避免重訂、錯訂或漏訂，控制訂貨余量，保證設(shè)備/材料質(zhì)量，避免返修等，以減少投資浪費；

減少采購的中間環(huán)節(jié)，避免不必要的手續(xù)費，降低采購成本；

合理確定合同價格、供貨時間和質(zhì)量。對供貨范圍、技術(shù)要求、付款方式等條款，每項措辭必須明確。避免發(fā)生額外項目費用；

采購的設(shè)備/材料按預算費用和項目要求進行；協(xié)調(diào)好到貨計劃和項目進度計劃，盡量減少倉儲費和重復運輸費；

如發(fā)現(xiàn)超預算，要弄清原因，并列為不可預見費用的轉(zhuǎn)移反映到項目費用報告中；

組織好供貨商的圖紙審查工作，避免造成采購費用的額外增加或損失；

大宗材料由項目部組織采購，減少采購手續(xù)費的開支。

施工階段的費用控制

施工現(xiàn)場的費用控制是降低投資的關(guān)鍵，主要內(nèi)容是對“簽證單”和任何其它追加費用項目的控制，以及合同付款控制。施工現(xiàn)場的費用控制的主要工作職責包括：

根據(jù)合同規(guī)定，指導承包商建立符合項目部管理要求的費用控制工作程序和報告系統(tǒng)；

審查承包商的進度、費用測量方法；

分析和核實承包商的周報、月報，以保證項目部收到真實而有效的項目狀況報告；

審核承包商的月度要求付款的發(fā)票并報現(xiàn)場經(jīng)理批準；

監(jiān)督承包商費用和計劃執(zhí)行情況；

審核、記錄現(xiàn)場簽證單，審查承包商簽證單的報價，測算變更單費用，分析簽證單對項目費用、進度的影響。

施工階段費用控制的主要措施：

通過招標，擇優(yōu)選擇施工承包商。根據(jù)項目費用的分解，推行限額施工承包；

要認真審查承包商的施工組織設(shè)計和施工技術(shù)方案，并按合理的工期組織建設(shè)，以降低工程造價；

合理組織施工，加強現(xiàn)場管理，避免因項目部的原因造成工程返工；

加強工程監(jiān)控，依據(jù)變更管理程序嚴格控制施工過程中的工程變更，包括：設(shè)計、訂貨、工作等變更、合同外工程的追加、工程費用的變更等。

工程預結(jié)算

嚴格按規(guī)定的程序、合同規(guī)定(取費定額標準、結(jié)算規(guī)定等)和設(shè)計文件圖紙、批準的施工組織設(shè)計，認真審查各承包商提出的工程款結(jié)算文件。

財務(wù)管理措施

以工程費用的支出符合財務(wù)管理制度為目標，在掌握項目計劃方案、參與合同條款的制定、確保項目資金安全有效使用的情況下，嚴格控制對承包商、供應(yīng)商的付款額度和進度，并對已付進度款的流向進行監(jiān)督；建立好付款控制體系；嚴格審查付款文件和承包商、供應(yīng)商所開出的發(fā)票，嚴格按規(guī)定程序和合同規(guī)定付款。投標保證金、履約保證金由計劃財務(wù)部列入專項費用中管理。

工程預備費用(不可預見費)管理

工程預備費用的動用應(yīng)嚴格控制在應(yīng)付工作范圍內(nèi)的漏項、設(shè)計變更、現(xiàn)場變更單、計算誤差等事項上。應(yīng)把不可預見費按合理比例分配給WBS的每一工作單元，再按系統(tǒng)匯總到WBS的第二級。動用此費用應(yīng)經(jīng)項目監(jiān)督管理委員會批準。

信息收集與處理

要求承包商/供貨商使用規(guī)定的電腦軟件編制，按時和按規(guī)定的格式內(nèi)容報送周報、月報、年報。收到報送內(nèi)容進行統(tǒng)計、比較、分析和預測。

在對WBS和ACWP的分析對比的基礎(chǔ)上，對項目發(fā)展趨勢進行預測，對已出現(xiàn)和可能出現(xiàn)的偏差，提出糾正不利差異的措施，以達到控制費用的目的。

項目費用分析、預測與費用報告

項目費用分析與預測

費用控制工程師應(yīng)按月對項目費用進行全面分析，預測發(fā)展趨勢，發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，尋求最佳解決方法。項目費用完成百分數(shù)計算方法如下：

項目費用完成百分數(shù)=已支付費用/預計完工費用×100%

費用報告

費用報告分為月報、年報和緊急報告。費用報告的內(nèi)容由合同/財務(wù)部制訂專門的工作指南加以明確。

項目費用控制文件

建立完整的費用控制文件系統(tǒng)，追蹤項目進展過程中費用狀況、費用追加與節(jié)支情況，分析費用發(fā)展趨勢，以便隨時調(diào)整和修改其各項費用計劃。費用控制文件系統(tǒng)應(yīng)包括以下的文件和圖表：

與項目相關(guān)的所有合同的商務(wù)文件，一切費用記錄資料；

全部工程和采購及發(fā)生相關(guān)費用的發(fā)票及單據(jù)；

工作變更發(fā)生的費用變更文件；

項目費用計劃總表、分項預算表和項目費用分解結(jié)構(gòu)圖；

項目的年度計劃、年度調(diào)整計劃、季度和月度計劃；

費用S曲線——項目費用進度對比圖；

項目合同費用控制表；

項目采購狀態(tài)表；

不可預見費轉(zhuǎn)移單據(jù)；

項目費用狀態(tài)與費用趨勢表；

項目費用控制月報、年報。

工程竣工決算與保修費用的處理

工程竣工決算

依據(jù)項目業(yè)主和國家的有關(guān)規(guī)定正確編制竣工決算。如實反映項目工程造價，及時呈報項目業(yè)主和項目監(jiān)督管理委員會審查批準?？⒐Q算應(yīng)包括從籌建到竣工投產(chǎn)全過程的實際支出費用?？⒐Q算由竣工決算報表、竣工決算報告說明書、竣工工程平面示意圖、工程造價比較分析報告和項目業(yè)主有關(guān)文件規(guī)定項目竣工決算報告應(yīng)包括的內(nèi)容組成。

竣工項目保修費用的處理

因設(shè)計原因造成的問題，由原設(shè)計承包商負責。原設(shè)計承包商委托新的設(shè)計承包商修改設(shè)計方案，原設(shè)計承包商和新設(shè)計承包商連帶負責。

因工程承包商施工原因造成的問題，由工程承包商負責進行保修，其費用由承包商負責。

因設(shè)備/材料質(zhì)量原因造成的問題，由設(shè)備/材料供貨商負責進行保修，其費用由設(shè)備/材料供貨商負責。

應(yīng)將保修措施、責任及保修費處理方法等條款在合同中明確，在竣工項目決算付款時預留規(guī)定比例的保證金。

與進度控制的協(xié)調(diào)

要對項目進度和費用實施綜合控制，應(yīng)用贏得值原理(EVC)建立編制出進度/費用綜合控制執(zhí)行效果測量基準的S曲線，對項目進度和費用綜合控制的效果進行監(jiān)控。

以上是對總承包項目費用控制管理工作一些比較淺的認識，當然以上幾方面只是費用控制系統(tǒng)工程中的一部分，同時涉及到同其他管理部門的配合。隨著工程建設(shè)行業(yè)日趨發(fā)展的趨勢，我們在實際的工程總承包過程中會有更多管理理念、管理方式、管理技術(shù)的產(chǎn)生，項目控制管理是一門技術(shù)，是我們不斷學習、不斷探討、不斷深入的一門綜合學科。只有深刻的認識到這些，做到持續(xù)改進，工程建設(shè)行業(yè)的控制管理才能上一個新臺階，才能為企業(yè)和社會創(chuàng)造出更大的價值。