民營軍工企業(yè)科技檔案管理研究

■ 李 莉 葉渭川

民營軍工企業(yè)科技檔案管理研究

■ 李 莉 葉渭川

檔案管理已有一套較為成熟的辦法，科技檔案管理經(jīng)過建國后的一系列經(jīng)驗積累，也日趨完善。但對軍工科技檔案的管理，特別是民營軍工企業(yè)的科技檔案管理，還須提高認識、理順關(guān)系、查找問題、逐步完善。

1.引言

民營企業(yè)進入軍工行業(yè)己有近二十年的歷史，雖然起步較晚，但來勢很猛，民營軍工企業(yè)數(shù)量迅速膨脹，他們對軍工科技檔案的管理特點和管理方法缺乏認識，因此，管理問題多，管理辦法少，管理差距大。為此，有必要研究民營軍工企業(yè)科技檔案的特點，找出存在問題并予以糾正，確保檔案管理的有效性。

2.民營軍工企業(yè)科技檔案管理的特點

2.1 特有的重要性

科技檔案反映了企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)活動的全過程，是企業(yè)發(fā)展壯大的歷史記錄，是科技人員思想方法和經(jīng)驗的勞動結(jié)晶，為企業(yè)科研管理、科技決策、科學研究、經(jīng)驗總結(jié)、交流推廣方面提供信息和依據(jù)。軍工科技檔案的重要性主要體現(xiàn)在與國家利益緊密相聯(lián)。國家的強大是與國防強大融為一體的。軍工產(chǎn)品是國防建設(shè)的重要組成部分，先進的武器裝備，是克敵致勝的重要條件，也是國家強大的重要標志。任何一種新武器的出現(xiàn)，都會出現(xiàn)另一種克制它的新武器。但是，研制方總希望延長克敵武器出現(xiàn)的周期。如果新武器在研制過程中的檔案己被敵方知曉或竊取，那么這種新武器未等使用已失去效能，這是多么可怕的損失，這種例子不計其數(shù)。

軍工科技檔案是國家武器裝備擴大再生產(chǎn)的基礎(chǔ)，是增強國防實力的基礎(chǔ)，這是一般民企不可相比的。同時，它也是企業(yè)生存發(fā)展的基礎(chǔ)，其重要性可想而知。

2.2 管理難度大

檔案管理本身就是一項繁瑣的工作，軍工檔案因其涉密而增加了管理難度。軍工科研活動通常圍繞軍工項目或型號產(chǎn)品展開。過程中形成了研制方案、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)范、關(guān)鍵技術(shù)報告、重要試驗報告、研制工作總結(jié)以及生產(chǎn)圖紙等一系列技術(shù)文件。這些文件涉及到軍工項目的立項背景、技術(shù)指標、項目概況、生產(chǎn)技術(shù)訣竅及與國外項目的對比，內(nèi)容大都涉及國家秘密。為了工作方便又不涉密，各單位往往用編號或代號來表示項目。因此，檔案員不僅要熟悉這些項目的名稱、內(nèi)容，還要牢記它們的代號，才能便于檢索。

除此之外，檔案管理還應按時清理密件，向保密委員會提供應解密的建議。以上這些工作增加了檔案管理的難度。

2.3 查詢使用頻繁

從上世紀九十年代開始，國防科工委為避免重復勞動，縮短研制周期，在軍品研制中推行“三化”（通用化、系列化、組合化）的策略。該策略要求新研制的產(chǎn)品要對老產(chǎn)品有一定比例的繼承性。繼承的比例越高，說明繼承性越好。現(xiàn)在己把這種繼承性指標用“標準化系數(shù)”來表示。這一措施的實施，在新研產(chǎn)品時，設(shè)計師查閱老產(chǎn)品科技檔案的次數(shù)和頻繁度大大增加。據(jù)某些單位統(tǒng)計，科研人員查閱檔案的時間約占整個課題研制時間的1/3 以上，對原有圖紙的利用率超過50%。還有些單位統(tǒng)計，科研人員查閱檔案資料的時間約占整個課題時間的30%-40%，對原有圖紙的復用率高達50%-60%。這些查閱和借用無疑增加了檔案員的工作量。

3.民營軍工企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀

3.1 領(lǐng)導重視不夠

由于檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導都將工作重點集中在產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)及市場營銷上，未對檔案管理工作給予足夠的重視。

據(jù)了解，己有不少民營軍工企業(yè)借鑒或?qū)W習了國營老軍工管理科技檔案的經(jīng)驗，對各科技項目制定了“科技文件歸檔簽署表”，在該表中明確了所有文件名稱和簽署人（擬制、校對、審核、工藝質(zhì)量會簽、標準化檢查、批準），這是一種很好的方法，但由于領(lǐng)導重視不夠，往往是執(zhí)行不力，直到項目結(jié)束，許多文件仍未歸入檔案。

軍工企業(yè)的檔案室，一般都是要害部位，非檔案管理人員不準隨便入內(nèi)，但由于領(lǐng)導管理不嚴，有不少人擅自進入查找檔案，不僅違反檔案室的管理規(guī)定，還違反了保密要害部門部位的管理規(guī)定。

3.2 制度執(zhí)行不力

檔案管理制度是企業(yè)制度的基礎(chǔ)部分，每個企業(yè)都會建立。問題是如何真正、認真地執(zhí)行，這是關(guān)鍵。執(zhí)行過程如何監(jiān)督也是企業(yè)重視不夠之處。實戰(zhàn)派管理專家張子凡指出：任何一家公司，往往不缺少制度，也不缺少流程，但是缺少實實在在的執(zhí)行力；任何一家公司，不缺少遠景，也不缺少戰(zhàn)略，而是缺少分解并執(zhí)行長遠目標的能力。如果一家公司能把制定的規(guī)范或者制度不折不扣地執(zhí)行到位，那么這家公司才能穩(wěn)定快速地發(fā)展。

3.3 檔案人員素質(zhì)不高

民營企業(yè)的檔案管理員普遍素質(zhì)不高。一是我國大專院校檔案專業(yè)少，畢業(yè)生人數(shù)也不多；二是就算是檔案專業(yè)的畢業(yè)生，也很少有人愿意長期從事檔案管理工作。這就形成大量非檔案專業(yè)的畢業(yè)生進入檔案管理行業(yè)。特別是民營企業(yè)，多數(shù)檔案員專業(yè)不對口，機電行業(yè)的檔案員最好是機械、電子專業(yè)的，但機械、電子專業(yè)的畢業(yè)生都愿意到設(shè)計開發(fā)部門擔任設(shè)計師，而不愿擔任檔案員。因此，大量學商貿(mào)管理、旅游管理、行政管理的畢業(yè)生充實了檔案員隊伍。

未經(jīng)培訓就上崗是民營企業(yè)的一大弊病。有時檔案員休假，就拉郎頂替，造成找不到文檔，或放錯柜等混亂現(xiàn)象。少數(shù)檔案員學習不努力，不掌握檔案管理的基本要求，不熟悉檔案管理的基本流程，不能熟練地進行文件接收、整理、歸檔、入庫、上架等操作。更有少數(shù)責任心不強的檔案員，甚至進出檔案室不隨手關(guān)門，借出文檔不登記，更改圖紙無記錄……

3.4 檔案完整性欠缺

科技項目檔案完整性欠缺，是與項目缺乏頂層設(shè)計有關(guān)。檔案完整、齊套是檔案有效性的重要因素。檔案管理人員所處的地位及其知識面的限制，不可能了解歸檔項目的整體情況，也就不可能很好地把握歸檔文件的完整性、齊套性，往往是來一件歸一件，導致最終歸檔文件不少，但完整性、齊套性欠缺。

4.推進民營軍工企業(yè)科技檔案管理上臺階

4.1 完善制度是管好檔案的基礎(chǔ)

沒有規(guī)矩，不成方圓，這是句老話。一般來說，規(guī)矩都是用制度的形式來表示的。制定任何一項制度，都要把制約的內(nèi)容控制到一定程度。建立規(guī)章制度，做到有章可循，對于做好檔案管理工作，同樣是極為重要的基礎(chǔ)工作。

有了規(guī)章制度，檔案員和全體員工才能按制度辦事；有了制度，企業(yè)才能有檢查落實制度的依據(jù)；有了制度，企業(yè)才能有的放矢地進行教育；有了制度，企業(yè)才可以進一步讓職工加深理解制度、認識制度，從而自覺地執(zhí)行制度；有了制度，企業(yè)才可以發(fā)現(xiàn)違犯制度的實例，從而抓住典型，嚴肅處理；通過制度的執(zhí)行，還可以進一步發(fā)現(xiàn)制度的缺陷，從而不斷完善制度。

4.2 推廣“四同步”，確保檔案完整齊套

1987年3月，國家檔案局頒發(fā)了由全國科技檔案工作會議通過的《科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，指出科研工作和建檔工作必須實行“四同步”管理。即：下達計劃任務與提出科研文件材料的形成和歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定準備歸檔的科研文件同步；上報登記和評審獎勵科技成果及科技人員提職考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

1989年9月，江蘇省科委為實施該項管理，成立了“科研檔案工作與科研管理全面結(jié)合規(guī)范化研究”課題，機電部十四所率先進行了嘗試，經(jīng)過科技檔案的管理實踐，總結(jié)出科技檔案“四同步”管理經(jīng)驗，曾在全國質(zhì)量管理小組（也稱QC小組）交流活動中獲得優(yōu)秀獎。

1992年9月，江蘇省科委頒發(fā)了地方標準——江蘇省科學技術(shù)研究檔案建檔工作與科研工作四同步管理規(guī)范（DB32/A019-92）。作為推廣科技檔案歸檔的指導性文件。之后，其他省市也頒發(fā)相應標準。“四同步”得到有效貫徹，對推動科技檔案歸檔起到良好效果。

在新形式下，應賦予“四同步”新的理念，將檔案收集與研制工作程序的四大階段同步，即與“論證階段、方案階段、工程研制階段、產(chǎn)品定型階段”同步。

民營企業(yè)進入軍工行業(yè)較晚，對軍工科技檔案的重要性認識不足，因此有必要溫故而知新。“四同步”雖是老經(jīng)驗，但它并未過時，可以說，推廣“四同步”就是確?？萍紮n案完整的重要手段和方法。

4.3 加強科技項目文檔收集的頂層設(shè)計

科技項目種類繁多，有預研課題、型號產(chǎn)品。產(chǎn)品又可根據(jù)其使用條件、形式體制、固定場所等的情況進行細分。企業(yè)應根據(jù)這些項目的特點，在項目研發(fā)初期就進行頂層設(shè)計。所謂頂層設(shè)計就是由企業(yè)總工程師或技術(shù)負責人牽頭，策劃出該項目應完成歸檔文件的匯總表，表中應有各個文件名稱及確定擬制、審校、會簽、批準的人員名單。有了這張匯總表，文件簽署的所有人員和檔案員都可以對該項目應完成的文檔做到心中有數(shù)，努力按階段、按時間完成文件，及時歸檔。項目研發(fā)過程可能會產(chǎn)生新的文件，應及時補入。該匯總表還可以作為對科技人員考核工作業(yè)績的依據(jù)。

4.4 加強培訓，管好檔案

為確保規(guī)章制度在本單位的落實，企業(yè)的最高管理者必須高度重視檔案工作和檔案人員的培訓。檔案員上崗前必須外培，取得省、市檔案管理部門頒發(fā)的上崗證，使他們掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識和具備檔案管理的基本素質(zhì)。其次是根據(jù)本單位職工人數(shù)的實際情況， 對需要接觸檔案的人員，組織有層次、有重點的宣貫。通過宣貫學習，提高領(lǐng)導干部知悉政策、制度的程度和駕馭全局、應對風險的能力，增強其工作的原則性、系統(tǒng)性，也讓廣大職工知道制度的內(nèi)容和如何按制度辦事。

4.5 穩(wěn)定檔案員隊伍

人員流動性大是民營企業(yè)的特點之一。一般中小型民營企業(yè)，檔案員人數(shù)有限，基本上是“一個蘿卜一個坑”。因此，一旦檔案員缺崗，必然對公司檔案管理產(chǎn)生有一定影響，因此必須穩(wěn)定檔案員隊伍。穩(wěn)定的方法不外呼是“事業(yè)留人”、“感情留人”、“待遇留人”。也可以根據(jù)企業(yè)的實際情況，有意識地找一倆位熟悉科技項目的同志，協(xié)助專職檔案員做一些檔案管理工作，以便應對檔案員缺崗的突變情況。

4.6 加強信息化建設(shè)

隨著企業(yè)的發(fā)展，科技檔案的數(shù)量會越來越多，這是無法阻擋的事實。不少國營老軍工企業(yè)，己有幾十年的歷史，其型號品種之多，數(shù)量之大，使得檔案庫房不斷擴大，而且還有繼續(xù)擴大的趨勢，多次增加密集柜也解決不了檔案漲庫的困局。但是隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，這一難題得到了解決，這就是檔案管理信息化。

科技檔案信息化建設(shè)要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡化為目標，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效銜接，便于檔案信息資源的開發(fā)利用。

所有科技檔案都可實現(xiàn)數(shù)字化，如：企業(yè)建立涉密局域網(wǎng)，將設(shè)計圖紙及科技文件等檔案數(shù)據(jù)導入；生產(chǎn)現(xiàn)場不用紙質(zhì)圖紙而是通過電子顯示屏；會議室可隨時調(diào)閱檔案文件；文件電子簽署、歸檔、發(fā)布，不再用人工發(fā)放……這些以前無法克服的繁瑣工作，己在部分信息化建設(shè)的先進企事業(yè)單位成為輕松的現(xiàn)實。不僅使檔案庫房得到緩解，還大大縮短了科研生產(chǎn)流程。不僅加快了對科研生產(chǎn)節(jié)奏，還保證了檔案管理的質(zhì)量。但是因為信息化管理需要較高的成本，目前在小型民營軍工企業(yè)推廣還有一定難度。但有識之士們正在躍躍欲試。

5.結(jié)語

民營軍工科技檔案工作有其特有的重要性，作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對國防建設(shè)和企業(yè)的技術(shù)發(fā)展有不可替代的作用。企業(yè)應針對本行業(yè)科技檔案管理工作中存在的問題，不斷增強意識，完善制度，改善管理手段，提高管理能力。同時，應大力加強制度的執(zhí)行力。只有高度重視并不斷加大科技檔案的管理力度，才能把科技檔案的現(xiàn)代化管理事業(yè)提高到一個新的水平。確保在新形勢下科技檔案管理工作的順利開展。

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[3]張子凡.管理就要執(zhí)行到位：沒有借口，使命必達[M].北京：人民郵電出版社，2013.1

[4]葉渭川，張敏.民營軍工企業(yè)保密工作要訣[J].中國軍轉(zhuǎn)民.2014(7)：37-39

[5]鐘素英.加強企業(yè)科技檔案管理的幾點思考[J].中華建設(shè).2013(12)：118-119

李莉，南京科瑞達電子裝備有限責任公司工程師、標準化師；葉渭川，江蘇泰達機電設(shè)備有限責任公司副總經(jīng)理、研究員級高級工程師、中國管理科學研究院特約研究員）