實驗設(shè)備采購管理平臺在醫(yī)學院校中的應(yīng)用*

黃 松 王 旭 趙志強 王 磊 康建明 劉志成

實驗設(shè)備采購管理平臺在醫(yī)學院校中的應(yīng)用*

黃 松①②王 旭①趙志強①王 磊①康建明①劉志成②*

目的：分析首都醫(yī)科大學實驗設(shè)備采購現(xiàn)狀，設(shè)計實驗設(shè)備采購管理平臺。方法：根據(jù)醫(yī)科大學教學和科研工作對實驗設(shè)備的實際需求進行分析探討，提出設(shè)備采購管理平臺的12個功能模塊，并應(yīng)用于實驗設(shè)備管理的實際工作中。結(jié)果：實驗設(shè)備采購管理平臺實現(xiàn)了設(shè)備采購的全流程動態(tài)管理和數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計。結(jié)論：實驗設(shè)備采購管理平臺的應(yīng)用極大地方便了設(shè)備采購管理工作，達到了優(yōu)化工作流程、提高工作效率和提升管理效益的目的。

設(shè)備采購；管理平臺；流程管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069,China.

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，醫(yī)學院校的教學和科研儀器設(shè)備不斷更新，因此設(shè)備采購對于高校的教學和科研都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，教學任務(wù)和科研實驗?zāi)芊耥樌亻_展并且取得相應(yīng)的成果，離不開對設(shè)備進行高效配置[1-3]。首都醫(yī)科大學設(shè)備采購管理平臺對采購設(shè)備的申報、項目批復、采購執(zhí)行和驗收結(jié)算等階段的工作進行綜合管理，通過優(yōu)化工作流程提高工作效率，達到提升管理效益的目的。

1 醫(yī)學院校設(shè)備采購現(xiàn)狀分析

公開招標是政府采購的主要方式。從提交、修改技術(shù)參數(shù)和進口申請、分包打包，到招標結(jié)果管理、合同管理、付款管理、驗收管理、結(jié)算管理以及后期的項目結(jié)余管理等各階段均需要做詳細的記錄[4-8]。傳統(tǒng)的設(shè)備采購主要有以下特點：①數(shù)據(jù)紛繁復雜，查找不便，在長期采購管理過程中積累數(shù)據(jù)量大，所采用的分類管理方法對于歷史數(shù)據(jù)的查找耗時、耗力，且需要耗費人力維護采購歷史記錄，成本較高；②數(shù)據(jù)出錯或者變更時修改不便，采購工作通常由多人共同負責，每人各有一套數(shù)據(jù)，更改時容易造成數(shù)據(jù)不同步；③信息共享程度弱，采購流程的各個環(huán)節(jié)之間有明確的先后關(guān)聯(lián)，很難實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)共享，從而出現(xiàn)更新不及時、信息不對稱及溝通不順暢等情況，導致人為因素影響采購進程；④付款環(huán)節(jié)需要耗費大量時間和人力，每個合同在付款時需填寫付款三聯(lián)單，抄寫付款金額和財務(wù)項目號，對于采購量大的設(shè)備常需要填寫數(shù)十個合同的借款單，既耗費時間，金額又容易出錯。

綜合以上因素，醫(yī)學院校設(shè)備采購管理平臺的開發(fā)，能夠加速學校信息化的進程，為學校節(jié)約管理成本，實現(xiàn)設(shè)備采購和管理環(huán)節(jié)的高效運轉(zhuǎn)[9-10]。學校的設(shè)備使用者可根據(jù)需要進行采購計劃與相關(guān)材料的提交，并隨時登錄系統(tǒng)查看計劃執(zhí)行的情況，并與每個環(huán)節(jié)的操作人員進行即時的溝通與交流，進行相關(guān)材料的修正或補充。通過系統(tǒng)還可查看采購執(zhí)行的狀態(tài)與結(jié)果，最終達到提高工作效率和管理效益的目的[11]。

2 醫(yī)學院校設(shè)備采購管理平臺的建立

2.1 采購管理平臺功能模塊

設(shè)備采購管理平臺的設(shè)計是針對采購實際情況而建立。將相關(guān)信息輸入到計算機中，存儲到指定數(shù)據(jù)庫內(nèi)，并能根據(jù)需要隨時從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相關(guān)信息。為方便不同環(huán)節(jié)相應(yīng)角色用戶使用，采用基于工作流的技術(shù)對整個系統(tǒng)進行了相應(yīng)的功能分解，以確定系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)[12]。通過功能分析將平臺分為以下12個功能模塊，其設(shè)備采購管理平臺功能流程如圖1所示。

2.2 采購管理平臺主要功能

(1)基礎(chǔ)信息模塊。管理員導入項目信息，如項目年度、項目名稱和項目批復金額等，設(shè)備信息如設(shè)備名稱、零配件、批復數(shù)量和采購數(shù)量等，供應(yīng)商信息如聯(lián)系人、聯(lián)系電話和電子郵箱等。

(2)打包分包模塊。管理員進行招標前的打包分包，選擇相應(yīng)項目，復選設(shè)備名稱進行打包，自動生成打包序號，同時可以顯示相應(yīng)分包金額和未打包設(shè)備。

(3)招標結(jié)果模塊。對招標成功的分包錄入招標結(jié)果，將中標金額和型號、原產(chǎn)地、品牌和中標商等信息自動生成采購合同編號，同時發(fā)送郵件通知中標商簽訂政府采購合同。

(4)簽訂采購合同模塊。錄入采購合同簽訂時間，注明采購合同類型為外貿(mào)或內(nèi)貿(mào)。

(5)付款模塊。根據(jù)采購合同編號和付款性質(zhì)自動計算付款金額、生成付款三聯(lián)單。

(6)外貿(mào)合同處理模塊。對進口設(shè)備錄入外貿(mào)合同編號、外貿(mào)合同簽訂時間等外貿(mào)合同信息以及減免稅單號、減免稅截止期等免稅信息后模塊可根據(jù)需求生成免稅一覽表。

(7)到貨處理模塊。對于進口設(shè)備，輸入外貿(mào)合同編號后自動生成并打印進口設(shè)備接收單；驗收后根據(jù)合同編號定位到該設(shè)備，記錄收貨人、到貨時間等信息；可控制設(shè)備的供貨進度。

(8)固定資產(chǎn)處理模塊。輸入設(shè)備代碼后可記錄固定資產(chǎn)編號、驗收狀態(tài)等信息。

(9)結(jié)算模塊。輸入采購合同編號后可記錄結(jié)算時間、結(jié)算狀態(tài)等信息。

(10)協(xié)議采購模塊。導入項目信息，錄入采購合同，可記錄驗收時間、資產(chǎn)編號及報銷狀態(tài)等信息。在此模塊中可以對項目執(zhí)行進度和協(xié)議供貨設(shè)備情況進行統(tǒng)計查詢。

(11)查詢統(tǒng)計模塊。包括執(zhí)行進度查詢、多條件查詢和任意條件查詢，其中執(zhí)行進度查詢項可對招標進度、支付進度、到貨進度、驗收進度、結(jié)算進度及外貿(mào)合同進度等環(huán)節(jié)進行查詢。條件查詢根據(jù)不同用戶賦予的不同權(quán)限，生成各種查詢結(jié)果和統(tǒng)計表格。

(12)數(shù)據(jù)維護模塊。只有系統(tǒng)管理員具有訪問權(quán)限，通過此模塊可以對平臺的基礎(chǔ)信息進行增、刪、改、查等操作，對訪問用戶進行權(quán)限設(shè)置。

通過設(shè)備采購管理平臺，各設(shè)備使用人員、項目負責人和職能部門相關(guān)人員均可上網(wǎng)瀏覽或查詢采購信息，了解采購項目的執(zhí)行狀態(tài)；歷史數(shù)據(jù)為采購過程提供價格、已有設(shè)備數(shù)量等參照功能[13]。統(tǒng)計分析功能可以根據(jù)用戶權(quán)限的不同對數(shù)據(jù)庫相應(yīng)數(shù)據(jù)進行查詢和統(tǒng)計，并生成統(tǒng)計報表[14]。設(shè)備采購管理平臺注重細節(jié)和實際應(yīng)用，如自動檢驗分包內(nèi)中標金額總額與分包中標金額相等，否則顯示錯誤等細節(jié)；在每個模塊內(nèi)部設(shè)計了針對性強的查詢功能，力圖對設(shè)備采購的各個環(huán)節(jié)進行高速有效地管理[15]。

3 結(jié)語

新建立的設(shè)備采購管理平臺界面友好、系統(tǒng)性強，通過控制采購的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了設(shè)備采購全流程的動態(tài)管理和數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計，極大地方便了設(shè)備采購管理工作，促進了設(shè)備采購管理的信息化水平[16-17]。同時，設(shè)備采購管理平臺有待進一步完善，在今后的計劃整合項目申報、進口申請等環(huán)節(jié)需與固定資產(chǎn)管理動態(tài)庫進行連接，實現(xiàn)設(shè)備采購和設(shè)備管理全過程的信息化管理和監(jiān)控，更好地發(fā)揮對醫(yī)學院校教學、科研的支撐和服務(wù)功能，為醫(yī)學院校的發(fā)展建設(shè)做出積極貢獻[18-19]。

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The application of equipment procurement management platform in medical colleges/

HUANG Song, WANG Xu, ZHAO Zhi-qiang, et al

China Medical Equipment,2014,11(4):75-77.

Objective: To analyze the equipment procurement of Capital Medical University and designs the equipment procurement management platform. Methods: Demand analysis on the basis of practice presents 12 functional modules of the platform. The platform is applied in the practical work. Results: Using this platform, the dynamic management of equipment procurement process and statistic query of relevant data is realized. Conclusion: The using of the equipment procurement management platform makes great convenience of equipment procurement management. Furthermore, the platform optimizes the working process to improve the work efficiency and management efficiency.

Equipment procurement; Management platform; Process management

1672-8270(2014)04-0075-03

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.04.026

黃松,男,(1973- ),碩士研究生，副主任技師。首都醫(yī)科大學設(shè)備與實驗室管理處，從事設(shè)備管理研究。

2014-01-08

首都醫(yī)科大學校長基金(11GLZ01)“管理服務(wù)與資源保障效能工程-儀器設(shè)備采購管理平臺建設(shè)”

①首都醫(yī)科大學設(shè)備與實驗室管理處 北京 100069

②首都醫(yī)科大學生物醫(yī)學工程學院 北京 100069

*通訊作者：zcliu@ccmu.edu.cn