淺析財(cái)務(wù)檔案管理價(jià)值及管理要求

鄭偉

摘 要：會(huì)計(jì)檔案工作是財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)保管和提供利用會(huì)計(jì)檔案的一切活動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案的管理不僅是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要組成部分，而且是專門(mén)檔案管理工作的一部分。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；價(jià)值

中圖分類號(hào)：C56

一、會(huì)計(jì)檔案的定義、特點(diǎn)及其價(jià)值作用

（一）財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年聯(lián)合頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

（二）和其他各門(mén)類檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有他自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在個(gè)方面

1、會(huì)計(jì)檔案形成具有范圍廣、數(shù)量大特點(diǎn)。從形成會(huì)計(jì)檔案的部門(mén)和單位來(lái)看，凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。而全國(guó)具有獨(dú)立核算資格的單位就有幾百萬(wàn)個(gè)，從事會(huì)計(jì)職業(yè)的人員也有幾百萬(wàn)人，這些單位和職員每天都會(huì)發(fā)生大量的會(huì)計(jì)事項(xiàng)。每年產(chǎn)生的各類會(huì)計(jì)檔案可以用千萬(wàn)噸來(lái)計(jì)算，所以會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量可以說(shuō)是非常驚人的。2、會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程具有連續(xù)性。從會(huì)計(jì)檔案的形成過(guò)程來(lái)看，會(huì)計(jì)憑證首先產(chǎn)生，然后依照會(huì)計(jì)憑證填寫(xiě)會(huì)計(jì)賬簿，最后依據(jù)會(huì)計(jì)賬簿編制會(huì)計(jì)報(bào)表。可以看出，隨著會(huì)計(jì)工作的推進(jìn)，三種形式、內(nèi)容的會(huì)計(jì)檔案依次產(chǎn)生，具有緊密的連續(xù)性。3、會(huì)計(jì)檔案主要成分具有平穩(wěn)性。會(huì)計(jì)系統(tǒng)的種類可謂是多種多樣，例如有農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)、工業(yè)會(huì)計(jì)、、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、行政會(huì)計(jì)等，所以，會(huì)計(jì)檔案牽涉的內(nèi)容和對(duì)象類別也是很多的，但是會(huì)計(jì)檔案的主要成分也只有三種，它們分別是：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，主要成分的平穩(wěn)性是有別于其他門(mén)類檔案的一個(gè)重要標(biāo)志。這種模式有利于分類整理和管理利用。4、會(huì)計(jì)檔案形成程序具有嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)工作有非常嚴(yán)密的制度和法規(guī)作保障，會(huì)計(jì)檔案的形成是嚴(yán)格按照有關(guān)制度和規(guī)定進(jìn)行的。從會(huì)計(jì)憑證的項(xiàng)目書(shū)寫(xiě)、審核、簽字，會(huì)計(jì)賬簿的設(shè)置、填寫(xiě)、核算到會(huì)計(jì)報(bào)表的完成，不僅各項(xiàng)程序密切聯(lián)系，而且都必須執(zhí)行國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和手續(xù)，來(lái)監(jiān)督和保障經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法性和會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

（三）會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值作用。由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值作用也表現(xiàn)在多個(gè)層面：一方面作為記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，它客觀反映了各單位一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程，不僅是經(jīng)濟(jì)決策和財(cái)務(wù)審計(jì)的重要依據(jù)，也是執(zhí)行財(cái)經(jīng)紀(jì)律、保護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)、保障經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的有力武器；另一方面，會(huì)計(jì)檔案也是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展，從經(jīng)濟(jì)角度展示一個(gè)單位歷史面貌的重要史料。

二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間和歸檔范圍

（一）會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間。依照會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一規(guī)定，單位在年終辦理決算后，會(huì)計(jì)部門(mén)將會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料整理立卷，裝訂成冊(cè)，并編制保管清冊(cè)移交給單位檔案部門(mén)統(tǒng)一歸檔的時(shí)間。為了便于會(huì)計(jì)部門(mén)在會(huì)計(jì)檔案形成初期查閱和利用，當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，可在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)部門(mén)暫時(shí)存放一年，待到期滿后，交由檔案部門(mén)存檔。

（二）會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。一般來(lái)講會(huì)計(jì)檔案的從以下四個(gè)方面進(jìn)行歸檔：

1、會(huì)計(jì)憑證類。會(huì)計(jì)憑證是用來(lái)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種，記賬憑證是會(huì)計(jì)部門(mén)依據(jù)原始憑證編制的，是登記賬簿的依據(jù)。記賬憑證又分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類。會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、科學(xué)地記錄和反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬冊(cè)。會(huì)計(jì)憑證是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)賬簿可以分為：總賬、日記賬、各類明細(xì)賬、固定資產(chǎn)賬等。會(huì)計(jì)帳簿在外形上，可分為三種形式：訂本式帳、活頁(yè)式帳簿和卡片式帳簿。訂本式帳，就是在帳簿開(kāi)始使用之前已經(jīng)按順序編號(hào)并裝訂成冊(cè)的硬皮本賬簿；后兩種帳簿，都是將帳頁(yè)放置于活頁(yè)夾或卡片盒內(nèi)的帳簿，活頁(yè)和卡片式帳簿有利于會(huì)計(jì)人員記帳，但由于帳頁(yè)不固定，容易散失或被抽換。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類。種類很多，按編制時(shí)間可分為月度、季度和年度財(cái)務(wù)報(bào)告；按內(nèi)容和名稱劃分就更多了，如行政事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況報(bào)表、企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等等；按服務(wù)對(duì)象還分內(nèi)部報(bào)告和外部報(bào)告等等。需要說(shuō)明的是，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注以及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，也是財(cái)務(wù)報(bào)告的組成部分，應(yīng)當(dāng)一起歸檔，不能漏掉。4、其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。除了上述三個(gè)方面外，依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)濟(jì)合同、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、銀行對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，也屬于歸檔內(nèi)容。5、不是會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。財(cái)會(huì)部門(mén)的制度、規(guī)定、預(yù)算計(jì)劃等不屬于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，應(yīng)和財(cái)務(wù)部門(mén)的其他檔案定期按時(shí)歸檔。

三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求

（一）需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（除訂本式帳）、財(cái)務(wù)報(bào)表等的裝訂必須經(jīng)過(guò)封裝處理。會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表需由經(jīng)手人、主管會(huì)計(jì)或會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽字蓋章，以確保它們的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（二）會(huì)計(jì)部門(mén)在向檔案部門(mén)移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)封裝，如若非拆不可的，應(yīng)由檔案部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同拆封整理，以分清責(zé)任。

（三）在移交會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料時(shí)，會(huì)計(jì)部門(mén)和檔案人員要按照規(guī)定認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案記錄和反映著一個(gè)單位資金運(yùn)行和管理情況，是單位的一個(gè)重要信息源。有效地開(kāi)發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案，可以為單位制定發(fā)展目標(biāo)、改善經(jīng)營(yíng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益等提供可靠的數(shù)據(jù)。因此，做好會(huì)計(jì)檔案工作十分重要。

參考書(shū)目《檔案管理基礎(chǔ)》（第三版）張虹 ，姬瑞環(huán)編著 中國(guó)人民大學(xué)出版社