動物檢疫監(jiān)督檔案的規(guī)范管理

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（海南省動物衛(wèi)生監(jiān)督所，海南?？?570203）

動物檢疫監(jiān)督檔案的規(guī)范管理

尹亞嬌，吳坤勤

（海南省動物衛(wèi)生監(jiān)督所，海南海口570203）

動物檢疫監(jiān)督檔案是指在動物檢疫監(jiān)督活動過程中收集到的全面而真實的原始工作記錄，經過整理、統(tǒng)計、分類等處理，成為系統(tǒng)的資料，包括動物防疫、檢疫、監(jiān)督等專業(yè)技術材料，調研的原始記錄，公務文件及業(yè)務指導等各種文書。動物檢疫監(jiān)督檔案的管理是動物檢疫監(jiān)督工作的一項重要內容，它的整理保存有利于探索動物疫病的發(fā)展規(guī)律，為動物疫病的防控和指導生產提供科學依據，指導政府制定動物疫病的防控規(guī)劃，在實際工作中具有很大的利用價值?，F(xiàn)根據實際工作，就動物檢疫監(jiān)督檔案的管理談幾點想法。

1 動物檢疫監(jiān)督檔案的建立與管理

按照檔案管理規(guī)范要求，結合實際情況，動物檢疫監(jiān)督檔案總體分為文件檔案和業(yè)務檔案兩大類。

1.1文件檔案

包括：上級文件，如各類指導文件、通知等；業(yè)務工作（總結）材料，如各類業(yè)務工作的請示、總結、匯報等書面材料；國家及省級行政管理部門有關的畜牧、獸醫(yī)、動物疫病防控的各種技術規(guī)范、技術要求和工作指導等。以上文件材料可按年份、類別進行分類匯總，裝訂成冊。

1.2業(yè)務檔案

1.2.1產地檢疫檔案

包括產地檢疫申報單、產地檢疫工作記錄、區(qū)域養(yǎng)殖情況巡查情況記錄表、產地檢疫月統(tǒng)計表、病害動物及動物產品檢疫處理記錄表、檢疫處理通知單、動物檢疫合格證明領取及使用記錄表。

1.2.2屠宰檢疫檔案

包括屠宰檢疫申報單、屠宰動物宰前查驗情況登記表、屠宰動物屠宰檢疫工作記錄表、違禁藥物（瘦肉精）監(jiān)督檢測記錄表、屠宰檢疫月統(tǒng)計表、病害動物及動物產品檢疫處理記錄表、檢疫處理通知單、動物檢疫合格證明領取及使用記錄表。

1.2.3監(jiān)督檢查檔案

包括動物定點屠宰場監(jiān)督檢查記錄表、動物養(yǎng)殖場（專業(yè)戶、小區(qū)）監(jiān)督檢查記錄表、動物產品加工（儲藏）場所監(jiān)督檢查記錄表、散養(yǎng)動物飼養(yǎng)戶監(jiān)督檢查記錄表、動物及動物產品交易（貿易）場所監(jiān)督檢查記錄表、家禽孵化場監(jiān)督檢查記錄表、集貿（交易）市場動物衛(wèi)生日常監(jiān)管登記表、動物診療場所監(jiān)管記錄表。

1.2.4檢疫報表檔案

包括檢疫月報表、季度報表、半年報表、年報表及其他相關數據。其中年報表有動物衛(wèi)生監(jiān)督機構設置情況表、動物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員情況表、動物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員違法違紀處理情況統(tǒng)計表、違反《動物防疫法》案件查處情況表、動物衛(wèi)生監(jiān)督證章及標志使用情況表。半年報表有養(yǎng)殖環(huán)節(jié)生豬無害化處理補貼報表。月報表有動物產地檢疫情況表、動物屠宰檢疫情況月報表、交易市場動物衛(wèi)生監(jiān)督報表、動物防疫監(jiān)督檢查站業(yè)務報表、動物及動物產品無害化處理情況表。

1.2.5隔離場監(jiān)督檔案

記錄每次隔離動物的具體情況，包括動物隔離場（所）申報審核表、住場動物隔離觀察日志、動物隔離觀察處理報告書、動物隔離處理情況統(tǒng)計報表。

1.2.6無害化處理監(jiān)督檔案

記錄病害動物及動物產品無害化處理開展的情況，如無害化處理時間、地點、數量、處理方式、監(jiān)管人員等。相關表格有規(guī)模養(yǎng)殖場（小區(qū)）養(yǎng)殖環(huán)節(jié)病死動物無害化處理情況統(tǒng)計表、規(guī)模養(yǎng)殖場（小區(qū)）養(yǎng)殖環(huán)節(jié)病死動物無害化處理相關情況月報表、規(guī)模養(yǎng)殖場（小區(qū)）病死動物無害化處理憑據。

1.3檔案管理設專人負責，保存檔案須有專用庫房

動物檢疫監(jiān)督檔案管理應安排嚴謹、細心、負責的人員進行專門管理，檔案管理人員要參照檔案管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本單位的檔案材料。檔案管理人員對下屬單位或相關部門報送的基礎數據進行分類整理，同時監(jiān)督采集數據的真實性和準確性，并根據制度規(guī)定，規(guī)范建檔，滿足評估認證、落實檢查等工作需要，做到有痕可查有跡可循。保管檔案應配有專用庫房，并設檔案柜，還須配備一些相關檔案管理設備必需品，如打孔器、切刀、裝訂夾等。檔案庫房是檔案資料保存的重要場所，是整理、提供利用檔案的中心。檔案管理人員根據檔案保存的年限、種類、項目等進行分類并妥善管理。

2 動物檢疫監(jiān)督檔案管理工作需注意的問題

2.1對檔案管理工作重視程度不夠，缺乏對檔案管理重要性的認識

很多人認為檔案管理工作就是把一些重要文件、材料收集起來，裝進檔案盒進行保存，保證不丟失，在需要使用時能找到，如領導工作檢查或調用時能找得出來就可以了。檔案管理在單位實際工作中沒有帶來明顯的業(yè)績，不算單位的主要工作，以致有關負責同志對檔案管理工作沒有給予重視，進而使檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏對檔案管理重要性的認知，沒有體現(xiàn)出嚴謹、細心、負責的工作態(tài)度。

2.2專業(yè)人員缺乏，檔案管理質量不高，檔案室條件欠缺

在進行檔案管理工作時，大部分檔案管理人員都是半道出家，屬于兼職的，沒有經過檔案保管的相關培訓，對檔案管理的重要性及有關要求都不是很了解，這些兼職檔案管理人員由于平時忙于正常的業(yè)務，對檔案管理工作投入精力有限，導致不能對檔案的收集、整理、分類、裝訂等都進行及時、有效的開展，檔案管理水平較低。檔案的保管應配有專用庫房，并設檔案柜，還須配備一些檔案管理必需品，但當前有一些單位沒有專門的檔案室，只是在辦公室內排列幾個柜子用于收集、存放資料，有些單位雖然有檔案室，不過檔案室沒有得到真正的利用，檔案的整理存放較少，檔案室中更是沒有必需的打孔器、切刀和檔案夾等工具，缺乏檔案保管設備。

2.3檔案收集周期長、收集不規(guī)范

由于單位不夠重視檔案管理工作，再加上檔案管理人員還有其他的業(yè)務工作，對不斷堆積起來的檔案資料不能及時整理歸檔，導致不能將新增加的檔案整理入檔案盒，容易使檔案資料丟失，這些都嚴重影響了檔案的管理。在檔案收集過程中，沒有制度進行約束，材料想交就交，不交也罷，平時也不注意對存檔資料的保存，亂丟亂放；檔案整理不規(guī)范，立卷時沒有按要求進行排序組卷，有些檔案會出現(xiàn)卷內文件與實際整理材料不相符等情況。

3 加強動物檢疫監(jiān)督檔案管理的幾點建議

3.1提高對檔案管理工作的重視程度

首先單位領導要從根本上認識檔案管理工作的重要性，認識到規(guī)范標準的檔案管理工作可以全面體現(xiàn)出本單位工作的開展運行狀況，是一項重要的工作內容，要指定專人全職管理檔案，檔案保管人員要具有較強的責任心和細心嚴謹的工作態(tài)度。

3.2推進檔案工作的規(guī)范化、標準化管理

進行檔案規(guī)范化、標準化管理最基本的是要及時收集、補充材料，這直接影響到檔案管理工作是否能順利實施，檔案材料的收集工作完畢后，要對收集到的信息進行整理、統(tǒng)計、分類等處理，使之成為系統(tǒng)的資料。檔案的規(guī)范化、標準化管理要用檔案工作制度來規(guī)范，因此我們在制定檔案管理制度時要以提高檔案實體質量為重點，明確各業(yè)務部門的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日?；?、規(guī)范化、制度化，歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實，促使檔案管理工作有序進行。

3.3加強檔案管理人員培訓，不斷提高檔案管理水平

在檔案管理工作中，由于特殊身份，檔案管理人員必須具有善于學習的品質、較強的責任心、高度的保密意識及嚴謹的工作態(tài)度，單位要創(chuàng)造條件為檔案管理人員提供不定期培訓的方式來不斷提高檔案管理人員業(yè)務水平。同時，檔案管理人員也要要重視自身修養(yǎng)和檔案管理水平的提高，在熟悉各管理環(huán)節(jié)時，應積極探索更加快捷的保管方式，使檔案管理工作更加科學實用。

3.4充分發(fā)揮動物檢疫監(jiān)督檔案在動物疫病防控方面的作用

動物檢疫監(jiān)督檔案作為一個階段或者一個時期動物疫病防控信息的載體，其對動物疫病的防控具有重要的指導意義，它的整理保存有利于探索動物疫病的發(fā)展規(guī)律， 為動物疫病的防控和指導生產提供科學依據，指導政府制定動物疫病的防控規(guī)劃，我們既可以從借鑒檔案中留存的經驗，又可以從中吸取教訓。因此，我們有責任加強動物檢疫監(jiān)督檔案建設，并進行規(guī)范管理，讓動物檢疫監(jiān)督檔案在動物疫病防控工作中發(fā)揮更大的作用。

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