淺談高職院校檔案工作中的常見問題及對策

范羽佳

【摘 要】高職院校檔案管理工作是高校眾多管理工作中的重要組成部分。檔案管理工作以為教學(xué)、科研、學(xué)生管理等提供信息查詢和信息服務(wù)為主要工作任務(wù)，是高職院校合理利用和開發(fā)資源的重要支撐。本文從高職院校檔案工作中存在的一些常見問題入手，分析存在問題原因并提出解決對策。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；問題；對策

高職院校檔案管理是維護(hù)高校發(fā)展真實歷史面貌的基礎(chǔ)性工作，是衡量高校管理水平的一個重要標(biāo)志，檔案管理工作目前雖然各大高校都在進(jìn)行，但是普遍存在一些問題，如缺乏足夠認(rèn)識、領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員素質(zhì)低、人員數(shù)量不足等問題。因此，為使高職院校檔案工作趨于專業(yè)化、職業(yè)化發(fā)展，檔案管理工作必須要從新思想、新方法、新思路入手，提高認(rèn)識，使高校檔案工作上一新臺階。

1.檔案管理工作在高職院校發(fā)展過程中的重要作用

1.1高職院校檔案是高職院校發(fā)展史的文字記錄

高職院校的檔案，應(yīng)該是伴隨學(xué)校的產(chǎn)生而開始，它是指用文字、圖片、表格等形式所記載、保存的關(guān)于高職院校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、行政管理、后勤管理等各個有關(guān)于學(xué)校發(fā)展方方面面事宜的原始資料，它的數(shù)量與學(xué)校發(fā)展成正比，是一種不可再生、無法捏造的原始數(shù)據(jù)，并且對于學(xué)校歷史的展示和積淀具有重要的作用。

1.2高職院校檔案是高校迎評的重要依據(jù)和參考數(shù)據(jù)

高職院校人才培養(yǎng)水平評估是每所高職院校跨越式發(fā)展的必經(jīng)途徑，它是對一所高職院校在教科研管理、硬件條件、師資力量等方面衡量辦學(xué)條件和管理水平的綜合評價。而檔案管理工作是教學(xué)評估的一項重要指標(biāo)。檔案是高職院校在人才培養(yǎng)思路、教學(xué)理論和實踐、教學(xué)方法改革等方面最真實的原始記錄，評估專家組可通過查閱檔案，了解一所高職院校的辦學(xué)思路和人才培養(yǎng)水平，可以說是一種重要的數(shù)據(jù)參考和衡量標(biāo)準(zhǔn)。在評估過程中，專家組可以通過檔案中記載數(shù)據(jù)，一一對照一所高職院校的辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊伍建設(shè)、教學(xué)軟硬件條件、校園文化氛圍等是否與實際相符，是否與教育部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)相符。通過檔案，可以衡量高職院校評估時的真實性，它也是順利通過迎評的重要條件。

1.3高職院校檔案是學(xué)校數(shù)據(jù)成果的積累

高職院校檔案累計收集了學(xué)校發(fā)展后的教學(xué)科研成果，這些檔案資料也為師生提供了比課本更為豐富的內(nèi)容，是教師未來開展教學(xué)科研和學(xué)生管理的參考數(shù)據(jù)。

2.高職院校檔案工作目前存在的普遍問題

2.1檔案機(jī)構(gòu)的沒有按照辦學(xué)條件規(guī)定設(shè)立

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明文規(guī)定，檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為檔案館和綜合檔案室。沒達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案館的高職院?？稍O(shè)立綜合檔案室。但對于高職院校來說，由于辦學(xué)條件相對于本科院校略低，所以在檔案室的設(shè)立規(guī)格方面至少應(yīng)具備設(shè)立綜合檔案室的條件。但是，從目前高職院校來看，在設(shè)立檔案室方面往往沒有給予應(yīng)有的重視，甚至有些學(xué)校檔案室只是系部處室的附屬部門，如設(shè)置于辦公室機(jī)構(gòu)中，這些情況的存在極大程度的影響了檔案工作的進(jìn)行。因此，各高職院校應(yīng)按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的辦學(xué)條件對應(yīng)設(shè)立檔案部門，為高職院校檔案工作的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

2.2未達(dá)到專職檔案員的配備標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理人員素質(zhì)的高低，會直接影響檔案管理工作的發(fā)展。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定了高校檔案機(jī)構(gòu)人員的配備數(shù)量以及應(yīng)該達(dá)到的條件，尤其要求必須配備專職檔案員。從目前情況來看，各高職院校檔案工作都沒有配備專職檔案員，很多檔案工作都由其他部門工作人員兼管。還有一些高職院校即使配備了專職檔案員，但是這些檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，有些也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在理論和實際操作方面缺乏專業(yè)指導(dǎo)，對檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化沒有起到推動作用。

2.3歸檔分類混亂

《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案的歸檔范圍作了明確規(guī)定，其中包括教學(xué)類、科研類、黨群類、學(xué)生類、行政類、儀器設(shè)備類等若干項，這些高度概括的門類可廣泛適用于各類高等院校。由于高職院校以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為目標(biāo)，對學(xué)生的動手能力要求較高，對科研等方面并不十分重視，因此，目前高職院在檔案管理方面存在的普遍問題就是還不能較好的科學(xué)確定歸檔類別以及形成切實有效的歸檔制度，仍存在管理不規(guī)范的情況。

2.4高職院校師生對檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識

高校的檔案管理工作總是被人認(rèn)為不過就是收集、整理、保管檔案，檔案工作的重要性和未來效力沒有被及時發(fā)現(xiàn)，這也極大的阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.5檔案管理工作安全存在隱患

大多數(shù)高職院校，都是按照社會需求不斷調(diào)整辦學(xué)結(jié)構(gòu)，這就存在著合并、搬遷、重建等一系列情況。而在搬遷、調(diào)整機(jī)構(gòu)、人員變動的進(jìn)程中，有可能存在檔案工作被疏忽的情況，一旦發(fā)生諸如此類事件，檔案的管理就會出現(xiàn)混亂、原件丟失、材料不足等情況，這也是一個很大的安全隱患。

3.高職院校檔案工作存在問題的造成原因

3.1根本原因之一：重視不夠

高職院校普遍存在機(jī)構(gòu)常變動，人員常變動，制度常變動，設(shè)置常變動的情況，再加之部門設(shè)置不清，權(quán)利分工不明，監(jiān)督管理不當(dāng)?shù)仍颍箼n案管理工作存在一定的失誤風(fēng)險，其根本原因就是領(lǐng)導(dǎo)和部門對檔案工作重視不夠。

3.2根本原因之二：無章可循

高職院校檔案制度大多不全，規(guī)范管理更是難上加難。無法可依，無章可循，無人監(jiān)管是造成檔案管理工作混亂的原因之二。

3.3根本原因之三：隊伍不專業(yè)

高職院校檔案管理專業(yè)人員配置不符合標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量不足，綜合素質(zhì)不高，理論實踐知識構(gòu)成不專業(yè)，隊伍不穩(wěn)，這是檔案管理工作成效不高的原因之三。

3.4根本原因之四：手段老化

檔案管理人員許多都是兼職非專職檔案員，他們對檔案工作認(rèn)識不足，很多高校沒有進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，存在檔案管理手段老化的問題，嚴(yán)重阻礙檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化，信息化水平的提高。

4.解決檔案工作問題的對策

4.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

由于檔案工作不是一個立竿見影的工作，它的作用要在實踐中逐步顯現(xiàn)，這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先加強(qiáng)對檔案工作重要性的認(rèn)識，將檔案管理工作作為學(xué)校整體發(fā)展中必不可少的重要因素，（下轉(zhuǎn)第88頁）（上接第54頁）將其納入學(xué)校整體發(fā)展的規(guī)劃中來，使檔案工作與學(xué)校其他工作能夠同被重視、同步發(fā)展。其次，要建立一些列檔案管理方面的規(guī)章制度，使高職院校檔案工作得到科學(xué)化、專業(yè)化、合理化的發(fā)展。最后，還要做好檔案管理知識的宣傳，提高全校師生員工對檔案工作的認(rèn)知水平。

4.2加大資金投入

要按要求設(shè)置檔案管理單獨部門，按辦學(xué)標(biāo)準(zhǔn)增加資金投入，改善檔案管理條件，聘請專職檔案人員，增加其待遇水平。由于高職院校檔案工作的重要性難以立即體現(xiàn)，所經(jīng)常不收重視，資金投入的跟不上。隨著高職院校的辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案工作也必須成為高職院校加強(qiáng)建設(shè)的重要規(guī)劃之一。從目前來看，檔案管理工作必須朝著信息化方向發(fā)展，購置功能強(qiáng)大的計算機(jī)軟件，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，并逐步完善檔案信息安全管理體制。

4.3建立專業(yè)化、職業(yè)化的檔案人員工作隊伍

要引進(jìn)專職檔案人員，加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)和提高檔案管理人員的專業(yè)水平，特別要加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員技能。 [科]

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