灰色文獻(xiàn)的收集與利用

張 鐳

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

對(duì)灰色文獻(xiàn)的定義有多種，如《Chambers Dictionary》1993年版描述為“一種非商業(yè)性的出版資料，如政府報(bào)告”。而查列格(I.P.Chillag)將灰色文獻(xiàn)界定為“系指非經(jīng)一般圖書銷售渠道所提供之文獻(xiàn)，因此確認(rèn)以及獲取十分困難”。1997年在盧森堡舉行的“第三次國(guó)際灰色文獻(xiàn)會(huì)議”(Third International Conference on Grey Literature)，經(jīng)討論后與會(huì)者對(duì)灰色文獻(xiàn)界定為“系指不經(jīng)營(yíng)利性出版者控制，而由各級(jí)政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界所出版的各類印刷與電子形式的數(shù)據(jù)”，此后這一定義被普遍使用。

一、灰色文獻(xiàn)的特征

近年來灰色文獻(xiàn)出版量逐漸增加且日益受到歡迎并廣泛傳播，主要原因在于∶內(nèi)容原始并稀缺、數(shù)據(jù)較新穎、出版很迅速、發(fā)行有彈性并可配合需要而提供特殊數(shù)據(jù)、以及電子化與網(wǎng)絡(luò)化信息科技的進(jìn)步促進(jìn)了其傳播。經(jīng)過多年的發(fā)展，灰色文獻(xiàn)漸與期刊、圖書受到同樣重視，被許多論文參考引用，并收錄在許多數(shù)據(jù)庫(kù)中。

從資料出版與搜集角度來看，灰色文獻(xiàn)具有下列特征∶1.雖然發(fā)行，但沒有通過常規(guī)出版物之流通渠道傳播，大部分屬非賣品；2.發(fā)行數(shù)量有限，一般只在某些機(jī)構(gòu)和部門內(nèi)部流傳；3.有特殊限定的使用者，傳播渠道因此受到限制；4.很難確認(rèn)其發(fā)行，出版的相關(guān)信息取得困難；5.本身的著錄信息，如書名、作者、出版者、出版年等極不完整；6.常為非賣品，文獻(xiàn)上不標(biāo)定價(jià)格。

二、各國(guó)灰色文獻(xiàn)搜集利用模式

各國(guó)在灰色文獻(xiàn)的收集和利用過程中，都形成了各具特色的模式和方法。

英國(guó)灰色文獻(xiàn)收集與利用采用集中制模式，成立有大英圖書館文獻(xiàn)供應(yīng)中心，收集灰色文獻(xiàn)并提供查詢與利用服務(wù)。此外，根據(jù)英國(guó)呈繳規(guī)定，出版發(fā)行單位有義務(wù)呈繳灰色文獻(xiàn)給大英圖書館入藏，并依據(jù)該館“選擇性的征集國(guó)外重要灰色文獻(xiàn)”的館藏政策，致力于國(guó)外灰色文獻(xiàn)收藏。當(dāng)使用者需要時(shí)，向該館文獻(xiàn)供應(yīng)中心查詢并申請(qǐng)利用。

美國(guó)、日本對(duì)灰色文獻(xiàn)的收集皆采用分散制模式，無(wú)法像英國(guó)成效卓著。美國(guó)國(guó)家圖書館在灰色文獻(xiàn)收集中并未扮演主導(dǎo)角色，而依據(jù)聯(lián)邦科技優(yōu)勢(shì)法案由國(guó)家技術(shù)信息服務(wù)中心專門收集全國(guó)技術(shù)報(bào)告。該中心主要業(yè)務(wù)為公開銷售美國(guó)政府主持的研究、發(fā)展和工程報(bào)告，以及外國(guó)的技術(shù)報(bào)告和由中央和地方政府機(jī)構(gòu)、合約機(jī)構(gòu)、或補(bǔ)助所做的分析資料，該中心也是聯(lián)邦出資所制作機(jī)讀數(shù)據(jù)文件和軟件的搜集中心，也是世界著名的信息處理機(jī)構(gòu)。UMI公司在國(guó)際以提供博碩士論文服務(wù)著世，其以制作學(xué)位論文微縮檔案，及以該論文書目數(shù)據(jù)制作學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)并提供全文服務(wù)，其提供美國(guó)、加拿大1,000余所大學(xué)院校博碩士論文。近年來美國(guó)更主導(dǎo)發(fā)展國(guó)際網(wǎng)絡(luò)博碩士論文電子圖書館計(jì)劃。

日本灰色文獻(xiàn)亦為分散收集，依據(jù)“科學(xué)技術(shù)振興事業(yè)團(tuán)法”成立科學(xué)技術(shù)振興事業(yè)團(tuán)，收集科技灰色文獻(xiàn)；國(guó)立國(guó)會(huì)圖書館依呈繳法征集灰色文獻(xiàn)。其征集主要有下列四種途徑∶1.國(guó)立國(guó)會(huì)圖書館；2.學(xué)術(shù)情報(bào)中心；3.科學(xué)技術(shù)振興事業(yè)團(tuán)；4.各普及調(diào)查會(huì)。其中以科學(xué)技術(shù)振興事業(yè)團(tuán)征集科技灰色文獻(xiàn)最重要，針對(duì)科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域，搜集官?gòu)d等公立機(jī)構(gòu)的出版品為主的資料、大學(xué)紀(jì)要、民間企業(yè)的技術(shù)報(bào)告、學(xué)會(huì)與協(xié)會(huì)的預(yù)印本等，并將各種數(shù)據(jù)內(nèi)的論文制作摘要，做成數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供在線檢索服務(wù)。附表1將英、美、日三國(guó)灰色文獻(xiàn)收集利用做了比較。

三、開展灰色文獻(xiàn)工作的啟示與建議

灰色文獻(xiàn)由于其內(nèi)容的新穎、有特色、原創(chuàng)性以及出版彈性便利，目前發(fā)展逐步呈上升趨勢(shì)，而未來將更受重視。我國(guó)國(guó)家圖書館在全國(guó)灰色文獻(xiàn)的收集與利用應(yīng)擔(dān)負(fù)起主導(dǎo)責(zé)任，可參考大英圖書館文獻(xiàn)供應(yīng)中心的模式。發(fā)展我國(guó)灰色文獻(xiàn)的建議∶

（一）國(guó)家圖書館可效法大英圖書館的作法，要求全國(guó)學(xué)術(shù)單位與研究單位將研究報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、會(huì)議論文集、博碩士論文送國(guó)家圖書館收藏，但相對(duì)地該館也應(yīng)提供使用者查詢與利用全文數(shù)據(jù)服務(wù)。

（二）國(guó)家圖書館應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門研究制定“研究報(bào)告與技術(shù)報(bào)告的寄存圖書館工作規(guī)范，并規(guī)劃寄存圖書館制度，以供公眾使用，并落實(shí)研究計(jì)劃之管理”。

（三）建議研究制訂灰色文獻(xiàn)辨識(shí)與處理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如研究報(bào)告與技術(shù)報(bào)告格式標(biāo)準(zhǔn)、研究報(bào)告或技術(shù)報(bào)告統(tǒng)一編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、博碩士論文格式標(biāo)準(zhǔn)等，以利灰色文獻(xiàn)的征集與管理。

（四）我國(guó)灰色文獻(xiàn)的征集涉及國(guó)家圖書館、政府各機(jī)構(gòu)、大專院校、公私企業(yè)許多單位，建議由相關(guān)機(jī)構(gòu)與國(guó)家圖書館聯(lián)合召開全國(guó)灰色文獻(xiàn)研討會(huì)，共同探討我國(guó)灰色文獻(xiàn)的出版發(fā)行、征集管理、書目控制、數(shù)據(jù)保存、查詢利用、以及電子化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展等重要課題。

附表1 英美日灰色文獻(xiàn)收集與利用模式

[1] 那偉棟.國(guó)內(nèi)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)的開發(fā)和利用[J].現(xiàn)代情報(bào),2011,(03):99-102.

[2] 曹淑霞.對(duì)灰色文獻(xiàn)及其開發(fā)利用的思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011,(06).

[3] 李新.試論網(wǎng)絡(luò)灰色文獻(xiàn)的管理和利用[J].圖書館工作與研究,2009,(10):61-64.

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[5] 吳群.國(guó)內(nèi)外灰色文獻(xiàn)收集與利用的現(xiàn)狀[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2010,(21):94-96.