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      淺談中小企業(yè)采購方法的選擇

      2014-01-01 00:00:00李宗敏
      山東工業(yè)技術(shù) 2014年3期

      【摘 要】中小企業(yè)在招標(biāo)或采購時常面臨著采購方式的選擇問題,本文根據(jù)工作實際,就各類采購方式的涵義、優(yōu)缺點和注意事項進(jìn)行了詳細(xì)論述,并以實例進(jìn)行示范分析,以期中小企業(yè)在選擇招標(biāo)采購方式時能做出正確判斷,達(dá)到預(yù)期效果。

      【關(guān)鍵詞】招標(biāo);采購;注意事項

      中小企業(yè)在采購大宗物資時,常面臨著采購方式的選擇問題:是采用公開招標(biāo)還是邀請招標(biāo)方式?若采用非招標(biāo)采購,是采用競爭性談判,還是詢價采購方式?如何既能滿足時間緊、任務(wù)重的需要,又能實現(xiàn)降低采購成本的目的?因此,如何選擇合適的采購方法是中小企業(yè)選擇面臨的關(guān)鍵問題,需要根據(jù)自身實際情況作出正確判斷。

      1 四種采購方式的對比

      1.1 公開招標(biāo)

      公開招標(biāo)是指招標(biāo)人在公開媒介上以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或其他組織參與投標(biāo),并向符合條件的投標(biāo)人中擇優(yōu)選擇中標(biāo)人的一種招標(biāo)方式。其優(yōu)點是在公開程度和競爭的廣泛性上具有較大的優(yōu)勢,可以最大程度的節(jié)約資金;其次有嚴(yán)格的程序性要求,確保招標(biāo)結(jié)果公正公平,可以最大程度上避免營私舞弊。其缺點是程序較非招標(biāo)采購方式復(fù)雜、投標(biāo)人越多,工作量越大、用時也越長。鑒于上述優(yōu)缺點,建議對投資額大、標(biāo)準(zhǔn)化的貨物、勞務(wù)或項目采取公開招標(biāo)方式。

      1.2 邀請招標(biāo)

      邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo),邀請招標(biāo)也稱為有限競爭招標(biāo),是一種由招標(biāo)人選擇若干供應(yīng)商或承包商向其發(fā)出投標(biāo)邀請,由被邀請的供應(yīng)商、承包商投標(biāo)競爭,從中選定中標(biāo)者的招標(biāo)方式。其優(yōu)點是招標(biāo)用時較短,節(jié)約招標(biāo)費(fèi)用,同時工作量較小,能夠有效提升采購的工作效率。其缺點是由于邀請投標(biāo)人的范圍較小,可能排斥了更有競爭實力的潛在投標(biāo)人,競爭性不如公開招標(biāo)強(qiáng),不易獲得最優(yōu)報價和服務(wù);其次,在受邀投標(biāo)人的選擇上,人為因素較多,容易滋生腐敗。因此,對于專業(yè)性要求較高的項目或要求盡快完成采購的項目,就比較適合采用邀請招標(biāo)的方式,這不僅保證了采購活動的公開性,同時也提高了采購工作的效率。

      1.3 競爭性談判

      競爭性談判是指采購人或者采購代理機(jī)構(gòu)直接邀請三家以上供應(yīng)商就采購事宜進(jìn)行談判的方式。其優(yōu)點是談判方式靈活,可就價格、服務(wù)、交易條件和技術(shù)細(xì)節(jié)等進(jìn)行多輪深入細(xì)致的討價還價,無需準(zhǔn)備招標(biāo)文件,也省去了開標(biāo)、評標(biāo)程序,縮短了工作時間,省掉了招標(biāo)費(fèi)用,保留了適當(dāng)?shù)母偁幮浴F淙秉c是談判容易受人操縱,不易體現(xiàn)公平性,能夠產(chǎn)生串通舞弊的漏洞,無限制的獨(dú)家談判,容易造成廠商任意抬高價格。競爭性談判既可作為招標(biāo)失敗時的補(bǔ)充采購方式,又可用于采購技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊、不能規(guī)定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求或不能事先計算出價格總額的產(chǎn)品。

      1.4 詢價采購

      詢價采購是指詢價小組(由采購人的代表和有關(guān)專家共3人以上的單數(shù)組成,其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二)根據(jù)采購需求,從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商,向其發(fā)出詢價單讓其報價,由供應(yīng)商一次報出不得更改的報價,然后詢價小組在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較,并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式,也就是通常所說的貨比三家,它是一種相對簡單而又快速的采購方式。其優(yōu)點是操作便捷、成本較低、方式靈活。其缺點是容易重視價格,忽略質(zhì)量和服務(wù);確定詢價對象時主觀因素多,供應(yīng)商來源單一,競爭性不強(qiáng)且操作不透明。詢價采購方式適用于采購價格彈性不大的現(xiàn)貨、價值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的設(shè)備或者小型、簡單的土建工程。

      2 采購方式選擇的案例分析

      某企業(yè)擬采購一批電腦,預(yù)計采購額為22萬元,使用部門指定了電腦的品牌和配置。該企業(yè)要求采購部采用競爭性談判方式來采購這批電腦,采購部發(fā)現(xiàn)此訂單已經(jīng)明確指定了設(shè)備的品牌、配置參數(shù),且規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一,屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。在對市場進(jìn)行調(diào)查并綜合分析后認(rèn)為:這批電腦屬于貨源充足且價格彈性小的物資,適宜采用詢價采購方式。然而,根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定,一次性采購一定數(shù)額以上的物資必須采用競爭性談判、公開招標(biāo)或者邀請招標(biāo)的方式,提出申請改變采購方式的報告未能獲得批準(zhǔn),采購部只好按競爭性談判方式實施采購,并且編制了競爭性談判文件,發(fā)布了采購信息,并向相關(guān)供應(yīng)商發(fā)出了談判邀請,結(jié)果響應(yīng)談判的供應(yīng)商只有兩家,無法按規(guī)定組織談判。在第二次發(fā)布采購信息后,增加了邀請供應(yīng)商的數(shù)量,響應(yīng)者還是不足三家,通過與供應(yīng)商溝通得知此批電腦全部預(yù)算金額為22萬元,電腦配置不高,利潤較低,按照當(dāng)時的市場行情,利潤大約為5000元,而參加談判的直接成本需要2000元左右,包括制作談判響應(yīng)文件的費(fèi)用、外地供應(yīng)商參加談判需支出油料費(fèi)、差旅費(fèi)等。若能成交,利潤只有3000元左右,況且電腦到貨安裝驗收合格后才能得到95%,其余5%要到一年的保修期滿后才能收回,如不能成交,談判費(fèi)用一分也少不了,也就是說,參與談判,成與不成都無利可圖,因此,供應(yīng)商不愿意參與談判。最終,該批電腦的采購方式改為了詢價采購,采購部也在較短時間內(nèi)完成了采購任務(wù)。

      3 采購的原則及其注意事項

      企業(yè)在選擇采購方式時,應(yīng)當(dāng)綜合考慮各方面的因素,并根據(jù)企業(yè)的實際情況,選擇適當(dāng)?shù)牟少彿绞?。在確定采購方式時,具體應(yīng)當(dāng)注意以下三點:

      (1)要結(jié)合采購項目的具體情況,具體問題具體對待,不能把采購項目的預(yù)算金額作為確定采購方式的唯一標(biāo)準(zhǔn)。在采購實踐中,有的項目盡管預(yù)算金額較大但數(shù)量較少,且屬于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品,規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一,價格變化幅度不大,則不適宜于公開招標(biāo);或者說有的項目方案不細(xì),技術(shù)復(fù)雜,沒有辦法計算出準(zhǔn)確的價格,也不適宜于進(jìn)行公開招標(biāo)。而對于有些項目,盡管預(yù)算金額不大但技術(shù)含量高,項目涉及內(nèi)容多,價格變化幅度大,具備公開招標(biāo)的條件,就應(yīng)該采取公開招標(biāo)方式。對于不具備公開招標(biāo)條件而要采取非公開招標(biāo)方式的項目,在選擇其它采購方式時,更應(yīng)該對項目進(jìn)行具體分析,并按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合項目的具體情況,選擇合適的采購方式。

      (2)應(yīng)該考慮自身的條件和能力。進(jìn)行公開招標(biāo)需要具備編制招標(biāo)文件的能力、組織招標(biāo)活動的能力、組織評標(biāo)的能力等能力,編制招標(biāo)文件的能力和組織評標(biāo)的能力是招標(biāo)必須具備的條件,而在有些采購單位、采購代理機(jī)構(gòu),人員較少,專業(yè)知識缺乏,連最起碼的招標(biāo)概念、法定程序都不知道,更不用說具有組織招標(biāo)工作的相應(yīng)能力了,要想進(jìn)行公開招標(biāo)采購是根本不可能的。

      (3)采購人員在長期的采購實踐中積累了一定經(jīng)驗,確定采購方式時,在遵守法律法規(guī)基本規(guī)定的前提下,通過對采購項目進(jìn)行具體分析,根據(jù)平時積累的經(jīng)驗,并考慮相關(guān)因素,再選擇合適的采購方式,這不失為一種恰當(dāng)?shù)姆椒ā?/p>

      [責(zé)任編輯:丁艷]

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