高校審計(jì)檔案管理與檢索分析研究

【摘 要】自適應(yīng)的工作流程定義，用戶可以根據(jù)自身工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置靈活調(diào)整工作流程，而無需修改程序。支持遠(yuǎn)程網(wǎng)上辦公，在經(jīng)過嚴(yán)格的身份檢查后，可在任何地方上網(wǎng)處理日常工作。采用組件技術(shù)、面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)和Java編程方法，促進(jìn)了結(jié)構(gòu)化和安全性的系統(tǒng)開發(fā)，提高了軟件的再利用。加強(qiáng)高校審計(jì)檔案管理與檢索分析研究十分必要。

【關(guān)鍵詞】高校 審計(jì) 檔案管理 檢索分析 研究

一、審計(jì)管理信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)審計(jì)辦公以手工和書面文檔為基礎(chǔ)，這種管理方式工作量大、效率低，為改變這種狀況，系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的辦公管理將以網(wǎng)上面向流程化事務(wù)為基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為辦公室日常辦公提供服務(wù)，以達(dá)到實(shí)時(shí)“無紙辦公”。除公文流轉(zhuǎn)功能之外，還包含郵件管理、檔案管理和資料庫管理等實(shí)用功能。審計(jì)系統(tǒng)是一套全省通用的鎮(zhèn)（區(qū)）級(jí)審計(jì)管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與現(xiàn)有的電子政務(wù)系統(tǒng)相互之間留有接口，但可以獨(dú)立運(yùn)行。在充分研究區(qū)審計(jì)辦公室的具體辦公和業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)國(guó)家和地方有關(guān)的法律條文和規(guī)章制度，結(jié)合我們?yōu)檎块T建設(shè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，可以形成一套鎮(zhèn)（區(qū)）審計(jì)管理信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上審計(jì)”，其主要內(nèi)容包括業(yè)務(wù)流程的全面管理和審計(jì)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)分析。輔助決策系統(tǒng)利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫技術(shù)，將分布審計(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)集成在一起，充分利用，發(fā)掘其現(xiàn)有數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)，使決策人員能獲得多方位、多層次的統(tǒng)計(jì)信息和趨勢(shì)圖，便于發(fā)現(xiàn)隱于數(shù)據(jù)深處的信息及實(shí)際情況的發(fā)展趨勢(shì)，從而有效地起到輔助決策的作用。先進(jìn)的瀏覽器/服務(wù)器（B/S）軟件體系結(jié)構(gòu)，適應(yīng)各種可能的變化和事件，提高政府整體快速服務(wù)能力。

二、功能介紹

（一）待辦事項(xiàng)。代辦事項(xiàng)模塊可直接查看到所有需要辦理的公文、通知、督辦事項(xiàng)、辦公郵件等事項(xiàng)，并直接進(jìn)入處理狀態(tài)。

（二）公文處理。公文處理模塊主要包括三項(xiàng)功能。一是公文擬制，包括公文起草、修改、套用模板和打印等功能；二是公文流轉(zhuǎn)，包括公文審批、會(huì)簽、傳閱和歸檔等功能；三是公文查詢，包括公文登記、檢索、借閱等功能。

（三）督辦管理。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)指示、區(qū)機(jī)關(guān)各種會(huì)議討論決定的執(zhí)行事項(xiàng)；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)；重點(diǎn)工作進(jìn)展等需要定期獲取提示信息的事項(xiàng)；均可放入本模塊中進(jìn)行全程跟蹤并定期給承辦單位發(fā)送郵件提示信息，預(yù)防發(fā)生錯(cuò)、漏、遺、忘。

（四）事務(wù)管理。事務(wù)管理包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、日程安排、大事記、車輛管理、接待工作、后勤事務(wù)等。會(huì)議管理包括會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議記要。郵件管理的主要功能是為機(jī)關(guān)有關(guān)辦事人員創(chuàng)建辦公電子郵箱，收發(fā)辦公電子郵件，并根據(jù)需要對(duì)接收的辦公郵件給出回執(zhí)。檔案管理是辦公管理系統(tǒng)的另一個(gè)重要組成部分，用于管理日常辦公過程中所形成的各種文檔信息。檔案管理實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的歸檔、檢索、查詢借閱等功能。為檔案管理員提供歸檔編目、銷毀管理等功能；對(duì)一般使用者，提供檔案檢索和借閱功能。資料庫管理是指對(duì)審計(jì)法規(guī)庫的管理。用于收錄、查閱各種有關(guān)法律法規(guī)、資料、文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)原始資料的管理和共享?？梢园礃?biāo)題、副標(biāo)題、目錄、主題詞等來檢索法規(guī)庫里面的法律法規(guī)的內(nèi)容。公共信息模塊是用戶對(duì)公共信息的共享、查詢、交流的主要窗口，確保信息共享方便、靈活、可靠。它包括公告管理、新聞動(dòng)態(tài)、常用信息、通信錄、電子論壇等內(nèi)容。

三、業(yè)務(wù)管理

（一）自動(dòng)取證。自動(dòng)取證模塊提取被審單位的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。它包含查看基礎(chǔ)資料、取數(shù)和數(shù)據(jù)導(dǎo)入等方面的內(nèi)容。查看基礎(chǔ)資料是指審計(jì)管理信息系統(tǒng)按一定的方式提供被審單位的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，審計(jì)工作人員可以瀏覽、查詢，但不能修改和刪除。取數(shù)功能是指審計(jì)工作人員在查看基礎(chǔ)資料時(shí)，可以選擇某些資料作為取證的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）自動(dòng)復(fù)核。自動(dòng)復(fù)核有兩個(gè)過程，一是復(fù)核帳表證是否相符，二是復(fù)核被審單位填制的自查表，即“過表”。前者復(fù)核結(jié)束后，給出一個(gè)結(jié)果清單。后者針對(duì)余額表的科目一項(xiàng)項(xiàng)復(fù)核，可以采用以下一目了然的方式：在余額表里添加一個(gè)結(jié)果欄，審核相符的項(xiàng)目就打個(gè)勾。

（三）提取分析。提取分析要實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：預(yù)警、查詢、提取資料以及自動(dòng)分析。預(yù)警功能是根據(jù)給定的標(biāo)準(zhǔn)判斷被審對(duì)象的相關(guān)指標(biāo)的數(shù)值是否超標(biāo)，在超出警戒范圍時(shí)用文字、圖形、聲音等來報(bào)警提醒。查詢功能可以查詢滿足多個(gè)特定查詢條件的被審對(duì)象，并可以進(jìn)一步查詢?cè)摫粚弻?duì)象的相關(guān)資料。

（四）生成底稿。生成底稿模塊可以根據(jù)不同的審計(jì)類型進(jìn)行自動(dòng)生成審計(jì)工作底稿。系統(tǒng)支持的審計(jì)類型有專項(xiàng)審計(jì)、例行財(cái)務(wù)收支審計(jì)、離任審計(jì)以及轉(zhuǎn)制審計(jì)。

（五）系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理提供對(duì)整個(gè)審計(jì)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、流程定義和設(shè)置、用戶權(quán)限、用戶登錄及操作日志的維護(hù)、監(jiān)控和管理。系統(tǒng)功能的實(shí)用化是衡量政務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)成功與否的基本標(biāo)準(zhǔn)，也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)所遵循的首要原則。設(shè)計(jì)方案中采用IT行業(yè)先進(jìn)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品，使系統(tǒng)處于國(guó)內(nèi)政府行業(yè)領(lǐng)先的地位和較強(qiáng)的生命力。保證系統(tǒng)可靠性有多種技術(shù)，硬件方案包括：防火墻、服務(wù)器冗余、磁盤冗余、RAID、群集技術(shù)、失效轉(zhuǎn)移等；軟件安全保密措施：數(shù)據(jù)備份、帳號(hào)管理、身份驗(yàn)證、存取控制、角色定義、字段級(jí)加密和電子簽名等，保證系統(tǒng)的安全可靠進(jìn)行傳輸加密。為保護(hù)用戶的投資，系統(tǒng)設(shè)計(jì)將充分考慮其擴(kuò)充性能。包括系統(tǒng)總體框架的確定，系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)格式的定義和系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，都將為將來的發(fā)展提供擴(kuò)充能力。采用標(biāo)準(zhǔn)通信協(xié)議和可擴(kuò)展平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)與其它系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)交流，包括政務(wù)交流或業(yè)務(wù)往來等。在系統(tǒng)平臺(tái)和開發(fā)工具的選型上，確保將系統(tǒng)隨著政府處理業(yè)務(wù)負(fù)載的變化，方便地移植到檔次更高、處理能力更強(qiáng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上。系統(tǒng)提供完備的網(wǎng)絡(luò)控制、診斷、測(cè)試功能和在線故障恢復(fù)能力。多版本控制能力，支持系統(tǒng)全部或部分升級(jí)。

參考文獻(xiàn)：

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