辦公軟件在加快評(píng)審進(jìn)程中的使用技巧

【摘 要】隨著數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，各種形式的信息手段都已經(jīng)滲透到人們的工作學(xué)習(xí)生活中來(lái)。其中包括文字，數(shù)據(jù)，圖形圖像等等。辦公軟件作為最廣泛的工具在人們的多項(xiàng)工作中被廣泛采用，下面我們結(jié)合如何借助辦公軟件加快評(píng)估評(píng)審工作來(lái)進(jìn)行進(jìn)一步的研究。

【關(guān)鍵詞】辦公軟件 綜合評(píng)估 評(píng)審

隨著時(shí)代的進(jìn)步，辦公軟件被更廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，商業(yè)、教育多種領(lǐng)域都有辦公軟件的參與，教師的教案從索然無(wú)味的紙質(zhì)版變成了生動(dòng)易懂的電子教案；枯燥無(wú)味的工作匯報(bào)由單純的文字變成了圖文兼并，聲情并茂的演示文稿。同時(shí)辦公軟件也成辦公室文員的必修課之一。利用辦公軟件就能輕松解決工作中從前解決不了的問(wèn)題，日常辦公大多需要word的支持；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)行業(yè)與excel工具密不可分；Powerpoint的演示播放功能在各單位的展示說(shuō)明環(huán)節(jié)都起著不可替代的作用。辦公軟件作為一種新型的工作環(huán)境和手段，不僅可以提高評(píng)估評(píng)審工作的效率，還能有效提高檢查工作的質(zhì)量，因此，它受到了評(píng)估工作者們的極大青睞。下面我們就結(jié)合辦公軟件的主要功能來(lái)探討如何結(jié)合其特點(diǎn)來(lái)加快評(píng)估評(píng)審工作的效率。

一、辦公軟件基本組成

辦公軟件指可以進(jìn)行文字處理、表格制作、幻燈片制作、簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)庫(kù)的處理等方面工作的軟件。包括微軟Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、紅旗2000RedOffice、協(xié)達(dá)CTOP協(xié)同OA、致力協(xié)同OA系列等。目前辦公軟件的應(yīng)用范圍很廣，大到社會(huì)統(tǒng)計(jì)，小到會(huì)議記錄，數(shù)字化的辦公，離不開(kāi)辦公軟件的鼎力協(xié)助。目前辦公軟件朝著操作簡(jiǎn)單化，功能細(xì)化等方向發(fā)展。講究大而全的office系列和專注與某些功能深化的小軟件并駕齊驅(qū)。另外，政府用的電子政務(wù)，稅務(wù)用的稅務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)用的協(xié)同辦公軟件，這些都可以歸為辦公軟件。

云計(jì)算時(shí)代，基于組織級(jí)的協(xié)同辦公軟件，已經(jīng)成為辦公軟件應(yīng)用的主流，主要應(yīng)用于網(wǎng)絡(luò)辦公、電子政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等領(lǐng)域。Office辦公軟件在計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)領(lǐng)域獨(dú)占一類，所有設(shè)計(jì)分類：平面設(shè)計(jì)，建筑三維，動(dòng)畫制作，網(wǎng)頁(yè)制作，辦公軟件，工具應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全，程序設(shè)計(jì)，視頻處理。辦公軟件獨(dú)占一門，他是辦公自動(dòng)化的“有力武器”。

二、評(píng)估評(píng)審工作的當(dāng)前狀態(tài)

實(shí)際工作中，有些項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告還不規(guī)范、質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告沒(méi)有嚴(yán)格按照項(xiàng)目評(píng)估辦法和有關(guān)要求進(jìn)行匯報(bào)；匯報(bào)的格式不夠標(biāo)準(zhǔn)，給評(píng)估評(píng)審人員帶來(lái)很大不便。

（二）有的評(píng)估人員對(duì)項(xiàng)目基本情況，尤其是市場(chǎng)情況，沒(méi)有進(jìn)行深入調(diào)查核實(shí)，僅依據(jù)項(xiàng)目單位和設(shè)計(jì)部門提供的數(shù)據(jù)“照抄照寫”。沒(méi)有經(jīng)過(guò)精準(zhǔn)比對(duì)，評(píng)估隨機(jī)性較大。

（三）評(píng)估報(bào)告計(jì)算錯(cuò)誤，基礎(chǔ)數(shù)失實(shí)。有的評(píng)估人員預(yù)算項(xiàng)目效益時(shí)，缺乏科學(xué)依據(jù)，計(jì)算出現(xiàn)失誤。

（四）評(píng)估人員在項(xiàng)目評(píng)選單位較多時(shí)，沒(méi)法快速有效的找到理想的評(píng)估單位。

（五）項(xiàng)目總投資中核算價(jià)格、利息、匯率變動(dòng)因素時(shí)出現(xiàn)失誤。

（六）項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告對(duì)工程、技術(shù)方面評(píng)估缺乏深度。

三、使用辦公軟件加快評(píng)估評(píng)審工作效率

辦公軟件作為一種綜合型的圖片文字處理工具，在估算項(xiàng)目總投資時(shí)，要認(rèn)真審查核實(shí)，實(shí)事求是地打足投資，準(zhǔn)確反映工程成本。項(xiàng)目總投資的評(píng)估審查內(nèi)容應(yīng)包括：編制依據(jù)的合法性、時(shí)效性和適用性；工程內(nèi)容和費(fèi)用是否準(zhǔn)確，有無(wú)少算、漏算投資和費(fèi)用、有意壓低造價(jià)等情況；概算定額套用是否得當(dāng)；建筑安裝工程的計(jì)價(jià)辦法是否合理，設(shè)備價(jià)格及有關(guān)費(fèi)用的確定是否符合有關(guān)規(guī)定和要求；材料價(jià)差、設(shè)備價(jià)差是否按規(guī)定列入了項(xiàng)目總投資；是否按規(guī)定計(jì)列了預(yù)備費(fèi)；項(xiàng)目總投資中是否包括了建設(shè)期利息、國(guó)家調(diào)整匯率和物價(jià)上漲等因素；項(xiàng)目總投資中是否包括了固定資產(chǎn)投資方向調(diào)節(jié)稅。評(píng)估人員可利用word或excel的查找或篩選功能來(lái)找到各個(gè)條件，方便，簡(jiǎn)單。如圖所示：

辦公自動(dòng)化軟件就是使管理者從千頭萬(wàn)緒的辦公工作中解脫出來(lái)，幫助管理者在競(jìng)爭(zhēng)中領(lǐng)先一步。其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率，并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公，提高管理效率。它是管理者借以實(shí)踐對(duì)群體管理的工具，是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能可以很好的解決評(píng)估評(píng)審工作中很多依靠傳統(tǒng)工具無(wú)法解決的問(wèn)題，特別是它的系統(tǒng)性，可視性、簡(jiǎn)單性等先天的優(yōu)勢(shì)可以大大提高評(píng)估評(píng)審工作的效率和質(zhì)量。應(yīng)用Excel表格，簡(jiǎn)化了評(píng)標(biāo)的評(píng)分評(píng)審工作，縮短了工作時(shí)間，提高了工作效率，值得推廣。如在各學(xué)校競(jìng)標(biāo)某項(xiàng)目過(guò)程中我們可以先通過(guò)excel排序功能來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目資金由高到低的順序，在篩選出地理位置處于所選位置的單位。

我們以鐵路建設(shè)項(xiàng)目評(píng)標(biāo)為例，評(píng)標(biāo)工作時(shí)間短，標(biāo)段多，評(píng)估單位眾多，評(píng)委工作量巨大。評(píng)分計(jì)算正確與否，直接影響評(píng)審結(jié)果，一旦發(fā)生問(wèn)題將影響建設(shè)項(xiàng)目順利開(kāi)展。為此借助 Excel的函數(shù)和計(jì)算功能，設(shè)計(jì)可自動(dòng)完成計(jì)算的電子表格，可大大減少評(píng)委工作量，節(jié)省時(shí)間，保證結(jié)果正確。

四、辦公軟件在評(píng)估評(píng)審工作中的意義

辦公軟件讓復(fù)雜的評(píng)估評(píng)審工作系統(tǒng)化，提高了評(píng)估工作的效率。從辦公軟件和評(píng)估評(píng)審檢查的基本概念，我們就可以看出辦公軟件的高效、系統(tǒng)等先天的優(yōu)勢(shì)可以很好地解決評(píng)估評(píng)審工作中繁瑣復(fù)雜的特點(diǎn)，可以極大地提高評(píng)估評(píng)審的工作效率。

提高評(píng)估工作的質(zhì)量，滿足了當(dāng)前市場(chǎng)的需求。一是由于辦公軟件可以是繁瑣復(fù)雜的評(píng)估總做趨于系統(tǒng)化和簡(jiǎn)單化，因此它可以有效地減少繁瑣工作中出現(xiàn)的紕漏和不足；二是辦公軟件清晰的工作界面和準(zhǔn)確的操作工具可以極大的提高評(píng)估工作的準(zhǔn)確性。增加了評(píng)估評(píng)審工作的可視性和簡(jiǎn)單性。從之前的介紹我們可以看出，辦公軟件中一些圖形，圖表的使用可以讓匯報(bào)工作變得清晰可見(jiàn)，并且辦公軟件中可以直接在視圖上進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的功能可以讓評(píng)估評(píng)審工作可以直觀地看到整個(gè)工作過(guò)程，增加了質(zhì)量檢查工作的可視性和準(zhǔn)確性。

近幾年來(lái)，各級(jí)部門在項(xiàng)目評(píng)審工作中，積極推行和完善“審批分離、分級(jí)分段管理和集體審批決策”制度，重視項(xiàng)目評(píng)估人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)評(píng)估軟件，項(xiàng)目評(píng)估工作質(zhì)量有了較大的提高，對(duì)于促進(jìn)評(píng)估評(píng)審項(xiàng)目決策的科學(xué)化、民主化，保證評(píng)估項(xiàng)目成功率，提高評(píng)估效益，起到了積極作用。 隨著辦公軟件在人們工作生活中的廣泛應(yīng)用，無(wú)論是信息流轉(zhuǎn)還是辦公時(shí)間的工作效率都大幅度提高。學(xué)術(shù)研討、電子教材、企業(yè)報(bào)表、工資匯總、評(píng)估預(yù)算等等各種東西都離不開(kāi)辦公軟件的支持，所以辦公軟件現(xiàn)在和我們的生活是密不可分的，學(xué)會(huì)熟練的應(yīng)用辦公軟件是一件很重要的事情，同時(shí)也會(huì)對(duì)我們的生活帶來(lái)很大的幫助。