淺談公路工程檔案資料的創(chuàng)新信息化管理

摘要：公路工程檔案資料是工程項(xiàng)目中一個重要的組成部分之一，是對工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄以及作為工程竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，更是作為鑒定工程質(zhì)量以及如若發(fā)生事故，作為日后查明事故原因、追求事故責(zé)任的基本依據(jù)，因此，檔案資料管理在整個公路工程建設(shè)中扮演著十分重要的角色。當(dāng)今時代是一個全面走向信息化的時代，而信息化管理也是現(xiàn)代管理理念的重中之重，檔案管理也由于信息技術(shù)的發(fā)展得到了一個創(chuàng)新的機(jī)遇。本文通過對公路工程項(xiàng)目管理工作中存在的一些問題進(jìn)行簡要分析，并提出相應(yīng)的改善措施。

關(guān)鍵詞：檔案資料；現(xiàn)狀問題；解決分析；管理

引言

隨著當(dāng)今時代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式在信息分類和歸檔的部分中存在不同程度的缺陷，已經(jīng)無法滿足時代的要求。而信息化管理作為現(xiàn)代管理的一個重要理念，因此，公路工程檔案的信息化管理勢在必行，信息化管理可以不斷完善、不斷優(yōu)化公路工程檔案的管理模式，促進(jìn)公路工程項(xiàng)目檔案信息管理應(yīng)用的發(fā)展。

一、當(dāng)前公路工程項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

1.1 當(dāng)前公路工程項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)狀

公路項(xiàng)目檔案主要是指與工程有直接或間接關(guān)系、價值的文字，圖形，音頻和視頻以及其他形式載體的歷史記錄。公路項(xiàng)目檔案會記錄該項(xiàng)目的全過程的各個階段，由于公路項(xiàng)目本身的投資大、工程周期長、施工單位多以及涉及范圍廣的特點(diǎn)，例如涉及到政府審批、科研設(shè)計(jì)、施工單位相關(guān)部門的評定等，使得項(xiàng)目檔案材料的信息量大、信息范圍廣、分類多等，這就給公路工程檔案資料的收集帶來了很大難度。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，公路工程建設(shè)也得到了飛速的發(fā)展，公路工程檔案資料的管理體系也日漸趨于完善。與此同時，公路工程數(shù)據(jù)管理的任務(wù)也愈加繁重，給人工管理公路工程資料的工作的帶來了更大的難度，在管理工程資料過程中，人工編制文檔出現(xiàn)錯誤和不完善的情況時常發(fā)生。除此之外，還存在編制時間長，效率低，成本高等缺陷。這樣的人工管理模式下存在不同程度的負(fù)面因素，這些情況都對公路工程項(xiàng)目建設(shè)使用和搜索資料信息造成了不利影響。

1.2 公路工程項(xiàng)目檔案管理工作問題

1.2.1施工管理與工程檔案管理脫節(jié)

工程施工單位的管理工作存在一定缺陷，其在施工過程中往往忽視了對日常工作材料的及時收集和整理的重要性，這就使得竣工后所收集到的檔案數(shù)據(jù)不均勻，檔案記錄相對不夠完整，這樣的檔案資料無法準(zhǔn)確地反映施工的真實(shí)情況，這對工程技術(shù)檔案文件的準(zhǔn)確性和完整性都會造成影響。以施工日志為例，作為施工人員應(yīng)該做好施工的工作記錄，對公路工程而言，填寫施工日志的相關(guān)數(shù)據(jù)信息是十分重要的，但在實(shí)際工作中大部分施工人員都無法堅(jiān)持寫工作日志。其實(shí)，如果在施工過程中對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理是一件非常容易的事情，但是事實(shí)上，工作人員往往不重視數(shù)據(jù)的重要性而將其忽略，這就使其在檢查的時候去收集這些數(shù)據(jù)增加了更大的難度。

1.2.2施工管理用表格式不統(tǒng)一

工程用表是根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定對工程質(zhì)量進(jìn)行控制，在工程施工過程中形成的原始記錄，是公路工程項(xiàng)目管理工作中的一種表現(xiàn)形式。由于我國交通行業(yè)至今還沒有制定出統(tǒng)一的工程管理用表，因此各地方只能根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTJF80/1-2004）及交通部頒發(fā)的《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》等國家的相關(guān)規(guī)定來編制用表。由于各地對其認(rèn)識不同，格式也各不相同，因此，表格在施工組織設(shè)計(jì)使用時缺乏科學(xué)合理的相關(guān)設(shè)置，另外，有些公路建設(shè)施工單位沒有對表格的使用做出詳細(xì)的解釋，因此，工程施工單位只能根據(jù)自己的理解來編制或填寫表格，這就有很大可能造成填寫數(shù)據(jù)的重疊，無法真實(shí)地反映客觀現(xiàn)象。除此之外，我國對工程規(guī)范的修改速度往往跟不上施工技術(shù)的快速發(fā)展，以至于當(dāng)前的施工用表更加無法滿足工程技術(shù)的發(fā)展要求。

1.2.3檔案管理水平差

相關(guān)工作人員對歸檔的數(shù)據(jù)檔案管理的水平不夠?qū)I(yè)，存在很多不符合規(guī)范的現(xiàn)象。例如項(xiàng)目中存在很多含有復(fù)印件的數(shù)據(jù)，有些復(fù)印件修改之后會進(jìn)行再次復(fù)印，這樣就會造成字跡不清，無法實(shí)現(xiàn)長期的保存。這樣會使數(shù)據(jù)無法為文件提供真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，有可能會對以后的工作造成不必要的損失。

二、公路工程項(xiàng)目檔案信息化管理的途經(jīng)分析

2.1充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理對公路工程項(xiàng)目具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。信息化管理具有容量大、速度快、準(zhǔn)確性高、占用空間小，另外還具有統(tǒng)計(jì)、打印、共享、修改、查詢等功能，如果能夠充分利用這些功能將對檔案材料的歸檔和開發(fā)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案建設(shè)在工程項(xiàng)目建設(shè)中處于十分重要的地位，因此，工程項(xiàng)目檔案建設(shè)也要逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理才能滿足當(dāng)代公路工程建設(shè)的要求，同時也是順應(yīng)時代潮流的結(jié)果。從當(dāng)前的公路工程項(xiàng)目信息化管理的角度而言，只有一部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的重要城市的重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案對于信息化管理的實(shí)現(xiàn)相較快，同時也取得了相應(yīng)的技術(shù)成果。但是對于絕大部分的城市地區(qū)的項(xiàng)目工程檔案的信息化管理程度仍處在初級階段，因此，相關(guān)部門必須加快實(shí)現(xiàn)信息化管理的建設(shè)步伐，盡最大的努力盡快實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的信息化管理。

2.2創(chuàng)新信息化技術(shù)手段

信息化管理儼然已經(jīng)成為當(dāng)今時代的管理手段，而信息化的技術(shù)手段也為公路工程項(xiàng)目檔案建設(shè)工作帶來了創(chuàng)新的機(jī)遇。信息化的管理可以更加方便的對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、歸檔、管理與整合，在對公路工程的檔案資源的開發(fā)及利用方面具有十分重要的作用，進(jìn)一步提高了工程檔案的管理效率和質(zhì)量，也將使檔案管理人員從傳統(tǒng)的十分復(fù)雜、繁重的檔案管理工作中得到解放。信息創(chuàng)新下的檔案管理工具具有十分顯著的優(yōu)勢，即建立文件信息數(shù)據(jù)庫。在對工程檔案進(jìn)行管理時，可以充分利用數(shù)據(jù)庫具有十分強(qiáng)大的信息存儲和檢索功能的特點(diǎn)，將文件細(xì)分的更加具體，從而建立一個更加完整的檔案資料庫。通過這種方式，不僅可以獲取文件集合的最大容量，還可以最快的速度進(jìn)行記錄和存檔。而且，只要是同一項(xiàng)目的工作人員僅僅需要一臺連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦，就可以方便快捷的實(shí)現(xiàn)檢索，查詢和使用檔案信息。通過互聯(lián)網(wǎng)可以擴(kuò)大服務(wù)范圍，這樣可以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目下的各個部門之間能夠資源共享，最大程度上提高信息的利用率。

2.3.提高信息化設(shè)備和管理人員的專業(yè)化能力

雖然信息化的時代將檔案工作人員從傳統(tǒng)的十分復(fù)雜、繁重的檔案管理工作中得到解放，但從另一個角度來看，信息化的發(fā)展也使工作人員接觸到的信息更加廣泛，更加繁雜，無形中增加了他們的工作量。因此，在加強(qiáng)公路工程項(xiàng)目單位信息化基礎(chǔ)設(shè)備的同時，還要注重提高檔案管理人員的管理能力。

第一方面，建設(shè)單位要想做好檔案信息化建設(shè)的工作，就必須要有足夠的資金投入，從根本上提高企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此，在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施時，要盡最大的努力，付出更大的精力來完成基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。如果基礎(chǔ)設(shè)施不到位，工程項(xiàng)目的檔案管理想要實(shí)現(xiàn)信息化將是不可能完成的任務(wù)?；A(chǔ)設(shè)施主要包括檔案庫房和文件存儲設(shè)備以及檔案庫房管理的相關(guān)制度建設(shè)，還包括一些其他方面的建設(shè)。另一方面，開展檔案信息化管理工作的首要任務(wù)就是要配備高素質(zhì)檔案管理的工作人員。信息化的管理模式要求管理人員不僅要知道一般性的文件，還要能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理工作。只有檔案管理人員的專業(yè)水平不斷提高，不斷加強(qiáng)自身的管理能力，才能更有效，更高品質(zhì)的完成檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識，還要加強(qiáng)對管理理念的創(chuàng)新意識，不斷提高對檔案管理的專業(yè)水平。

三、結(jié)束語

檔案資料管理在整個公路工程建設(shè)中扮演著十分重要的角色，是工程安全施工和正常運(yùn)行的根本保障，更是對城市建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)今時代，信息化管理已經(jīng)成為主流的管理模式，實(shí)現(xiàn)公路工程項(xiàng)目檔案的信息化管理，對公路工程項(xiàng)目的安全施工及竣工后的正常運(yùn)行都具有十分重要的意義。

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