論辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

【摘 要】伴隨日趨激烈的人力資源競(jìng)爭(zhēng)、物力資源競(jìng)爭(zhēng)等，提高辦公效率，降低辦公成本、增加辦公效益已經(jīng)成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)。同時(shí)辦公自動(dòng)化的發(fā)展日趨成為人們討論和研究的重要話題。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 人力資源 辦公效率 辦公成本 經(jīng)濟(jì)收益 發(fā)展 現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為目前機(jī)構(gòu)和組織辦公的主要手段，在機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展中扮演重要的角色，同樣也成為管理者們關(guān)注的重點(diǎn)目標(biāo)。

一、辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化（OA）（以下簡(jiǎn)稱“OA”）就其起源、產(chǎn)生的背景來講，伴隨電子產(chǎn)品和設(shè)備的發(fā)展和在辦公實(shí)踐中的應(yīng)用，使辦公室的工作能夠自動(dòng)化進(jìn)行，最開始時(shí)候主要是以解決政府機(jī)關(guān)和大公司單位的檔案、文件，通過辦公自動(dòng)化應(yīng)用更加輕松和短時(shí)間的進(jìn)行大量文件、檔案的處理。辦公自動(dòng)化OA作為—個(gè)術(shù)語是由DS哈特于1936年首先提出來的[1]。我國的辦公自動(dòng)化發(fā)展和應(yīng)用于1985年首次辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出的。辦公自動(dòng)化的開展和應(yīng)用實(shí)際意義上為通訊設(shè)備（電話、傳真機(jī)），計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)及電子設(shè)備應(yīng)用在辦公室的各種工作和各種活動(dòng)，幫助整理、統(tǒng)計(jì)和提高工作效率、質(zhì)量等[2]。最主要的目的是為提高工作效率、工作質(zhì)量；減輕工作負(fù)擔(dān)，改善工作環(huán)境和提高工作者的工作積極性。

二、OA的發(fā)展

辦公自動(dòng)化最早是起源的國外，伴隨我國的辦公水平和科學(xué)技術(shù)的提高，20世紀(jì)70-80年代我國才逐漸提出辦公自動(dòng)化概念和開始實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，辦公自動(dòng)化主要是通過計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)進(jìn)行相關(guān)信息的管理、傳送、儲(chǔ)存等，重點(diǎn)是進(jìn)行文件管理和編輯。但伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步， 90年代后期互聯(lián)網(wǎng)逐漸廣泛應(yīng)用于機(jī)構(gòu)的辦公，從而能夠更加有效快速的獲得相關(guān)資料和進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)不必要的文件和資料不必進(jìn)行打印，減少儲(chǔ)存空間的同時(shí)減少辦公耗材的浪費(fèi)。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行各個(gè)機(jī)構(gòu)和部門的監(jiān)督和管理還能夠有效的提高監(jiān)管力度和效果，減少信息傳遞過程的時(shí)間和過程，從而提高辦公人員的工作效率，減輕工作人員的辦公負(fù)擔(dān)[3]。

伴隨近些年人們對(duì)環(huán)保的重視和關(guān)注，如今辦公室內(nèi)提倡低碳無紙化辦公，主要是減少辦公室內(nèi)文件的打印、降低紙張的浪費(fèi)，節(jié)約辦公用紙等，能夠不進(jìn)行打印的文件盡量應(yīng)用單子版通知和進(jìn)行相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達(dá)。上報(bào)相關(guān)信息盡量以電子版的形式進(jìn)行傳送，降低辦公紙張的使用。

三、OA存在問題

各個(gè)機(jī)構(gòu)辦公人員的文化水平不一，導(dǎo)致在進(jìn)行辦公自動(dòng)化的實(shí)施中存在一定的障礙。部分年齡較大的工作人員由于生活在傳統(tǒng)辦公的時(shí)間較長(zhǎng)，因此對(duì)辦公自動(dòng)化和無紙化辦公缺少認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)，對(duì)應(yīng)用辦公自動(dòng)化存在抵抗情緒和消極態(tài)度，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中存在一定的障礙。僅能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)的單機(jī)操作、還繼續(xù)傳統(tǒng)的辦公方式，不能進(jìn)行電子版文件和相關(guān)信息的上報(bào)操作。

四、OA發(fā)展趨勢(shì)

伴隨互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)應(yīng)用已經(jīng)得到普及，同時(shí)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦公也逐漸成為趨勢(shì)化發(fā)展。面對(duì)越來越多的電視會(huì)議、電話會(huì)議、視頻會(huì)議的開展，辦公自動(dòng)化互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為工作中必不可少的。以后辦公自動(dòng)化發(fā)展的趨勢(shì)應(yīng)逐漸趨于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展逐漸替代傳統(tǒng)的辦公模式。同時(shí)伴隨越來越多互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)安全逐漸得到管理者們的關(guān)注，對(duì)于上傳和下載信息的安全問題，管理者們尤為重要，尤其是涉及到機(jī)構(gòu)內(nèi)秘密文件和信息的處理和保管。安全系統(tǒng)的建立主要為：

（一）相關(guān)信息的保密和安全性，在實(shí)際工作中應(yīng)保證相關(guān)文件的上傳和下載過程中安全可靠，具備相關(guān)的可查詢的記錄，在出現(xiàn)相關(guān)信息的安全問題時(shí)可進(jìn)行記錄的查詢，保證操作人員不能夠進(jìn)行行為的抵賴。確保在辦公過程中的保密性，無授權(quán)不能隨意進(jìn)行相關(guān)資料和文件的獲取，降低保密文件和信息的共享，防止重要文件和信息被篡改。

（二）安全系統(tǒng)的完善和建立，在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用中應(yīng)注意本系統(tǒng)和部門計(jì)算機(jī)，安全系統(tǒng)的完善和修復(fù)，應(yīng)定期對(duì)本機(jī)構(gòu)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)安全進(jìn)行維護(hù)，保證計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)使用中的安全和保密性，防止不法分子或是黑客進(jìn)行攻擊導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，重要信息和文件丟失導(dǎo)致嚴(yán)重?fù)p失。我國目前主要的互聯(lián)網(wǎng)安全措施主要是依據(jù)計(jì)算機(jī)情況建立防火墻，阻擋惡意木馬、病毒的攻擊和竊取相關(guān)的信息和文件。同時(shí)對(duì)在文件夾的傳輸和下載中，存在安全隱患的文件等，阻擋其進(jìn)行收發(fā)和使用，更高層的監(jiān)管為公安部門的監(jiān)管，對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)不安全網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)管，控制違法網(wǎng)站和不良信息的傳播。能夠有效的保證在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中所有信息和相關(guān)文件的安全性和保密性，減少不發(fā)分子竊取機(jī)密文件進(jìn)行違法活動(dòng)。

綜上所述，今后辦公自動(dòng)化的發(fā)展主要為數(shù)字化、安全信息管理化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)完全辦公自動(dòng)化和無紙化辦公，在對(duì)辦公自動(dòng)化優(yōu)化的同時(shí)應(yīng)注意對(duì)工作人員計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)管理方面的培養(yǎng)，提高安全意識(shí)、增加對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視。在降低辦公成本、增加辦公效益、改善辦公環(huán)境、減輕辦公負(fù)擔(dān)的情況下，使辦公室工作者們能夠有個(gè)更加輕松、愉快、安全、穩(wěn)定的辦公環(huán)境。因此，辦公自動(dòng)化發(fā)展是目前辦公管理必然發(fā)展的趨勢(shì)，讓辦公更加人性化獲得更高的辦公效率，付出最小的辦公成本。

參考文獻(xiàn)：

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[4]許渡勇，張如云.企業(yè)計(jì)算機(jī)主干網(wǎng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用[J].辦公自動(dòng)化雜志，2007，（7）：34.

作者簡(jiǎn)介：

馬曉花（1971.6-），女，（漢族），江蘇省淮安市漣水人，淮陰工學(xué)院離退休處技師，大專