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    房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素及創(chuàng)新突破口研討

    2014-01-01 00:00:00宋平平
    數(shù)字化用戶(hù) 2014年3期

    【摘 要】網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及,對(duì)房地產(chǎn)檔案管理提出更高的要求,不僅要求有效收集和管理電子檔案文件,而且需要采用脫機(jī)或者聯(lián)機(jī)的模式保存電子檔案文件,而這些要求對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)說(shuō),具有極大的挑戰(zhàn)性。為此,本文將在分析房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素的基礎(chǔ)上,從信息化管理的視角,為檔案管理的創(chuàng)新,尋求新的突破口。

    【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案 電子檔案 信息化管理

    一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

    傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理,采用兩級(jí)管理的方式,隨著信息化社會(huì)的發(fā)展,檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化,給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素:

    (一)傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案,以手工檢索為主要的管理方式,而隨著檔案數(shù)量和類(lèi)型的增加,需要管理的檔案信息量急劇上升,尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后,檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等,手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。

    (二)檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式,思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面,都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后,要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法,很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備,就被迫接受新的管理理念,并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平,由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性,形成檔案管理工作的瓶頸因素。

    (三)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化,對(duì)檔案的形成提出了新的要求,傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”,這種模型的檔案形成,很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理,尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后,會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職,不利于工作的開(kāi)展,因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變,以提高歸檔和利用的效率。

    二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

    綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素,我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性,而電子檔案管理的創(chuàng)新,必須以下面幾個(gè)方面作為突破口:

    (一)一體化信息資源平臺(tái)的建立

    根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求,檔案信息化資源平臺(tái)的建立,需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng),作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立,必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上,根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn),再行信息資源的整合,該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù):首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)公文管理網(wǎng)站,將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布;其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù),主要包括文書(shū)檔案和科技檔案,通過(guò)掃描的方式,轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料,需要通過(guò)檢索獲取;再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù),根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求,收集和整理檔案的電子光盤(pán)資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立,以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等,形成電子檔案的統(tǒng)一化管理,便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作,同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。

    (二)便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā)

    房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”,而歸集之后的電子檔案,需要通過(guò)便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā),對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里,我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái),對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào),建立規(guī)則的歸檔程序,在檢查和比對(duì)之后,生成檔案文件的目錄清單,我們通過(guò)條件檢索的方式,迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案,然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置,或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件,以此提高檔案查詢(xún)利用的效率水平。在這里,我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能,即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息,通常以檔案名稱(chēng)每個(gè)字的字母作為檢索條件,或者可以直接輸入檔案名稱(chēng)中的某個(gè)關(guān)鍵詞,系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后,彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢(xún)和利用方式,改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序,是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

    (三)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

    硬件方面配置:HP DL580(G2)服務(wù)器1臺(tái),序列號(hào)347904-AA1;HP MSA500磁盤(pán)陣列1臺(tái),支持14硬盤(pán)接口;HP原裝SCSI硬盤(pán)7塊,每塊容量36G;ADAPTEC29160適配器卡1個(gè);Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái);虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái);HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái);聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái);筆記本電腦4臺(tái);不間斷電源1個(gè);數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái);數(shù)碼相機(jī)1臺(tái),加1G內(nèi)存。軟件方面配置:Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)操作系統(tǒng);Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件;清華紫光軟件,用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。

    (四)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

    首先是信息的采集,該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目,分類(lèi)建立電子文檔,并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理,根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容,通過(guò)軟件的功能,為用戶(hù)提供便捷的日常管理模式,譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置,根據(jù)檔案管理的需求,以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu),為適應(yīng)用戶(hù)的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能,這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全,檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化,在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí),面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素,譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等,在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候,提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平,而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求,在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

    三、結(jié)束語(yǔ)

    綜上所述,由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念,在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下,房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多,很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備,因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理,由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性,影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此,筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng),并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā),方可為檔案管理工作的開(kāi)展,創(chuàng)造有利的條件。

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