Excel實(shí)用職場(chǎng)技巧一席談

對(duì)一些職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，Excel無(wú)疑是工作中使用頻率絕高的軟件之一。除了常規(guī)的數(shù)據(jù)錄入和編輯處理之外，掌握一些操作技巧，可以大大提高我們的工作效率呢。

一鍵撤消多個(gè)操作

在連續(xù)操作之后，你忽然需要恢復(fù)到最初的操作狀態(tài)，如果選擇關(guān)閉時(shí)不保存，顯然是沒有必要；如果逐一單擊“開始”工具欄的“撤消”按鈕，或者連續(xù)按下“Ctrl+Z”組合鍵進(jìn)行撤消，那就更為麻煩了。按照下面的方法可以實(shí)現(xiàn)一鍵撤消：

單擊工具欄上“撤消”按鈕右側(cè)的下拉箭頭，在這里拖拽選中所有內(nèi)容（如圖1），單擊鼠標(biāo)即可一步恢復(fù)到最初的操作狀態(tài)。如果只需要撤消其中的幾個(gè)步驟，也可以使用鼠標(biāo)進(jìn)行拖拽，“恢復(fù)”操作也可以采取類似的方法。當(dāng)然，Word、PowerPoint也有類似的功能。

隱藏工作簿內(nèi)的最后一個(gè)工作表內(nèi)容

我們經(jīng)常需要隱藏某些工作表，如果是整體隱藏，那么只要右擊相應(yīng)的工作表名稱，從快捷菜單選擇“隱藏”就可以了。但如果工作簿內(nèi)的工作表數(shù)量比較多，那么Excel會(huì)提示必須保留至少一張可視工作表，否則將無(wú)法實(shí)現(xiàn)所有工作表的隱藏。當(dāng)然你可以插入一個(gè)新的空白工作表解決這一問(wèn)題，不過(guò)這顯然是比較令人無(wú)語(yǔ)。

我們可以利用單元格的格式設(shè)置實(shí)現(xiàn)最后一張工作表內(nèi)容的隱藏：選擇需要隱藏內(nèi)容的單元格區(qū)域，打開“單元格格式”對(duì)話框，切換到“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在左側(cè)分類列表框選擇“自定義”（如圖2），在右側(cè)的“類型”下面的文本框輸入“；；；”，確認(rèn)之后關(guān)閉格式設(shè)置對(duì)話框，立即就可以生效。通過(guò)這種方法設(shè)置的單元格，不僅原有內(nèi)容完全被隱藏，而且不會(huì)留下任何蛛絲馬跡。

填充是Excel應(yīng)用最為頻繁的操作之一，輸入公式之后，單擊右下角的十字形填充柄，即可完成填充。不過(guò)，如果當(dāng)前列有空行，那么填充操作將自動(dòng)中止，一般的方法是在空行的下一行重新輸入公式進(jìn)行填充。下面的方法可以避免這一尷尬，這里以H列進(jìn)行說(shuō)明：

選擇H3單元格，輸入公式“=IF（G3=\"\"，\"\"，E3+F3+G3）”，這里的“IF（G3=\"\"，\"\"”表示單元格內(nèi)有空格，或者為空，也可以是F3，注意原來(lái)的公式不包括“=”。需要提醒的是這里仍然不能直接單擊H3單元格右下角的填充柄，而是應(yīng)該手工選擇“H3：H177”區(qū)域，這里的“177”表示數(shù)據(jù)末行，按下“Ctrl+D”組合鍵，就可以完成填充（如圖3）?？梢钥吹竭@里已經(jīng)自動(dòng)跳過(guò)當(dāng)前列的空行單元格進(jìn)行填充，是不是很方便？

如果K2單元格的公式不作修改，選擇相應(yīng)的單元格區(qū)域，按下“Ctrl+D”組合鍵，同樣可以完成自動(dòng)填充，但此時(shí)會(huì)在空行出現(xiàn)“0”的效果，這就不完美了。