論文排版也要專業(yè)化

無論是即將畢業(yè)的大學(xué)生，還是教學(xué)科研人員評(píng)職評(píng)先，論文都是不可缺少的環(huán)節(jié)，寫論文成了很多人必修的功課，因此掌握論文排版的技巧，可以讓論文寫作事半功倍。本文就為大家介紹相關(guān)的技巧，當(dāng)然，文中的技巧使用并不局限于論文，適用于所有文檔的排版。

定制并應(yīng)用格式

通常情況下論文的格式是固定的，我們必須按照要求設(shè)置段落行距、大綱級(jí)別、標(biāo)題正文的字體字號(hào)等，但是如果需要一一設(shè)置，那就太麻煩了，我們可以設(shè)置好各種格式并保存在樣式庫中備用。

打開Word2013，切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”按鈕，出現(xiàn)菜單（如圖1），單擊“新建樣式”按鈕，彈出對(duì)話框，輸入樣式名稱，并設(shè)置文本的各種格式，如果格式選項(xiàng)不夠全面，單擊“格式”按鈕可以有更多格式選項(xiàng)供使用，完成后單擊“確定”按鈕，即可添加到樣式庫。以后使用時(shí)只需要選中文本，選擇“樣式庫”中的格式，即可設(shè)置文本為相應(yīng)的格式。

如果論文中已經(jīng)有設(shè)置好格式的文字，可以直接將格式添加到“樣式庫”，選中文字后。單擊“其它”按鈕，選擇“應(yīng)用樣式”（如圖2），輸入樣式名后單擊“新建”按鈕，即可將當(dāng)前選中文字的格式添加到樣式庫。

參考文獻(xiàn)的管理

撰寫論文的過程中，少不了引用某些參考文獻(xiàn)中的觀點(diǎn)，而為了使論文更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，應(yīng)在文中對(duì)引用的內(nèi)容添加相應(yīng)的說明，這樣才能確保不會(huì)被讀者誤解為抄襲。通過腳注和尾注就可以方便地添加參考文獻(xiàn)。

選中論文中需要添加參考文獻(xiàn)的文本，然后切換到“引用”選項(xiàng)卡（如圖3），單擊“插入腳注”按鈕，則在當(dāng)前頁面底部可以輸入相應(yīng)的參考文獻(xiàn)。此時(shí)選中文本的最后會(huì)出現(xiàn)數(shù)字編號(hào)1，位于右上角，當(dāng)我們?cè)俅尾迦肽_注時(shí)編號(hào)會(huì)自動(dòng)更新為2。由于腳注編號(hào)比較小，我們?cè)谛薷哪_注時(shí)，可以切換到“引用”選項(xiàng)卡，通過“下一條腳注”和“上一條腳注”按鈕進(jìn)行切換，這樣修改時(shí)會(huì)更加方便。參考文獻(xiàn)也可以通過尾注來添加，尾注位于整篇文檔的最后，腳注位于頁面的底部，這是尾注和腳注的最大區(qū)別。腳注和尾注可以相互轉(zhuǎn)換，如：腳注轉(zhuǎn)換為尾注，則選中腳注內(nèi)容后右擊選擇“轉(zhuǎn)換至尾注”即可。

目錄的快速生成

論文完成后，我們通常會(huì)根據(jù)現(xiàn)有文稿添加相應(yīng)的目錄，這樣為整篇文章生成一篇導(dǎo)讀。目錄一般位于論文正文的最前面，只要標(biāo)題和正文中使用了不同的大綱級(jí)別，那么我們就可以快速生成目錄。

打開論文后，將光標(biāo)置于要插入目錄的位置，切換到“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”按鈕可選擇“手動(dòng)目錄”和“自動(dòng)目錄”（如圖4），選擇“自動(dòng)目錄”則可以自動(dòng)添加目錄。如果要個(gè)性化目錄的格式，則選擇“自定義目錄”，出現(xiàn)對(duì)話框，在這里可以修改目錄的級(jí)別、前導(dǎo)符等，在“格式”選項(xiàng)中可以快速設(shè)置不同目錄格式。選擇“格式”下的“來自模板”，單擊“修改”按鈕出現(xiàn)對(duì)話框，可以細(xì)化地對(duì)目錄格式進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置。

轉(zhuǎn)換為演示文稿

在論文答辯時(shí)，我們通常會(huì)制作同步的演示文稿，此時(shí)就需要將論文中的文本一一復(fù)制到演示文稿中，比較麻煩。不過如果使用Word中的“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”功能，則這樣的麻煩就會(huì)迎刃而解。

單擊“文件”菜單，選擇“選項(xiàng)”彈出對(duì)話框（如圖5），切換到“自定義功能區(qū)”，選擇“在下列位置選擇命令”下的“不在功能區(qū)中的命令”，選擇其中的“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”，勾選右側(cè)的“開發(fā)工具”，單擊“新建組”，創(chuàng)建一個(gè)名為“不常用”的組，單擊“添加”按鈕，將“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”命令添加到“開發(fā)”選項(xiàng)卡中。打開論文后，切換到“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡，單擊“發(fā)送到Microsoft Powerpoint”按鈕，就可以將論文轉(zhuǎn)換到演示文稿。

為了讓論文原稿和答辯演示文稿在風(fēng)格上保持一致，我們可以通過Office的“主題”功能來實(shí)現(xiàn)。打開論文后，切換到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，單擊“主題”選擇“保存當(dāng)前主題”（如圖6），將當(dāng)前主題保存到某個(gè)文件夾中。打開論文答辯演示文稿，切換到“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，單擊“其它”按鈕選擇“瀏覽主題”，然后打開Word中保存的主題，這樣就可以自動(dòng)應(yīng)用到當(dāng)前答辯幻燈片中，從而確保論文和演示文稿在風(fēng)格上保持一致。

保護(hù)好勞動(dòng)成果

論文和答辯演示文稿均已準(zhǔn)備妥當(dāng)后，是不是就高枕無憂了呢？其實(shí)不然，在將論文上交后，為了防止他人誤改自己的論文，我們還可以對(duì)論文采取一定的保護(hù)措施。

切換到“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“限制編輯”按鈕，打開設(shè)置選項(xiàng)（如圖7），選擇“格式設(shè)置限制”和“僅允許在文檔中進(jìn)行此類型的編輯”，并選擇“不允許任何更改（只讀）”，然后單擊“是，啟用強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，彈出對(duì)話框，輸入保護(hù)密碼后保存文檔。這樣以后論文只可以閱讀，而不能進(jìn)行任何編輯修改，如果需要修改，則需要輸入密碼才能停止保護(hù)，從而確保論文不會(huì)受到篡改。