在Excel2010中換個(gè)方式輸入姓名

公司的員工記錄表經(jīng)常需要查詢，就做了一個(gè)按姓名查詢的界面。但實(shí)際使用中總覺得輸入人名還是挺麻煩的。有沒有更省事的輸入姓名方法呢？使用下拉列表選擇顯然是比較方便的，但全部姓名都在列表中的話估計(jì)也很難找到。下面我們就來介紹兩種可以更輕松輸入姓名的方法吧。

用拼音首字輸入

想起在聯(lián)通網(wǎng)站登錄時(shí)，有提供輸入縣市名的拼音首字來快速選擇輸入相應(yīng)縣市名的功能。那么，在Excel表格中是不是也能通過輸入姓名的拼音首字，來快速選擇輸入對應(yīng)的姓名呢？費(fèi)了點(diǎn)工夫研究還真讓我找到了實(shí)現(xiàn)的方法。

提取姓名首字拼音

打開“員工記錄”工作表所在工作簿文檔，新建一個(gè)“姓名”工作表。在“姓名拼音”工作表G1單元格輸入公式=B1，選中G1拖動(dòng)其右下角的填充柄向下復(fù)制填充到B1000，這樣G列就會(huì)實(shí)時(shí)顯示“員工記錄”工作表B列中的所有姓名了。在此向下填充的行數(shù)請按記錄表中將來可能達(dá)到的最大記錄數(shù)考慮。

在I1：I23單元格中順次輸入“吖、八、攃、咑、妸、發(fā)、旮、哈、丌、咔、垃、媽、乸、噢、帊、七、冄、仨、他、屲、夕、丫、帀”23個(gè)字，在J1：J23則順次輸入abcdefghjklmnopqrstwxyz這23個(gè)字母。部分生僻字可按附圖1中K列的拼音輸入。

在A2輸入公式=IFERROR（VLOOKUP（MID（$G2，COLUMN（），1），$I$1：$J$23，2，TRUE），\"\"），選中A2拖動(dòng)填充柄把公式向右復(fù)制填充至D2單元格，即可在A2：D2分別顯示姓名中各字的拼音首字。然后在F2輸入公式=A2B2C2D2，以完整顯示姓名拼音首字。選中A2：F2雙擊填充柄把公式向下復(fù)制填充，即可得到所有姓名的拼音首字（如圖1）。

下拉列表設(shè)置

在E2輸入公式=F2COUNTIF（F2：F$2，F(xiàn)2），并選中E2雙擊填充柄向下填充，對相同的拼音首字進(jìn)行編號(hào)區(qū)分。在M1隨便輸入一個(gè)拼音首字cgx，在M2輸入公式=IFERROR（VLOOKUP（M$1ROW（）-1，E：G，3，F(xiàn)ALSE），\"\"）。選中M1拖動(dòng)其填充柄把公式向下填充到M20，即可顯示出拼音首字為cgx的所有姓名（如圖2）。估計(jì)拼音首字相同的應(yīng)該不會(huì)超過20個(gè)，若真有超過20個(gè)就把公式再向下多復(fù)制幾行吧。最后選中M1輸入公式=查詢界面！B2。

切換到“查詢界面”工作表選中B2，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下單擊“數(shù)據(jù)有效性”圖標(biāo)。在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中單擊“允許”的下拉列表，選擇“序列”，在來源中輸入=姓名拼音！$M$1：$M$20（如圖3），確定完成設(shè)置。

現(xiàn)在你只要在查詢界面的B2單元格輸入要查詢的姓名拼音首字，例如cgx，單擊其后的下拉按鈕就可以選擇輸入對應(yīng)的姓名了（如圖4）。

按首字選擇輸入

還有一種提供首字匹配的輸入方式在網(wǎng)上輸入時(shí)經(jīng)?？吹剑狠斎胍粋€(gè)字，就可以在下拉列表中顯示所有以這個(gè)字開頭的姓名以供選擇。這樣當(dāng)然也可以省去輸入完整姓名的時(shí)間了。在Excel中通過設(shè)置數(shù)據(jù)有效性這也很容易實(shí)現(xiàn)。

打開“員工記錄”工作表選中姓名所在的B列進(jìn)行復(fù)制，切換到“查詢”工作表，選中沒有數(shù)據(jù)的G列進(jìn)行粘貼。右擊G2單元格，選擇“排序/升序”，按升序?qū)π彰M(jìn)行排序。

在B2單元格輸入一個(gè)G列姓名中存在的姓，如“蔡”，以免設(shè)置時(shí)老提示源錯(cuò)誤。選中B2單元格，在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下單擊“數(shù)據(jù)有效性”圖標(biāo)。在“數(shù)據(jù)有效性”窗口中單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”，在來源中輸入=OFFSET（G1，MATCH（B2\"*\"，G：G，0）-1，，COUNTIF（G：G，B2\"*\"））。切換到“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，單擊取消“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選項(xiàng)的對鉤（如圖5），這樣只輸入姓時(shí)才不會(huì)報(bào)錯(cuò)，確定完成設(shè)置。

現(xiàn)在單擊B2后的下拉按鈕就會(huì)列出所有姓蔡的人名供選擇。以后你只要在B2輸入一個(gè)姓，如“陳”，單擊B2的下拉按鈕就會(huì)提供所有姓陳的人名供選擇輸入（如圖6）。不只是姓，當(dāng)姓陳的人太多時(shí)，你輸入“陳桂”兩個(gè)字，下拉列表也會(huì)只顯示以這兩字開頭的姓名哦。最后如果不想看到G列的姓名，可以右擊G列列標(biāo)選擇“隱藏”。

公式中MATCH用于找出第一個(gè)姓蔡的人名所在行數(shù)，COUNTIF返回姓蔡的總?cè)藬?shù)。然后用OFFSET按這兩個(gè)數(shù)值獲取所有姓蔡的記錄做為列表的數(shù)據(jù)源。這里最大的知識(shí)點(diǎn)是MATCH和COUNTIF這兩個(gè)函數(shù)居然可以支持使用通配符“*”和“？”。這一點(diǎn)可能大家平時(shí)都沒想到吧。

按拼音首字下拉列表選項(xiàng)應(yīng)該比較少，按姓找可能個(gè)別姓會(huì)有相當(dāng)多的人。其實(shí)兩種方法都很不錯(cuò)，可惜無法設(shè)置同時(shí)生效，否則應(yīng)該會(huì)更方便吧。大家就看自己的喜好選擇好了。

注：兩種方法都需要先用鍵盤輸入拼音或首字，再用鼠標(biāo)單擊打開下拉列表選擇。如果在鍵盤鼠標(biāo)間來回操作麻煩，也可以編輯一點(diǎn)代碼讓輸入后回車確認(rèn)時(shí)自動(dòng)打開下拉列表。右擊“查詢界面”工作表的標(biāo)簽選擇“查看代碼”，在打開的Microsoft Visual Basic窗口中輸入以下代碼。

Private Sub Worksheet_Change（ByVal 當(dāng)前格 As Range）

If 當(dāng)前格.Column = 2 And 當(dāng)前格.Row = 2 Then

當(dāng)前格.Select

Application.SendKeys \"%{down}\"

End If

End Sub

關(guān)閉Microsoft Visual Basic窗口返回Excel窗口，以后在B2輸入拼音首字或姓名首字后回車就會(huì)顯示下拉列表供你選擇輸入。你可以按鍵盤方向鍵選擇輸入，就不必用到鼠標(biāo)了。

移動(dòng)文本不占用內(nèi)存資源

在選擇了文本或圖形對象后，按下F2鍵，在狀態(tài)欄中會(huì)出現(xiàn)“移至何處？”的詢問。單擊所選擇文本在文檔中的新位置，然后按下回車鍵，則所選文字就被移動(dòng)到該處。如果是誤按了F2鍵，請按Esc鍵取消移動(dòng)操作。如果要按如上所述方法復(fù)制文本，請將F2鍵換成“Shift+F2”鍵即可。