電子信息時代如何加強檔案信息化建設(shè)

【摘要】信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案的科學(xué)管理與利用提供了前所未有的條件，如何利用信息化智能工具把室藏、館藏檔案開發(fā)出來，實現(xiàn)檔案信息的接收、整理、儲存與利用，是關(guān)系到檔案管理事業(yè)跨越式發(fā)展的重要問題。本文對電子信息時代我國的檔案信息化建設(shè)還存在的問題進行了分析，從管理意識、基礎(chǔ)設(shè)備、信息資源、人才隊伍等角度提出了幾點加強對策。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；問題與措施

信息化是指人類在社會的各項活動中普遍運用信息技術(shù)，利用信息資源推動社會進程發(fā)展的舉措。

檔案的信息化是指在不改變檔案內(nèi)容的前提下使檔案的結(jié)構(gòu)與存在方式都進行符合信息化原則的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門利用信息技術(shù)將分散的信息資源以信息化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，進而提高資源利用率。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

首先，實現(xiàn)檔案的信息化是提高檔案管理工作水平的要求，只有實現(xiàn)檔案的信息化，才能突破檔案利用的局限，使檔案管理更加開放，實現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理與合理配置，為社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。其次，實現(xiàn)檔案的信息化是檔案工作形勢發(fā)展的需要，經(jīng)歷了幾千年的發(fā)展，檔案載體由原始的記入形式發(fā)展為紙質(zhì)，并最終被磁帶、磁盤取代，電子檔案解決了檔案在保管、收集、利用上的問題，使檔案更加易于保存與利用。最后，實現(xiàn)檔案的信息化是改變傳統(tǒng)檔案模式的需要，隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中的各種資料檔案越來越多，利用率也越來越高，較多的查閱對檔案造成了一定的磨損，而實現(xiàn)檔案的信息化不但保護了資料原件，也便于在網(wǎng)上進行調(diào)閱。

二、當(dāng)前實現(xiàn)檔案信息化存在的問題

1.重開發(fā)輕利用

當(dāng)前，有些檔案部門片面追求檔案館藏信息化的數(shù)量，沒有充分分析館藏資源就匆匆進行信息化工作，把檔案信息化當(dāng)成“面子工程”。一方面浪費了有限的人力物力，分散了開展其他工作的精力；另一方面增加了儲存壓力，增大了基礎(chǔ)設(shè)置承載的負擔(dān)。此外，還有些檔案館在開發(fā)信息資源時沒有認真選擇檔案管理系統(tǒng)，一味根據(jù)部門要求與標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)，從長遠來看，必然不利于各館資源的共享與整合，也不利于檔案利用率的提高。

2.檔案信息化基礎(chǔ)薄弱

很多檔案館對檔案信息化建設(shè)的認識不足，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，投入資金有限，缺乏足夠的技術(shù)與設(shè)備支撐，檔案信息資源的開發(fā)深度不夠。還有的單位檔案信息化建設(shè)發(fā)展不夠均衡，在職人員的變動也常常涉及到檔案部門，使檔案部門的建設(shè)無從談起。

3.信息維權(quán)意識薄弱

在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，很多檔案管理人員缺乏法律意識，無視當(dāng)事者的著作權(quán)與隱私權(quán)。雖然有著較為嚴(yán)格的保密規(guī)定，但在共享信息資源時卻沒有嚴(yán)格的共享標(biāo)準(zhǔn)，往往會侵犯當(dāng)事人的權(quán)利，導(dǎo)致被追究法律責(zé)任，對檔案館造成負面影響。還有的檔案部門在利用信息資源時缺乏安全意識，把檔案信息化工作外包給企業(yè)，導(dǎo)致一些保密檔案容易被泄露。

4.檔案從業(yè)者素質(zhì)不高

我國的檔案從業(yè)者大多缺乏系統(tǒng)的專業(yè)技能訓(xùn)練，在操作技能與技術(shù)基礎(chǔ)上還有一定的欠缺，具有信息技術(shù)專業(yè)背景的檔案人員少之又少。雖然檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化有一些了解，但對信息化技術(shù)卻所知不多，甚至有干部持排斥態(tài)度，影響了檔案信息化決策的正確性與科學(xué)性。

三、檔案信息化建設(shè)的措施

1.增強檔案信息化建設(shè)意識

檔案信息化建設(shè)需要大量的資金投入，且見效較慢，使得一些檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)不夠重視，有些社會群眾也不理解，認為沒有必要建設(shè)，給檔案信息化造成了不小的難度。因此，有必要通過各種方式使檔案信息化作為服務(wù)業(yè)的形象深入人心，提高社會公眾的檔案信息化意識，可采取諸如建立文件利用中心、愛國主義教育基地等方式。只有引起思想上的認同才能使檔案信息化建設(shè)獲得多方面支持，爭取到更多的資金，投入到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中。

2.增加資金投入

當(dāng)前，財政預(yù)算是檔案信息化建設(shè)的主要經(jīng)費來源。要想增加資金投入，檔案行政機關(guān)應(yīng)督促政府增加檔案經(jīng)費預(yù)算，爭取把檔案信息化建設(shè)納入到政府或行業(yè)專項建設(shè)經(jīng)費中，尤其是納入到地方信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以爭取更多的資金支持。其次，檔案信息化資金需求量大，僅依靠政府支持是難以開展的，因此，檔案部門有必要充分動員社會各界的力量，多元化開展檔案信息化建設(shè)，如與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商可做爭取網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)惠或免費；與大型企業(yè)聯(lián)合獲取資金、技術(shù)支持與資源服務(wù)等。

3.增強信息管理安全意識

在開發(fā)和利用檔案信息資源時，工作人員必須提高對公布權(quán)、著作權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等權(quán)利的維權(quán)意識，在加強對著作人全力保護的基礎(chǔ)上促進信息與知識的服務(wù)與流動。由于檔案信息在開發(fā)時會涉及到多個方面的安全問題，因此，要充分重視檔案信息內(nèi)容的安全，對于保密級別較高的文件在進行對外開放時要尤其注意。同時，還要使用安全級別高的操作系統(tǒng)，定期備份數(shù)據(jù)庫，更新事務(wù)日志，實施嚴(yán)格的用戶身份鑒別等措施，嚴(yán)防系統(tǒng)故障級人為因素導(dǎo)致信息丟失。

4.實施科學(xué)的人才政策

檔案信息化建設(shè)的人才政策包括人才引進政策、使用政策。首先應(yīng)建立合理的軟硬件環(huán)境，制定可行的人才任用制度，采取多樣化的人才引進辦法，吸引專業(yè)人才。在人才的使用方面，要建立科學(xué)的考評政策，實施合理、規(guī)范的人才選拔與評價體系。改變重職稱、學(xué)歷，輕業(yè)績、能力的觀念，堅持物質(zhì)獎勵與精神嘉獎相結(jié)合，長期獎勵與短期獎勵相結(jié)合，約束與激勵相結(jié)合，營造合理的檔案信息人才競爭氛圍。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的信息化是一項綜合行很強的長期工程，相關(guān)部門在制定建設(shè)規(guī)劃時，應(yīng)從實際出發(fā)，充分利用先進信息技術(shù)，既要照顧全面，又要有所側(cè)重。在檔案管理上做到排列有序、分類科學(xué)、信息共享、查閱方便，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

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