談報(bào)名工作人員的職業(yè)素質(zhì)與工作方法

摘 要：針對(duì)目前手工報(bào)名方式的弊端，指出報(bào)名工作人員的素質(zhì)要求，并以全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試為例，探討了人工報(bào)名工作中的常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法。

關(guān)鍵詞：報(bào)名人員 職業(yè)素質(zhì) 工作方法

中圖分類號(hào)：G2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）05（a）-0235-02

長(zhǎng)期以來(lái)，由于借助考試可以檢測(cè)應(yīng)試者對(duì)知識(shí)或技能的掌握程度，或者是否具有獲得某種資格的能力，因此，作為主要評(píng)價(jià)手段的各類考試日益增多。報(bào)名是考試中的重要環(huán)節(jié)，報(bào)名信息的準(zhǔn)確采集是確?？荚図樌M(jìn)行的重要保障和基礎(chǔ)?？键c(diǎn)工作人員應(yīng)重視并確?？忌鷪?bào)名信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。目前，已經(jīng)有相當(dāng)大比例的考試采用網(wǎng)上報(bào)名形式，在時(shí)間就是金錢的今天，給報(bào)名工作人員及考生帶來(lái)極大的便利。但由于缺少技術(shù)、專業(yè)人員等方面的因素，有一些考試仍然采用人工報(bào)名的方式，這不僅使考生帶來(lái)不便，也給負(fù)責(zé)報(bào)名的工作人員增添了更多的責(zé)任。

1 考點(diǎn)報(bào)名人員的素質(zhì)要求

（1）要有強(qiáng)烈的責(zé)任感。作為在考點(diǎn)負(fù)責(zé)考試基礎(chǔ)的報(bào)名人員，工作枯燥繁雜、工作量大，這就要求工作人員首先要熱愛(ài)自己的工作，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感[1]。

（2）要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木礃I(yè)精神和工作態(tài)度。敬業(yè)精神并不僅僅是按時(shí)上下班，不遲到不早退。報(bào)名工作所需要的工作態(tài)度是嚴(yán)格、認(rèn)真，要保證考生信息錄入的準(zhǔn)確性，確?？忌鷮?duì)考試形式、準(zhǔn)考證領(lǐng)取時(shí)間、考試時(shí)間地點(diǎn)的明確掌握。

（3）要有一定的工作能力。信息手工錄入的工作量較大，要求有一定的操作速度和準(zhǔn)確性。沒(méi)有一定的操作基礎(chǔ)，報(bào)名考生排長(zhǎng)隊(duì)，錄入人員一個(gè)一個(gè)字的敲鍵盤，是素質(zhì)不合格的體現(xiàn)。高校考點(diǎn)人員應(yīng)勤于練習(xí)，善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提高辦事效率[2]。

（4）要有良好的心理素質(zhì)。面對(duì)大批量的考生，悶熱的天氣，電腦、攝像頭、打印機(jī)隨時(shí)出現(xiàn)的機(jī)器故障，這些都不能成為脾氣焦躁的原因。這時(shí)候更應(yīng)該安撫考生，并認(rèn)真詳細(xì)的解答考生的問(wèn)題。

2 考點(diǎn)報(bào)名人員的工作方法

全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試（National Computer Rank Examination，簡(jiǎn)稱NCRE）是經(jīng)原國(guó)家教育委員會(huì)（現(xiàn)教育部）批準(zhǔn)，由教育部考試中心主辦，用于考查應(yīng)試人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)與技能的全國(guó)范圍的大型考試。眾所周知，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一直是采用現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名填表的方式，由考點(diǎn)工作人員負(fù)責(zé)錄入考生信息。目前NCRE一般以學(xué)校為考點(diǎn)，報(bào)考人員多數(shù)為在校生，有團(tuán)體報(bào)考的特點(diǎn)，忙時(shí)一天可達(dá)300余人。這對(duì)考點(diǎn)工作人員的錄入速度和準(zhǔn)確率是一個(gè)較大的考驗(yàn)。由于手工錄入的特殊性，極容易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，雖然錄入后有考生“信息確認(rèn)”這一環(huán)節(jié)，但從近幾年負(fù)責(zé)報(bào)名的情況看，總有學(xué)生在核對(duì)這一環(huán)節(jié)上不夠仔細(xì)。雖然即便經(jīng)考生確認(rèn)后的報(bào)名信息有誤，后果由考生本人負(fù)責(zé)，工作人員不承擔(dān)責(zé)任，但作為一名高校考點(diǎn)工作人員，應(yīng)有對(duì)自己和考生履行好義務(wù)的責(zé)任心，它是一個(gè)人應(yīng)該具備的基本素養(yǎng)，是健全人格的基礎(chǔ)。

報(bào)名工作是考試工作的前提，主要負(fù)責(zé)接待考生的報(bào)名繳費(fèi)、信息采集、考試咨詢等考試的組織報(bào)名工作。全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名流程為：

學(xué)生確定報(bào)考等級(jí)類型，填寫等級(jí)考試報(bào)名表并在表上張貼本人近期正面一寸免冠照片，繳納考試報(bào)名費(fèi)用。報(bào)名工作人員根據(jù)填表信息錄入系統(tǒng)并當(dāng)場(chǎng)為學(xué)生拍電子照片，打印出帶照片的考生報(bào)名信息確認(rèn)單，學(xué)生核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)蓋章，簽字聯(lián)考點(diǎn)留存，考生聯(lián)考生帶走。此步驟稱為“信息采集”。錄入的信息包括：姓名、性別、民族、出生日期、身份證號(hào)碼、報(bào)考等級(jí)類別、通訊地址及聯(lián)系電話，其中補(bǔ)考考生需錄入上一次準(zhǔn)考證號(hào)及通過(guò)科目。除姓名及通訊地址外，其余均為數(shù)字或可通過(guò)數(shù)字代碼錄入。

數(shù)字信息多的一個(gè)好處是錄入速度快，提高效率，但是另一方面也帶來(lái)了錯(cuò)誤率的相對(duì)增加。通過(guò)學(xué)生簽字確認(rèn)這一環(huán)節(jié)，減少了出錯(cuò)率。但總有學(xué)生直接簽字，甚至有學(xué)生姓名錯(cuò)誤也檢查不出問(wèn)題。有很多學(xué)生考試前領(lǐng)到準(zhǔn)考證后才發(fā)現(xiàn)信息有誤。針對(duì)這一現(xiàn)象，做到以下幾點(diǎn)可以最大限度地減少出錯(cuò)率，具體做法與思路如下。

2.1 填表環(huán)節(jié)

要求考生在填寫考試報(bào)名表時(shí)，通訊地址欄并非填寫真正的家庭地址，也不是所住宿舍，而是該生所在的院部系及年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)，如放射學(xué)院2012級(jí)醫(yī)學(xué)影像專業(yè)本科1班；外?？忌郊犹顚懶Ｃ?；非在校生則要求留下多個(gè)聯(lián)系電話。一般結(jié)束時(shí)考點(diǎn)人員檢查出錯(cuò)誤后，會(huì)及時(shí)電話聯(lián)系通知考生修改。但現(xiàn)實(shí)情況發(fā)現(xiàn)，學(xué)生手機(jī)經(jīng)常換號(hào)，或者是關(guān)機(jī)停機(jī)，遇到無(wú)法聯(lián)系到考生的情況，由于這種聯(lián)系方式的填寫，可以在錄入同班級(jí)或者是同專業(yè)甚至是同院系的同學(xué)時(shí)，方便相互轉(zhuǎn)告。

2.2 錄入環(huán)節(jié)

（1）系統(tǒng)自帶功能。報(bào)名系統(tǒng)中自帶身份證校驗(yàn)功能，選中此選項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)出生日期及身份證號(hào)碼生成規(guī)則檢測(cè)身份證號(hào)的正誤。錄入信息保存時(shí)如身份證校驗(yàn)錯(cuò)誤，系統(tǒng)就會(huì)彈出提示。除非錄入時(shí)錯(cuò)誤錄為他人證件號(hào)碼，但這種情況發(fā)生率極低。

（2）補(bǔ)考考生信息。上次考試中筆試和上機(jī)考試僅一項(xiàng)成績(jī)合格的，成績(jī)合格項(xiàng)可以免考，只參加未通過(guò)項(xiàng)的考試。每天報(bào)名前，將上次等級(jí)考試成績(jī)庫(kù)以excel格式打開(kāi)備用，成績(jī)庫(kù)包含所有前一次考生的姓名、身份證號(hào)、準(zhǔn)考證號(hào)、成績(jī)等相關(guān)信息。遇到補(bǔ)考考生，在輸入完身份證號(hào)碼后，將已錄入的身份證號(hào)復(fù)制，打開(kāi)成績(jī)庫(kù)，以“Ctrl+F”查找身份證信息，“Ctrl+V”粘貼身份證號(hào)，若存在則可查到該考生，并將該考生的上次準(zhǔn)考證復(fù)制到報(bào)名系統(tǒng)內(nèi)。打印出考生信息表后提醒考生重點(diǎn)核對(duì)原準(zhǔn)考證號(hào)。

做這一步有兩個(gè)益處。一是可以再次檢驗(yàn)剛剛錄入的身份證號(hào)是否正確，二是確認(rèn)該考生確實(shí)上一次在該考點(diǎn)報(bào)考了考試。由于上一級(jí)考點(diǎn)要最終匯總校驗(yàn)報(bào)考考生信息，而由于考點(diǎn)代碼的不同跨考點(diǎn)補(bǔ)考會(huì)給上一級(jí)考點(diǎn)增加額外的工作量，一般是不提倡跨考點(diǎn)補(bǔ)考的。另外，很多考生并不知道，計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一年兩次，只可以保留上一次考試的成績(jī)，即成績(jī)保留半年。因此若成績(jī)庫(kù)無(wú)考生信息并且身份證號(hào)無(wú)誤，就要考慮考點(diǎn)或者考次的原因了。第二步要看一個(gè)關(guān)鍵信息，即該生成績(jī)，確認(rèn)不及格科目是否和報(bào)考科目相同，同時(shí)查看保留科目是否及格。

2.3 蓋章環(huán)節(jié)

（1）核對(duì)姓名。學(xué)生簽字后，需要考點(diǎn)蓋章，蓋章時(shí)工作人員對(duì)比學(xué)生簽名和考生信息表中的姓名是否一致。沒(méi)有人會(huì)把自己的姓名寫錯(cuò)，這樣就可以保證錄入姓名的正確性。

（2）核對(duì)照片。由于性別也是通過(guò)代碼錄入，極有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，實(shí)際工作中確實(shí)有學(xué)生認(rèn)為此信息不會(huì)出錯(cuò)而不做檢查。通過(guò)照片可以確認(rèn)考生的性別錄入錯(cuò)誤。

本著為考生負(fù)責(zé)的態(tài)度，工作人員只要在蓋章時(shí)花不到10秒鐘就可以將這兩點(diǎn)信息確認(rèn)完畢。

2.4 報(bào)名結(jié)束

當(dāng)天信息采集結(jié)束后，預(yù)留一定的時(shí)間再次做以上二、三環(huán)節(jié)的工作。如若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，第一環(huán)節(jié)的優(yōu)勢(shì)便顯現(xiàn)出來(lái)，聯(lián)系通知考生到考點(diǎn)修改報(bào)名信息。

幾年來(lái)，本著為考生負(fù)責(zé)的態(tài)度，在全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試的招生考試報(bào)名工作中累計(jì)接待考生近2萬(wàn)人，上報(bào)數(shù)據(jù)從未出現(xiàn)錯(cuò)誤。

參考文獻(xiàn)

[1]王楓.高校教學(xué)秘書(shū)工作職責(zé)與體會(huì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009（2）：205-206.

[2]盧燕君.高校二級(jí)學(xué)院研究生秘書(shū)的工作能力要求及提升策略探析[J].內(nèi)江科技，2012（10）：89-90.