現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值意義與途徑方法

伴隨21世紀(jì)數(shù)字化技術(shù)日新月異的迅猛發(fā)展，信息時(shí)代的洪流已波及世界的各個(gè)角落，使社會(huì)生活的各個(gè)方面都產(chǎn)生了重大變化。不可避免的，檔案管理也越來(lái)越多地受到了數(shù)字化技術(shù)的影響。本文針對(duì)現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值意義及途徑方法兩個(gè)主要方面進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析。

一、價(jià)值意義

數(shù)字化檔案管理是傳統(tǒng)的檔案管理的繼承和發(fā)展，現(xiàn)代檔案的數(shù)字化建設(shè)也必須借鑒傳統(tǒng)的檔案建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)。因此，在很大程度上，數(shù)字化檔案都有著傳統(tǒng)檔案的影子。

1.便捷信息檢索

傳統(tǒng)的檔案館主要是以提供面對(duì)面的實(shí)體的服務(wù)為主，有很大的局限和不便，而數(shù)字化檔案建設(shè)改變了傳統(tǒng)的傳播方式和手段，用戶可以利用互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)地對(duì)所需信息進(jìn)行檢索和查詢，并且可以根據(jù)個(gè)人需要進(jìn)行目錄和全文在線查閱及各種影像資料的信息檢索和查閱。

2.節(jié)省存儲(chǔ)空間

內(nèi)容豐富和形式多樣的檔案信息是數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案館被紙質(zhì)或其他物理煤質(zhì)幾乎占去所有空間，而且管理起來(lái)也十分困難，但數(shù)字化檔案建設(shè)不僅能實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，而且數(shù)字化虛擬空間取代了傳統(tǒng)的的空間，大大節(jié)省了信息存儲(chǔ)所占用的空間。

3.避免信息丟失

傳統(tǒng)的檔案信息主要存儲(chǔ)在紙質(zhì)媒介或其他物理媒介上，而數(shù)字化檔案將這些圖文聲像等具體信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化并建立起相應(yīng)的數(shù)字化檔案館館藏。比如，將現(xiàn)有的紙質(zhì)或物理檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其能在網(wǎng)絡(luò)上傳播和共享。具體而言，就是數(shù)字化檔案館首先對(duì)本應(yīng)歸檔的數(shù)字化檔案或電子文件進(jìn)行接收并隨之建立一套相應(yīng)的工作流程，以實(shí)現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行全程的監(jiān)管，為能及時(shí)有效的提取所需信息，有效避免了重要信息的丟失。

4.加強(qiáng)信息安全性

光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)是目前數(shù)字化檔案館進(jìn)行信息發(fā)布和傳播檔案信息的主要形式。由于目前人們對(duì)數(shù)字檔案信息的真實(shí)性維護(hù)方面非常重視，數(shù)字化檔案館很少出現(xiàn)版權(quán)糾紛的問(wèn)題。再加上有些檔案信息的機(jī)密性，不便公開(kāi)，這時(shí)便需要有相應(yīng)的技術(shù)對(duì)其安全性進(jìn)行保證，如內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的建立，使用戶在對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行查閱時(shí)，受到一定的授權(quán)度限制。這樣一來(lái)，不僅保護(hù)了整個(gè)數(shù)字化系統(tǒng)和檔案信息的安全，而且使檔案信息在最大安全范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享。

二、途徑方法

1.加大建設(shè)資金投入

基于當(dāng)前我國(guó)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足的現(xiàn)狀，在這方面的資金投入非常有限，導(dǎo)致檔案館只能維持正常運(yùn)行及有限的對(duì)外資源開(kāi)放和共享，用于檔案數(shù)字化建設(shè)的資金主要集中在軟件和硬件設(shè)備上。由于現(xiàn)代化科技迅猛的發(fā)展，軟件開(kāi)發(fā)速度加快，電子產(chǎn)品更新周期縮短，這就對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)預(yù)算提出了“更新?lián)Q代”的高要求，要根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行上下調(diào)整，緊跟時(shí)代潮流。

2.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

各級(jí)管理者必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)，把檔案信息數(shù)字化建設(shè)提升到檔案管理改革不可或缺的重要環(huán)節(jié)，將檔案工作的考評(píng)納入學(xué)校日?？荚u(píng)體系中并建立一套行之有效的管理制度和完善的考評(píng)體系。另外，根據(jù)現(xiàn)有的資源分配和具體實(shí)際，在人員配備方面進(jìn)行科學(xué)合理的分配，配備適應(yīng)數(shù)字化檔案建設(shè)要求的高水平管理人員。同時(shí)要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人員具體工作進(jìn)行合理分配，既能專(zhuān)人專(zhuān)崗，又可以分工合作，能隨時(shí)進(jìn)行有效合理的工作調(diào)度。對(duì)那些傳統(tǒng)檔案工作人員要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，使其盡快適應(yīng)新的發(fā)展要求，全面掌握相關(guān)技能。適時(shí)組織相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，讓已掌握數(shù)字化技術(shù)的工作人員對(duì)傳統(tǒng)檔案工作中的優(yōu)秀技能進(jìn)行互補(bǔ)性學(xué)習(xí)。

3.科學(xué)規(guī)劃合理建設(shè)

一定要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行合理的資源分配，進(jìn)行有計(jì)劃性的建設(shè)。對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及物理媒介的檔案信息，要有選擇性的分步進(jìn)行數(shù)字化。要對(duì)原有檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，首先對(duì)包括學(xué)籍檔案、名人檔案及優(yōu)秀的科研成果等優(yōu)質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理。同時(shí)，充分利用兼職檔案員人員多、分布廣的優(yōu)勢(shì)對(duì)其進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)并通過(guò)前端控制和全程管理將各部門(mén)一些有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的數(shù)字化歸檔入庫(kù)處理。在具體工作要求上，強(qiáng)調(diào)各檔案工作人員的積極性和前瞻性，在保障檔案信息完整性和安全性基礎(chǔ)上，保證檔案數(shù)字化信息體系的整體完整性和健全性。另外，還要完善配套硬件設(shè)施。由于檔案工作有著其特殊性，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施要求也較為嚴(yán)格，其中包括符合要求的庫(kù)房面積、“三分開(kāi)”的布置格局及全方位的配套措施。

4.確保檔案信息安全

有效構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范體系、病毒防護(hù)體系、網(wǎng)絡(luò)安全防范體系、數(shù)據(jù)安全防范體系及安全防范管理體系。避免非法操作及其他人員的登錄現(xiàn)象發(fā)生，并對(duì)系統(tǒng)做定期和不定期的檢查和維護(hù)，及時(shí)排除安全隱患。在全球數(shù)字化的時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案的管理也要“數(shù)字化”，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理理念和方法，加強(qiáng)現(xiàn)代管理的服務(wù)意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力和業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力。只要如此，才能使檔案數(shù)字化建設(shè)不斷突破。

（作者單位：吉林建筑大學(xué)）