淺談企業(yè)檔案的質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一種以質(zhì)量為核心的經(jīng)營管理，推行質(zhì)量管理是企業(yè)提高自身素質(zhì)、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其利用效果。檔案質(zhì)量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應(yīng)用質(zhì)量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設(shè)。

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理，是全體檔案人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質(zhì)量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質(zhì)量管理，要求與檔案形成過程有關(guān)的所有人員，樹立“檔案質(zhì)量、人人有責(zé)”的觀念，嚴(yán)格按照法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理。

3.科學(xué)的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、檔案質(zhì)量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，最為關(guān)鍵的就是領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識，領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，本單位的檔案質(zhì)量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹立檔案質(zhì)量管理意識，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質(zhì)

良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的服務(wù)意識和無私奉獻(xiàn)的精神。同時，檔案工作也是一項業(yè)務(wù)性較強的工作，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。此外，領(lǐng)導(dǎo)要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學(xué)習(xí)培訓(xùn)的計劃，創(chuàng)造業(yè)務(wù)交流的機會，使他們的業(yè)務(wù)水平能更好地達(dá)到檔案質(zhì)量管理的要求。

三、加強檔案質(zhì)量管理的措施

1.建立健全各項檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使之規(guī)范化、流程化，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡(luò)圖等形式，把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴(yán)格遵守各項管理制度和崗位責(zé)任制。

2.加強檔案質(zhì)量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量勢必影響下一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理。檔案質(zhì)量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事前預(yù)防”上來，從管結(jié)果變成管過程，實行“預(yù)防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質(zhì)量管理水平。

3.積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。信息化可以對信息資源進(jìn)行有效控制，使企業(yè)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。

4.加強對信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統(tǒng)，并由此引起各項工作內(nèi)容和規(guī)章制度的調(diào)整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網(wǎng)上預(yù)約登記制度。通過技術(shù)手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調(diào)查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學(xué)。

總之，必須樹立質(zhì)量第一的思想，把質(zhì)量意識嚴(yán)格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學(xué)、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質(zhì)量管理的思路應(yīng)用到檔案管理中來，才能使檔案質(zhì)量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。