企業(yè)電子文檔管理工作的建議研究

隨著社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化的普及，電子文檔管理融入企業(yè)業(yè)務(wù)管理，從而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案空前數(shù)量龐大、種類繁多。電子檔案反映了以企業(yè)經(jīng)營特色為主要內(nèi)容的活動，也是企業(yè)電子商務(wù)、各類電子業(yè)務(wù)信息中的精華。企業(yè)要在激烈的市場競爭中取勝，往往通過電子文檔為媒體推介自己企業(yè)經(jīng)營特色的的優(yōu)質(zhì)品牌和業(yè)績成果。也就是說，電子文檔管理質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)市場競爭的成敗。因此，企業(yè)檔案部門如何才能管理好電子文件檔案，是企業(yè)非常重要的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)。本文將結(jié)合筆者的實際工作經(jīng)驗，對于企業(yè)電子文檔管理工作進行深入地探索和研究，提出以下建議。

一、對企業(yè)電子文檔進行風險管理

所謂對企業(yè)電子文檔進行風險管理，就是在著手于企業(yè)電子文檔的形成階段，對企業(yè)電子文檔管理過程中存在的風險進行識別、估測、防范、應(yīng)對，同時，有效地控制風險，切實將風險控制在能夠接受的最小程度，從而能夠最大限度地確保企業(yè)電子文檔的安全性，避免企業(yè)電子文檔受到損壞。

根據(jù)企業(yè)電子文檔的管理現(xiàn)狀，從電子文件的生成開始，到企業(yè)電子文檔利用的一系列的環(huán)節(jié)，存在著很多影響企業(yè)電子文檔管理的風險因素。這些因素中除了人力不可抗拒的自然災(zāi)害因素之外，也涵蓋了保管條件、法規(guī)制度等一系列的客觀因素，其中也包括工作不規(guī)范、抵觸、懈怠等主觀因素，從而導(dǎo)致了企業(yè)電子文檔資源的流失和損毀，對于企業(yè)電子文檔的真實性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影響。另外，由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和自然環(huán)境條件的變化，新的風險會不斷出現(xiàn)，因此，必須建立企業(yè)電子文檔風險管理模式。

二、電子文件檔案的科學化、規(guī)范化管理

電子文檔管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，企業(yè)要保證電子文檔管理質(zhì)量、制度得到落實，必須實行電子文檔管理的科學化、規(guī)范化管理。

1.建立健全電子文檔管理制度，實行全過程的監(jiān)控

電子文件從形成到電子檔案歸檔、保管和利用開發(fā)，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個環(huán)節(jié)的責職不清、制度不明、處理不當，都有可能影響電子文檔的原始性、真實性和準確、完整性。因此建立健全電子文檔的管理制度，就顯得非常重要。企業(yè)檔案部門可根據(jù)國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等標準，制定切合實際的電子文檔制度，指導(dǎo)工作、明確職責、規(guī)范管理。如：電子文件形成后，按照文件歸檔整理規(guī)范，及時進行收集積累工作。收集的電子文件內(nèi)容必須真實、準確，并確保其安全性，保證電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。在收集積累基礎(chǔ)上可參照企業(yè)檔案分類辦法等制度，對電子文件進行整理、鑒定與歸檔。整理時應(yīng)遵循電子文件自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系及便于電子檔案保管和利用的原則進行。電子文件歸檔前的鑒定，對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。鑒定其真?zhèn)?、鑒定其保管期限、鑒定其元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息是否一致。電子文件檔案歸檔，可按照紙質(zhì)文件材料歸檔范圍規(guī)定實施，必須完整、準確、系統(tǒng)地反映企業(yè)經(jīng)營活動的全過程。歸檔后的電子檔案進行技術(shù)檢驗、匯總，按規(guī)定定期向有關(guān)主管部門移交。電子檔案歸檔后，進入電子檔案管理的保管與利用環(huán)節(jié)。定期將在線的電子檔案轉(zhuǎn)存為脫機保管，在規(guī)定環(huán)境下存放。定期對電子檔案檢查，設(shè)備更新后必須進行載體轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)存，遷移時要進行數(shù)據(jù)校驗，確保電子文檔有效的存儲。電子文檔的利用，可根據(jù)企業(yè)的實際編制各種檢索工具，在安全情況下提供在線利用和信息開發(fā)服務(wù)。電子檔案鑒定和銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，銷毀前完備審批手續(xù)后方可實施。規(guī)范這一系列管理規(guī)定，對電子文件和電子檔案進行全過程的監(jiān)督和控制。

2.運用以企業(yè)主營為特色的電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實行科學化管理

當今網(wǎng)絡(luò)時代，很多企業(yè)為了經(jīng)營發(fā)展的需要，開發(fā)并使用各具特色的協(xié)同辦公信息化平臺系統(tǒng)。企業(yè)檔案部門可在本企業(yè)信息化平臺上，根據(jù)電子文件和電子檔案管理的規(guī)范要求，建立完善的電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理中心，形成電子文檔管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)電子文件從形成到歸檔、保管、利用到電子文檔著錄及數(shù)據(jù)的管理，實行科學化管理。電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理中心，將各類電子文檔接收并保存于信息系統(tǒng)中，把企業(yè)文檔一體化數(shù)據(jù)和各種載體檔案信息數(shù)據(jù)銜接，形成對內(nèi)進行電子文件的收集、歸檔、管理、利用；對外連接上級檔案主管部門，如，上報檔案年報、電子文檔的移交、各種檔案數(shù)據(jù)的移交等信息溝通中心。該管理中心，以企業(yè)庫存的紙質(zhì)檔案和電子檔案為信息資源，以企業(yè)經(jīng)營的特色為主要內(nèi)容，實行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理。例如，企業(yè)根據(jù)市場競爭的需要，把推介企業(yè)形象圖文并茂的優(yōu)質(zhì)品牌、業(yè)績成果、科技精品等，通過電子掃描、圖片攝影、音像刻錄等方法，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子文檔、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以提供多元化利用服務(wù)。電子文檔快速、有效的利用，也可通過電子檔案著錄規(guī)范的管理來實現(xiàn)。電子檔案著錄是網(wǎng)上檔案檢索的工具，它能夠揭示企業(yè)電子檔案的內(nèi)容、形式特征以及重要業(yè)務(wù)項目。依據(jù)國家《檔案著錄規(guī)則》、《檔號編制規(guī)則》及參照有關(guān)電子檔案著錄的新標準，著錄的層次由高到低：企業(yè)全宗→類別→案卷→文件，從總體到部分多級的完整著錄，實現(xiàn)電子文檔分類、檢索、利用、統(tǒng)計自動化和檔案信息資源共享。

三、開展電子文檔目標管理與績效考核

人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能的高低，直接影響電子文檔管理的水平，因此，企業(yè)可推行電子文檔目標管理。目標管理，是企業(yè)一種有效的提高員工績效、提高員工積極性和專業(yè)技能的現(xiàn)代先進的管理方法。企業(yè)應(yīng)結(jié)合相關(guān)管理制度的要求，對電子文檔管理部門和人員的工作目標、管理權(quán)限以及崗位職責進行細化和規(guī)定，建立一套健全的企業(yè)電子文檔管理崗位責任制，實行工作目標管理制度。

在此基礎(chǔ)上，建立企業(yè)電子文檔管理績效考核制度。在考核過程中，堅持公平、嚴格、結(jié)果公開、客觀考評及結(jié)果反饋的原則，可采用目標管理法（Management by Objectives， MBO）、敘述法等，定期監(jiān)督和檢查企業(yè)電子文檔管理情況，開展績效考核，將企業(yè)電子文件和電子檔案管理績效納入管理人員年度工作考核指標和評優(yōu)標準范圍，把考核結(jié)果與薪酬收入和職位晉升掛鉤。從而，增強電子文檔管理人員的責任心，提高工作積極性，提高電子文檔管理水平，激發(fā)管理人員的潛能，為企業(yè)創(chuàng)造更優(yōu)秀的業(yè)績。

企業(yè)電子文檔多元化有效的利用，是當今網(wǎng)絡(luò)時代企業(yè)推介社會形象、優(yōu)質(zhì)品牌、業(yè)績成果、科技精品的主要手段，也是企業(yè)在經(jīng)濟市場激烈競爭中生存和發(fā)展必備的條件。因此，企業(yè)必須加強重視電子文檔管理，采取與企業(yè)經(jīng)營相適應(yīng)的先進管理方法和措施，從而提高企業(yè)電子文檔管理的效率和水平，為企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：廣東省佛山公路工程有限公司）