醫(yī)科高校科技檔案的開發(fā)利用

一、高校科技檔案概述

（一）高?？萍紮n案的內(nèi)容

高?？萍紮n案主要包括基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研等專業(yè)技術(shù)檔案。我們的研究對(duì)象是醫(yī)科院校，故將科技檔案的范圍縮小至以下兩個(gè)主要的方面：

1.高校工作者在科研和教學(xué)工作中形成的科技資料

高?？萍紮n案既包含在科研和教學(xué)工作中形成的結(jié)論性資料，又包含在科研和教學(xué)工作中形成的過程性資料，主要有論文、專著、技術(shù)圖表、技術(shù)文書材料等，尤其是各級(jí)各類科研項(xiàng)目、成果及其轉(zhuǎn)化、專利保護(hù)等資料，以及科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用記錄、科研平臺(tái)（重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室和研究所等）和科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的建設(shè)等資料。

2.高校工作者在科研和教學(xué)工作中使用的設(shè)備、儀器等的檔案材料

科研工作中使用的儀器、設(shè)備等同樣是科技檔案的重要形式之一，設(shè)備、儀器的檔案材料主要體現(xiàn)為說明書、設(shè)備安裝規(guī)格、安裝記錄、運(yùn)行報(bào)告、設(shè)備改造記錄等。

（二）高?？萍紮n案的特征

高校科技檔案對(duì)高校，乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都有重要意義，了解其特征有利于找準(zhǔn)科技檔案管理工作的著力點(diǎn)，幫助我們把握科技檔案挖掘與利用的分寸，促使科技檔案管理工作效率達(dá)到最大化。

1.原始性

高校科技檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)和科研工作中形成的原始性記錄，它是高校教學(xué)和科研工作細(xì)節(jié)及成果的真實(shí)反映，真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄了教學(xué)和科研工作的過程、細(xì)節(jié)、成果及問題，能如實(shí)地呈現(xiàn)高校教學(xué)和科研的水平，一經(jīng)形成，無法篡改。原始性是高?？萍紮n案的根本特征。正因?yàn)槠湔鎸?shí)性，才決定了其本身的重要性。因此建設(shè)好高?？萍紮n案對(duì)科研工作來說具有重要意義。

2.專業(yè)性

專業(yè)性是高校科技檔案區(qū)別于其它類型檔案的最突出特點(diǎn)之一，它因在高校教師與學(xué)生的教學(xué)與科研過程中形成而具有強(qiáng)烈而鮮明的專業(yè)性特征。醫(yī)科院校的科技檔案是以學(xué)科專業(yè)作為歸屬，由師生一起組織開展日常的科學(xué)研究工作與學(xué)習(xí)，在一定的專業(yè)分工內(nèi)進(jìn)行，所形成的科技檔案作為醫(yī)學(xué)教學(xué)與科研活動(dòng)的產(chǎn)物和真實(shí)寫照，產(chǎn)生于特定的專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域，具有鮮明的專業(yè)性特征。

3.可開發(fā)性

高?？萍紮n案的另一重要特征是可開發(fā)性，這一特征也正是醫(yī)科院?？萍紮n案的意義所在。由于醫(yī)科高?？蒲泄ぷ鞯奶匦?，其教學(xué)和科研工作中形成的科技檔案具有重要的利用價(jià)值和開發(fā)空間，能為醫(yī)學(xué)科研提供豐富的信息和資源，幫助后續(xù)研究尋找立足點(diǎn)和依據(jù)。醫(yī)科院校的科技檔案能為師生的科研產(chǎn)生啟發(fā)和參考的作用。同時(shí)對(duì)高校的科研管理工作具有特別重要的指導(dǎo)意義。

二、影響科技檔案開發(fā)利用的因素

1.科技檔案本身的質(zhì)量

科技檔案本身的質(zhì)量是決定科技檔案挖掘程度與可利用性的最根本因素，科技檔案的質(zhì)量主要包含兩個(gè)方面：內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量。內(nèi)容質(zhì)量即科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量，它反映了科技檔案所記錄的科研成果的水平高低、數(shù)據(jù)材料的準(zhǔn)確性高低、試驗(yàn)方法的科學(xué)性高低等，內(nèi)容質(zhì)量是評(píng)價(jià)一份科技檔案的質(zhì)量的根本指標(biāo)。案卷質(zhì)量即科技檔案的外在形式，主要包括科技文件材料的系統(tǒng)性、齊全性和規(guī)范性。雖然案卷質(zhì)量不能直接決定科技檔案質(zhì)量的高低，但它可以間接影響科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量，同樣不可忽視。高質(zhì)量的科技檔案應(yīng)當(dāng)具備幾個(gè)條件：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)科學(xué)合理、材料齊全、書寫規(guī)范、材料系統(tǒng)、編撰有序。

2.利用科技檔案的方式

科技檔案本身的質(zhì)量和利用科技檔案的方式，兩者都將對(duì)科技檔案的挖掘和利用產(chǎn)生影響，不可偏廢。高校師生及其他科研人員能否充分并有效地利用科技檔案，依賴于檔案部門提供服務(wù)的方式。為此，高校有必要根據(jù)科技檔案信息的特點(diǎn)及利用者的需求，將科技檔案進(jìn)行分類管理，科學(xué)合理地選擇呈現(xiàn)科技檔案的方法，做到服務(wù)方提供服務(wù)快捷而準(zhǔn)確，利用方利用資源便捷而高效。

3.利用科技檔案的需求

利用科技檔案的需求主要指兩個(gè)方面：一方面是科技檔案中凝聚的科研人員的心血，它是決定科技檔案質(zhì)量的根本因素，只有具備高的科研價(jià)值的科技檔案才有利用的意義；另一方面是外界對(duì)科技檔案的利用需求，一份科技檔案，不管質(zhì)量多高，其中凝結(jié)的知識(shí)多豐富，如果沒有使用的必要和需求，它的價(jià)值仍然是得不到體現(xiàn)的。高?？萍紮n案是高校科技發(fā)展的積淀過程，也是科學(xué)研究規(guī)律探索的一個(gè)儲(chǔ)藏室，充分利用高校科技檔案，不僅對(duì)管理者來說是必要的，對(duì)科研工作者來說，也是有很大借鑒意義的。

三、當(dāng)前高校院校科技檔案管理存在的問題

1.科技檔案管理者的素質(zhì)不高

科技檔案管理者缺乏對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)科院?？萍紮n案種類繁多數(shù)量龐大，缺乏檔案管理水平和技巧的工作人員難以勝任其管理工作。隨著信息時(shí)代的到來，科技檔案信息化，給人們提供一個(gè)高質(zhì)量的信息化檔案利用平臺(tái)，將是高?？萍紮n案發(fā)展的一個(gè)嶄新前景。

2.科技檔案管理工作資金投入不足

雖然檔案管理工作在醫(yī)科院校中不屬于最重要的工作，但是同樣需要有一定數(shù)量的資金作保障。然而現(xiàn)實(shí)是當(dāng)前學(xué)校對(duì)檔案管理工作的投入少，對(duì)漸漸趨于現(xiàn)代化的檔案管理，缺少資金配備新型的檔案樣式，諸如電子制檔案、卡片制檔案、芯片制檔案等新型檔案。

3.對(duì)老舊檔案的呵護(hù)不夠

醫(yī)學(xué)的特性決定了一些老舊科技檔案仍然對(duì)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)存在參考和利用的價(jià)值，然而許多學(xué)校的老舊檔案，尤其是老舊的紙質(zhì)檔案，面臨許多問題，比如紙張老化發(fā)脆、字跡模糊褪色，蟲害現(xiàn)象普遍存在，這些問題造成了一些重要科技檔案的損壞，許多有價(jià)值的資料無法發(fā)揮作用。

四、高?？萍紮n案開發(fā)利用的對(duì)策

1.提高高校科技檔案的案卷質(zhì)量

科技檔案的案卷質(zhì)量主要依賴科研人員對(duì)科研過程的記錄，記錄的越完整越詳細(xì)，案卷的質(zhì)量就越高，因此科技檔案的案卷質(zhì)量是可以通過人為的努力來提高的?？萍紮n案的歸檔在檔案管理中是最后的程序，一些高校規(guī)定，如果科技檔案材料沒有歸檔，那么即使科研工作已經(jīng)完成了，整個(gè)科研項(xiàng)目也不算結(jié)束，新的課題研究也不能開展，也有一些高校將科技材料檔案是否完成歸檔作為衡量科技檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一，并與科研工作者的考核、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。這些措施都是為了保障科技檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2.科技檔案管理部門提供多樣化的服務(wù)方式

科技檔案管理部門為科技檔案的使用者提供多樣化的服務(wù)方式，具針對(duì)性，能使開發(fā)出來的科技檔案更有效，更準(zhǔn)確地被使用者參閱和利用。采用多樣的的服務(wù)方式，要求科技檔案管理部門在提供檔案和相應(yīng)的文件資料時(shí)，要選擇與不同科研人員的不同利用需求與科技檔案的信息特征相適應(yīng)的服務(wù)方式。多樣化的服務(wù)方式包括A.閱覽，即開放閱覽室，為科研人員提供查閱和利用科技檔案的場(chǎng)所。B.復(fù)制，即將科技檔案以復(fù)制品的形式提供給科研人員利用。C.信息交流。即科技檔案管理部門將編制后的資料或信息進(jìn)行公布、交流。D.主動(dòng)提供上門咨詢服務(wù)。

（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)）