社區(qū)建檔現(xiàn)狀和對策

社區(qū)檔案是社區(qū)居委會在社區(qū)工作活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設(shè)一項基礎(chǔ)性、長遠性的工作，是增強社區(qū)服務(wù)功能的有效舉措，是提高社區(qū)服務(wù)水平的重要內(nèi)容，它對于社區(qū)建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

一、社區(qū)建檔現(xiàn)狀

邯鄲市從2002年開始抓社區(qū)建檔，經(jīng)過五年的努力，到2006年底，全市303個社區(qū)全部建檔。2010年8月，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進城市社區(qū)居民委員會建設(shè)工作的意見》，要求規(guī)范社區(qū)居民委員會檔案管理。為貫徹落實這一要求，促進社區(qū)檔案工作，2010年10月，邯鄲市檔案局對全市多個社區(qū)進行了調(diào)研。調(diào)研過程中，發(fā)現(xiàn)隨著形勢的發(fā)展變化，全市不僅社區(qū)數(shù)量大幅增加，社區(qū)由2006年303個增加到405個，而且社區(qū)檔案管理問題很多，特別是一些新建社區(qū)問題更為突出，普遍存在著“四不”現(xiàn)象，即檔案工作不健全，檔案人員不明確，檔案管理不科學(xué)，檔案利用不方便。具體問題是：

1、社區(qū)人員檔案法治意識淡薄。多年來，社區(qū)作為城市最基層的社會組織，是檔案普法宣傳的薄弱環(huán)節(jié)，很多人根本不知道檔案還有法，再加上社區(qū)工作人員少，流動性強，疲于應(yīng)付各種事務(wù)性工作，對檔案和檔案工作缺乏必要的了解，特別是一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏認識，不重視建檔，沒有把社區(qū)建檔擺到社區(qū)工作的日程上來，更談不上把社區(qū)檔案工作與社區(qū)建設(shè)同步發(fā)展。

2、社區(qū)建檔缺乏有效機制。相當(dāng)一部分社區(qū)檔案工作無制度，或制度不完善，責(zé)任不明確，管理不到位，文件材料不僅得不到及時收集，而且處理隨意，誰收文誰處理，文件材料整理不規(guī)范，無專人負責(zé)，無專柜保管，許多文件材料分散在個人手中，嚴重影響了檔案的齊全完整，給利用帶來了極大不便，有的還造成了無法彌補的損失。

3、檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。由于社區(qū)沒有檔案工作專項經(jīng)費，檔案設(shè)施設(shè)備或陳舊落后，或數(shù)量不夠，檔案隨意堆放。特別是受辦公條件限制，社區(qū)普遍沒有專門檔案庫房，檔案室和辦公室在一起，檔案安全保管存在隱患。

造成這些問題的主要原因：一是受經(jīng)濟條件制約。社區(qū)建檔沒有專項經(jīng)費，未列入財政預(yù)算，各社區(qū)又無經(jīng)濟收入，開展檔案工作受到嚴重影響。二是沒有專兼職檔案人員。大部分社區(qū)檔案工作由社區(qū)黨支部書記或其他人員代管，平時事務(wù)繁忙，無暇顧及檔案工作。三是檔案收集不全，利用率較低。由于社區(qū)文件材料收集不齊全，管理也較為分散，查不到所需檔案，使檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的服務(wù)作用。四是宣傳不夠，檔案工作缺乏理解和支持。社區(qū)工作人員檔案意識普遍淡薄，特別是不少領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認為社區(qū)工作千頭萬緒，建檔又不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，搞與不搞一個樣。

二、試點情況

為確保社區(qū)檔案工作穩(wěn)步開展，邯鄲市檔案局采取先行試點的辦法，選擇叢臺區(qū)中華街道辦事處作為全市社區(qū)檔案規(guī)范管理試點單位，待取得經(jīng)驗后立即在全市推廣。

為做好試點工作，市檔案局會同叢臺區(qū)檔案局和中華街道辦事處認真研究，制定了實施方案，從組織領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、裝具用品、管理制度以及收集、整理、保管、利用等各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提出具體要求。通過試點，初步取得了一些經(jīng)驗。

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，建章立制，是規(guī)范社區(qū)檔案管理的保證。中華街道辦事處專門成立了黨工委書記牽頭，黨工委副書記主管，黨工委組織委員和主管社區(qū)工作的副主任具體負責(zé)，街道黨政辦主任和社區(qū)黨支部書記全程參與的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)；各社區(qū)也分別成立了由黨支部書記牽頭，檔案員具體承辦，形成一級抓一級，層層抓落實的齊抓共管局面。中華街道辦事處積極抓好檔案硬件建設(shè)，投資2萬余元，為各個社區(qū)統(tǒng)一配備了櫥窗式檔案柜、檔案盒。為確保社區(qū)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，制定了《中華街道社區(qū)檔案管理暫行辦法》，嚴格進行考核，做到年初有安排，定期有檢查，年末有考核，考核有獎懲。

2、明確人員，提高素質(zhì)，是規(guī)范社區(qū)檔案管理的關(guān)鍵。為提高檔案工作水平，街道對社區(qū)檔案員嚴格選用，專門制定出科學(xué)合理的選用程序和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)過嚴格的挑選和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，選出政治素質(zhì)高、原則性強、作風(fēng)正派，吃苦耐勞，服務(wù)意識較強的社區(qū)干部擔(dān)任檔案員。同時，為使檔案人員具有較強的業(yè)務(wù)能力，掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，采取“走出去”和“請進來”相結(jié)合的方式，在認真參加市、區(qū)檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時，先后通過街道每周四的機關(guān)學(xué)習(xí)、每周二的社區(qū)干部例會等方式，邀請區(qū)檔案局同Ww5BNSwS4qYOZ41M2Bz9L6NABf9exTwmkuk0dfK516I=志和網(wǎng)絡(luò)公司的人員講解檔案知識和電腦知識。通過對各社區(qū)書記和檔案員進行系統(tǒng)培訓(xùn)，強化了檔案意識，提高了檔案管理水平。

3、建章立制，完善措施，是規(guī)范社區(qū)檔案管理的根本。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”，依照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，指導(dǎo)辦事處制定了《檔案管理保密制度》、《檔案管理人員崗位責(zé)任制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》等制度，特別是因地制宜，結(jié)合實際制定了《中華街道辦事處社區(qū)檔案歸檔范圍及保管期限》，使社區(qū)檔案管理有了科學(xué)規(guī)范的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。為確保社區(qū)檔案規(guī)范管理，重點在“三個確保”上下功夫。一是在確保檔案資料收集完整性上下功夫。針對社區(qū)事務(wù)性工作繁雜的特點，要求各社區(qū)科學(xué)分類，對低保、計劃生育、黨員管理、殘疾人員信息、社區(qū)精神文明建設(shè)、居民個人信息等專項工作進行分門別類歸檔，不斷做好文件、圖書、資料的收集以及照片、榮譽檔案的整理歸檔工作，保證了檔案質(zhì)量和各門類檔案的齊全完整。二是在確保資料保管安全上下功夫。對各社區(qū)檔案室安裝了避光窗簾，配備了滅火器、防蟲藥等；對各社區(qū)資料專柜存放，定期對檔案資料的數(shù)量和保管狀況進行全面檢查，規(guī)范使用管理程序，定期對檔案資料及存放處所進行透風(fēng)、除塵、消毒、防蛀等工作。三是確保檔案資料歷史延續(xù)上下功夫。街道辦事處利用檔案資料，編寫了《中華街道辦事處大事記》和《中華街情》，不僅方便了檔案利用，而且使檔案資料得到了延續(xù)。

4、加強利用，搞好服務(wù)，是規(guī)范社區(qū)檔案管理的目的。辦事處和各社區(qū)十分重視檔案利用，按照國家、省、市、區(qū)的有關(guān)規(guī)定，積極為各級領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為機關(guān)工作提供指導(dǎo)根據(jù)，為重點項目建設(shè)、民政、低保、資產(chǎn)以及民生政策落實等工作提供客觀真實證據(jù)，為社區(qū)群眾辦事提供便利。街道辦事處廣泛開展“街道社區(qū)檔案信息調(diào)查活動”，充分發(fā)揮社區(qū)離退休老黨員、老干部、邯鄲老戶居民熟悉街情、區(qū)情、市情的特點，對調(diào)查到的各類信息進行登記，不僅及時補充了檔案，也方便了檔案利用。

三、措施建議

根據(jù)試點情況和社區(qū)建檔現(xiàn)狀，建議采取以下措施，以推進社區(qū)檔案規(guī)范管理，加快社區(qū)檔案工作步伐。

1、加大宣傳力度，增強檔案意識。一是在社區(qū)大力宣傳《檔案法》，通過舉辦展覽、宣傳手冊、傳單等形式讓人們了解檔案和檔案工作，尤其提高領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識。要面向辦事處和社區(qū)積極宣傳檔案法律法規(guī)，使他們特別是辦事處領(lǐng)導(dǎo)充分認識檔案在社區(qū)建設(shè)中的重要作用，營造關(guān)心支持檔案工作的良好氛圍；二是社區(qū)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理，設(shè)立綜合檔案室，成立以社區(qū)主要負責(zé)人為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)社區(qū)檔案工作，并配備專兼職檔案人員；三是根據(jù)實際制訂切實可行的社區(qū)檔案管理辦法，做到有章可循，有法可依。同時，建立必要的檢索工具和統(tǒng)計臺賬，為檔案利用提供方便。

2、加大支持力度，提高人員素質(zhì)。要爭取街道辦事處在資金上支持社區(qū)開展建檔工作，解決社區(qū)建檔工作所需的經(jīng)費、檔案裝具和安全保護設(shè)備，確保社區(qū)檔案管理有序和規(guī)范化。加大社區(qū)檔案人員培訓(xùn)力度，適時舉辦培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容可重點放在提高檔案人員業(yè)務(wù)知識及運用計算機技能上，為開展檔案工作提供應(yīng)有支持。

3、規(guī)范業(yè)務(wù)要求，提升工作手段。檔案部門要經(jīng)常深入到社區(qū)及時幫助解決業(yè)務(wù)問題，做好指導(dǎo)工作，一是制定符合實際的《邯鄲市社區(qū)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表》。二是積極推行檔案管理信息化，建立社區(qū)檔案計算機管理和利用平臺。三是建立社區(qū)檔案工作考核機制。將檔案工作納入社區(qū)年度目標(biāo)管理考核檢查范圍，將檔案工作開展情況與檔案人員的相關(guān)待遇掛鉤，對檔案工作好的，取得顯著成績的要給予表彰和獎勵，以有效調(diào)動社區(qū)檔案人員的積極性。

4、重視檔案收集，服務(wù)利用為先。各社區(qū)除了正常收集和接收檔案外，還要注重突出本社區(qū)特色，深入調(diào)查研究，對有關(guān)本社區(qū)范圍內(nèi)的民俗風(fēng)情、名勝古跡、社區(qū)面貌變遷的檔案，發(fā)生過的重要事件、重大活動的檔案，出現(xiàn)過的著名人物、新鮮事物的檔案等，要主動收集、整理、歸檔，以提高社區(qū)檔案的特色和含“金”量。要著重抓好下崗職工檔案、特困家庭檔案、特困戶“低?！睓n案、優(yōu)撫對象檔案、孤寡老人檔案、殘疾人檔案、居民健康檔案、社區(qū)名人檔案等。要找準(zhǔn)檔案工作為社區(qū)建設(shè)服務(wù)的結(jié)合點和切入點，主動開展服務(wù)，根據(jù)社區(qū)自身特點，多提供居民最需求的檔案信息服務(wù)。

（作者單位：邯鄲市檔案局）