社會保險檔案管理科學化的路徑探析

社會保險檔案管理是社會保障工作的重要組成部分，是推進社會保障體系建設的基礎和前提。隨著社會保障工作法制化、社會化、規(guī)范化進程的加快，社會保險檔案的數量與日俱增、范圍日益擴大、承載的功能越來越重要、管理的任務越來越艱巨，迫切需要職能部門科學審視檔案工作、科學研判發(fā)展大勢，實施科學化管理、走科學發(fā)展之路。

一、創(chuàng)新科學化的管理模式，加快“三個轉變”

我國現行的社會保障管理體制是分散型的，導致社會保險檔案管理普遍存在管理機構分設、檔案保管分散、信息資源分割、規(guī)范標準不統(tǒng)一、查詢利用不方便、服務功能不健全等方面的弊端。推進檔案管理科學化，就要改革這些弊端，改造管理模式，創(chuàng)新發(fā)展思路，加速“三個轉變”。

改革分散管理的弊端，向集中管理轉變。在現行體制下，社會保險檔案歸屬不同的機構管理，事實上形成了一個人不同險種的保險資料分別保存在不同的機構、一個機構不能查詢到一個人的全部社會保險信息。這狀況不僅造成了多頭經辦、業(yè)務交叉，資源浪費的問題，也給檔案的管理、查詢和利用帶來諸多不便，直接影響了檔案的功能和部門的形象。因此，加快理順管理機構、實行“大集中”管理迫在眉睫。在當前經辦機構分設的情況下，應著力抓好檔案資源整合，盡可能將檔案集中在一個職能單位管理，具備條件的可成立社會保險檔案管理信息中心，實現養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等保險檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

改革紙制媒介的弊端，向電子媒介轉變。電子檔案是隨著計算機技術、數字化技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)。傳統(tǒng)的紙質檔案不僅查詢費時費力、極不方便，經常翻閱還會造成檔案污染、殘缺、甚至丟失。特別是在檔案數量急劇增加、變動日益頻繁的新形勢下，紙質檔案需要錄入的信息會越來越多，但查閱的速度會越來越慢，難以滿足快捷準確的服務需求。與紙制檔案相比，電子檔案不僅具有方便快捷、管理成本低和支持多人同時在線查閱等優(yōu)點，還具有體積小、容量大、易保存、效率高等獨特優(yōu)勢，已成為檔案管理的主要模式。因此，紙質檔案向電子檔案轉換勢在必行。

改革自我服務的弊端，向社會服務轉變。以往的社會保險檔案管理是封閉式的，服務對象僅限于社保部門的工作人員和參保單位的勞資人員，利用率普遍不高，參保群眾知之甚少，社會服務功效甚微。但是隨著經濟社會發(fā)展的持續(xù)加快和社會保障事業(yè)的深入推進，社會保險檔案的基礎性地位和服務性功能日益突出，已經成為社會保障制度的基石、群眾依法維權的幫手、政府科學決策的參謀，其服務范圍越來越廣、服務層次越來越高。由此可見，社會保險檔案的管理是開放式的、功能是多元化的、服務是社會化的，必須樹立“大服務”的觀念、構建社會化的服務格局。

二、運用科學化的管理手段，推進“三化”建設

檔案管理科學化是對社會保險檔案管理進行全方位加強、改進和提升的系統(tǒng)工程。當前工作的重點是，針對社會保險檔案工作中存在管理制度不夠完善、信息化水平相當落后、社會化服務相當薄弱等亟待解決的突出問題，采用相應的科學化手段，加快girc8qi4Z0hoJp6PsT/durRp1kzPmx5FLbiB9X+9UKg=推進“三化”建設。

運用法治手段，全面加強規(guī)范化建設。檔案管理規(guī)范化，是根據相關的法律法規(guī)和政策規(guī)定，通過建章立制、細化標準、規(guī)范程序等措施，更加科學有效地管好用好檔案資源。《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定》是規(guī)范社保檔案管理的一部重要行政規(guī)章，是檔案管理規(guī)范化的重要遵循。要按照《規(guī)定》要求，抓緊建立健全檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交等方面的管理制度，確保檔案管理的每一道程序、每一個環(huán)節(jié)都有章可循、有據可依；要合理確定歸檔范圍，科學界定保管價值，準確劃分保管期限，確保檔案材料真實、完整、安全；要認真開展檔案管理達標活動，確保如期實現“有專門庫房、有專職人員、有規(guī)范的流程和制度，有正常的經費保障渠道”的目標。

運用科技手段，大力推進信息化建設。檔案管理信息化是借助信息化、數字化技術手段，把檔案資源以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相連接，形成一個結構有序、資源共享的檔案信息庫，并利用計算機系統(tǒng)對檔案資源進行科學整合和有效利用。社會保險檔案管理信息化，主要包括檔案信息資源建設和相關基礎平臺建設。檔案信息資源建設是通過數字化、網絡化等信息技術建立的檔案目錄數據庫和檔案信息存儲系統(tǒng)；檔案基礎平臺建設是通過檔案信息網絡和相關管理系統(tǒng)建立的檔案信息資源傳輸和共享的技術支撐平臺。要按照這些要求，加快業(yè)務檔案數字化和網絡化建設，建立和完善檔案目錄數據庫，逐步實現業(yè)務檔案計算機檢索；要把電子文件納入檔案管理的范疇，電子文件要實行脫機備份，與紙質文件建立相應的有機聯(lián)系；要將檔案管理信息化納入電子政務和辦公自動化建設的總體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排、整體設計、同步實施。

運用服務手段，切實抓好社會化建設。檔案管理的目的在于檔案資源的開發(fā)與應用。社會保險檔案作為重要的民生檔案，不僅具有廣泛性、動態(tài)性、人本性的特點，還在服務群眾、服務社會、服務經濟發(fā)展上具有“資政惠民”的獨特優(yōu)勢和作用，這就決定了社會保險檔案管理的社會化發(fā)展方向。因此，推進社會保險檔案管理社會化，要立足檔案資源的開發(fā)與應用，建設“兩個體系”。一方面，加快建立覆蓋全體參保群眾的檔案資源體系，按照《社會保險業(yè)務材料歸檔范圍與保管期限》的規(guī)定，健全檔案信息，開發(fā)檔案資源，做到社保事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案資源就征集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。另一方面，加快建立服務全社會的檔案利用體系，緊緊圍繞黨委和政府的中心工作、圍繞社會需要和群眾需求，及時提供專題服務，實現檔案資源廣泛共享，不斷提高檔案的應用水平和服務功效。

三、健全科學化的管理體系，強化“三個保障”

強化組織保障。要加強領導，把檔案管理科學化作為社會保障體系建設的基礎工程，擺在突出位置，提到議事日程，納入社會保障工作的長遠規(guī)劃、年度計劃和目標管理責任制；要強化責任，主要領導親自抓，分管領導重點抓，業(yè)務部門具體抓，形成一級抓一級，層層抓落實的工作格局；要常抓不懈，以抓鐵有痕、踏石留印的力度和韌勁，加強督導、精心指導、狠抓落實，不斷謀劃新思路、研究新情況、解決新問題，推動檔案管理科學化水平的持續(xù)提升。

強化人力保障。要按照政治合格、業(yè)務精湛、作風過硬、務實高效的要求，建設一支高素質的專業(yè)隊伍，提高檔案工作的執(zhí)行力；要健全用人機制，通過招聘、轉崗、培訓、交流、觀摩、考察等多種方式，充實隊伍、穩(wěn)定隊伍，保持檔案工作的連續(xù)性；要加強對檔案管理人員的思想政治教育和專業(yè)技術技能培訓，使其達到應有的資質；要重視檔案人才的培養(yǎng)和引進，打造科技型、創(chuàng)新型、復合型的人才隊伍，為檔案管理科學化提供智力支持和人才保障。

強化經費保障。在當前“大社?！北尘跋?，檔案數量龐大，管理過程必然產生大額經費支出；隨著檔案管理規(guī)范化、信息化、社會化進程的加快，檔案館庫、專用設備、信息化管理技術和安全技術等軟件硬件建設，都需要大量的資金投入。要以“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的科學態(tài)度，多渠道籌集資金，主要是大力爭取財政預算資金、上級專項資金和政策扶持資金，努力化解資金“瓶頸”，推動社會保險檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

（作者單位：承德市人力資源和社會保障局）