加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作初探

檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，檔案管理水平的高低是醫(yī)院基礎(chǔ)管理狀況的重要體現(xiàn)之一。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，圍繞面臨爭創(chuàng)三級(jí)專科醫(yī)院形勢下，怎樣更好發(fā)揮檔案管理工作的作用進(jìn)行探討。

一、緊緊圍繞醫(yī)院上等級(jí)活動(dòng)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作

1.為醫(yī)院決策提供有力支持

上等級(jí)活動(dòng)與醫(yī)院的整體工作密切相關(guān)，涉及到全院30多個(gè)科室，《三級(jí)精神病?？漆t(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》涉及的內(nèi)容、要求和指標(biāo)豐富而具體。據(jù)此，檔案部門可利用檔案所具有的憑證功能和監(jiān)督管理功能，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的收集、歸檔、整理和利用，積極做好檔案管理基礎(chǔ)性建設(shè)工作，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

2.完善醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度

制度建設(shè)是基礎(chǔ)，醫(yī)院上等級(jí)活動(dòng)要從建章立制入手。雖然在多年的發(fā)展中，我院制訂有多項(xiàng)規(guī)章制度及人員職責(zé)，但需要不斷地適應(yīng)新形勢、新要求，及時(shí)修訂、補(bǔ)充完善各類規(guī)章制度，及時(shí)進(jìn)行“廢、改、立”，不斷規(guī)范醫(yī)院的醫(yī)療行為。鑒于此，我院在綜合檔案室收集醫(yī)院發(fā)展歷程中形成的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行了全面清理，不但從中梳理出本院管理工作的基本脈絡(luò)，又發(fā)現(xiàn)在管理工作中存在的一些薄弱環(huán)節(jié)。同時(shí)建立健全責(zé)任制，形成了一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的管理體系，為醫(yī)院建立長效機(jī)制，推進(jìn)科學(xué)化正規(guī)化管理提供了良好的保證。

3.扎實(shí)抓好相關(guān)制度的落實(shí)

好的制度如果僅僅停留在紙上，不能落到實(shí)處，必然是形同虛設(shè)。在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行整理分析的基礎(chǔ)上，為活動(dòng)的深入開展提出有針對(duì)性的意見和建議。如對(duì)醫(yī)院病歷檔案進(jìn)行質(zhì)量控制，可清楚地了解醫(yī)院三級(jí)查房、術(shù)前討論、疑難病例討論、死亡病例討論等醫(yī)療核心制度的落實(shí)情況，還能發(fā)現(xiàn)病程記錄、病歷書寫規(guī)范等基本規(guī)范執(zhí)行中存在的問題，掌握醫(yī)院在醫(yī)技功能科室管理方面的現(xiàn)狀，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化質(zhì)量管理提供決策參考，同時(shí)最大限度地避免醫(yī)療糾紛的發(fā)生。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分析，幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)了解醫(yī)院財(cái)務(wù)制度、成本核算、醫(yī)療收費(fèi)等制度的執(zhí)行情況，依法規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，完善經(jīng)濟(jì)核算與分配辦法，提高經(jīng)濟(jì)管理水平，控制醫(yī)療成本，降低醫(yī)藥費(fèi)用，找出差距等，使得醫(yī)院在抓管理中更加有針對(duì)性，真正把各項(xiàng)基礎(chǔ)管理的規(guī)范要求落實(shí)到位。

二、注重發(fā)揮檔案上等級(jí)活動(dòng)中的獨(dú)特作用

1.進(jìn)一步加大宣教力度

通過院職工大會(huì)、院務(wù)會(huì)、中層例會(huì)、科務(wù)會(huì)及醫(yī)院局域網(wǎng)、《工作通訊》、宣傳櫥窗等多種務(wù)實(shí)管用的機(jī)會(huì)和形式，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等法規(guī)的宣傳教育工作，尤其是加大宣傳檔案工作對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院基礎(chǔ)管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的積極作用，增強(qiáng)全院職工的檔案意識(shí)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和更多理解支持，把檔案的收集和歸檔工作列入醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任管理和年終考核內(nèi)容之一，把檔案管理工作列為年終評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)的項(xiàng)目，有效地調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。

2.保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率

合理的管理體制是檔案管理工作的基礎(chǔ)，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理和分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則，將我院的文書、科研、教學(xué)、基建等檔案集中到綜合檔案室統(tǒng)一管理。醫(yī)院病案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等由業(yè)務(wù)部門管理分工負(fù)責(zé)，綜合檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，建立本院檔案人員網(wǎng)絡(luò)，在各科設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案收集整理工作。通過以上措施，有效保證醫(yī)院各類檔案的歸檔率和完整率。在歷年上級(jí)管理部門組織的檢查中，文書檔案符合要求，受到上級(jí)管理部門的充分肯定。

3.加快檔案現(xiàn)代化管理步伐

發(fā)揮計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備在檔案管理中的作用，一方面，幫助檔案人員整理、組卷（件），自動(dòng)編制歸檔文件目錄、分類目錄、目錄索引，并通過自動(dòng)檢索查找等，方便借閱、查檔，提高檔案工作效率和利用效率。另一方面，通過數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)有效地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各科室提供檔案信息，滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)檔案利用、醫(yī)院管理與醫(yī)院發(fā)展的良性互動(dòng)。

（作者單位：河北省榮軍醫(yī)院）