如何做好員工離職面談

摘要：?jiǎn)T工離職面談不用企業(yè)額外付出報(bào)酬，卻常常能收到許多意想不到的效果?；诖耍瑥膯T工離職性質(zhì)出發(fā)歸納主動(dòng)離職和被動(dòng)離職談話的內(nèi)容，闡述離職談話的一般過程及注意事項(xiàng)，以期為企業(yè)挽留人才或避免給企業(yè)帶來不良影響提供借鑒。

關(guān)鍵詞：離職面談；面談內(nèi)容；面談流程

中圖分類號(hào)：F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1000-8772（2013）01-0087-03一、離職面談的作用

員工離職是指員工與受雇組織終止雇傭關(guān)系的過程，按員工離開組織的意愿可將其分為員工主動(dòng)離職和被動(dòng)離職，主動(dòng)離職包括員工辭職的所有形式，被動(dòng)離職則包括辭退和集體性裁員。員工離職面談是指員工準(zhǔn)備離職或者已經(jīng)離職后即將離開公司時(shí)，企業(yè)和員工之間的溝通談話，是國際上比較流行的一種做法，是管理人本主義的一種體現(xiàn)；也是企業(yè)人力資源管理部門的一項(xiàng)最要職責(zé)。不用企業(yè)額外付出報(bào)酬，卻能收到許多意想不到的效果。

有效的離職面談是一種潤(rùn)滑劑，可以消除敵意和誤會(huì)，挽留人才，預(yù)防不利行為。與即將離職的員工進(jìn)行坦誠的溝通、交談，可以消除彼此的誤解，融洽雙方的關(guān)系，起到挽留核心員工的作用。而對(duì)于企業(yè)不想留用的員工，通過離職談pzoOxUBVRrztepXySZNfQQ==話能有效緩解員工的緊張情緒，讓員工將不滿意發(fā)泄出來，減少他們與管理人員的對(duì)抗和沖突，避免給企業(yè)帶來不良影響。

有效的離職面談是一面鏡子，可以發(fā)現(xiàn)制度問題，改善企業(yè)管理，調(diào)整招聘行為。人之將走，其言也真。通過面談可以得到離職員工的意見回饋，了解企業(yè)存在的問題，明了管理的得失，利于企業(yè)的下一步改進(jìn)；另外，企業(yè)可以通過離職面談總結(jié)離職群體的特征，發(fā)現(xiàn)這個(gè)群體與企業(yè)不融合的原因，在以后的招聘過程中，就可以較快剔除不適合本公司的求職者。

有效的離職面談是一張進(jìn)度表，可以提升公司形象，增加員工信心，給公司帶來長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。通過離職面談可以傳達(dá)出企業(yè)重視人才及其意見的訊息，樹立以人為本的形象，對(duì)外可提升公司形象，對(duì)內(nèi)能增強(qiáng)在職員工對(duì)企業(yè)的信任感。另外，通過離職面談，可以向員工發(fā)出友善信號(hào)，使其認(rèn)識(shí)到彼此仍是朋友。與其保持良好的關(guān)系，還可能為企業(yè)帶來很多長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益，如新客戶和市場(chǎng)機(jī)會(huì)、人才推薦機(jī)會(huì)，甚至優(yōu)秀的員工回流到公司繼續(xù)效力等。

二、離職面談的內(nèi)容

由于主動(dòng)離職和被動(dòng)離職在性質(zhì)上有很大的不同，所以從企業(yè)角度開展的離職面談的側(cè)重點(diǎn)也要有所不同。

主動(dòng)離職面談至少應(yīng)包含如下內(nèi)容：請(qǐng)員工談?wù)剛€(gè)人做出離職決定的原因和想法，對(duì)個(gè)人發(fā)展的考慮和設(shè)想；了解員工對(duì)公司、主管和同事的評(píng)價(jià)，進(jìn)一步確認(rèn)離職的真實(shí)原因；談?wù)勂髽I(yè)對(duì)于員工離職的看法，同意還是進(jìn)一步挽留，如果員工有愿意留下的條件，企業(yè)可以在其可承受的范圍內(nèi)給予，如果不能，則向員工予以解釋、說明，員工仍不能留下的，企業(yè)應(yīng)同意其辭職；善意提醒其應(yīng)注意到的違約責(zé)任、附屬協(xié)議和禁止條款；提供員工在職期間的職業(yè)生涯總結(jié)、評(píng)定信息，根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)對(duì)其順利適應(yīng)新的工作提供指導(dǎo)和建議；關(guān)注員工的離職反應(yīng)，并向員工表明人力資源部門的下一步工作推動(dòng)和希望員工予以配合的事情；就員工本人關(guān)系的問題進(jìn)行解答和提供咨詢，對(duì)勞資雙方的誤會(huì)做一些良性解釋或補(bǔ)救性溝通，排除員工對(duì)公司、管理者的一些誤解等。

被動(dòng)離職面談比主動(dòng)離職面談更復(fù)雜、更難，想要做好需要把握好其重點(diǎn)內(nèi)容，至少應(yīng)包括以下方面：告知員工企業(yè)的辭退、裁員決定和理由，以及具體方案，主要包括合同中約定的工資、補(bǔ)償金、福利、失業(yè)津貼、遣散費(fèi)、紅利等，并結(jié)合勞動(dòng)法律的規(guī)定和企業(yè)的規(guī)章制度對(duì)上述方案進(jìn)行清晰的解釋；認(rèn)真聽取員工的意見，對(duì)于有異議的員工企業(yè)要出具相應(yīng)的事實(shí)證據(jù)來證明員工的行為已經(jīng)符合法定辭退的條件或者證明企業(yè)已經(jīng)具備了進(jìn)行集體性裁員的法定條件，以理服人；盡量讓員工接受裁員、辭退的事實(shí)，避免不必要的勞動(dòng)爭(zhēng)議事件的發(fā)生；對(duì)于關(guān)系員工實(shí)質(zhì)性經(jīng)濟(jì)利益的問題要給予政策上的解讀，并結(jié)合員工的個(gè)性特征、興趣愛好和職業(yè)需求，為員工提供職業(yè)生涯規(guī)劃和指導(dǎo)，為員工解讀國家和企業(yè)的政策，幫助員工實(shí)現(xiàn)再就業(yè)，或者為員工提供職業(yè)介紹服務(wù)，幫助員工找到工作，盡量消除員工對(duì)企業(yè)的不良印象；真誠地請(qǐng)員工指出企業(yè)的現(xiàn)存問題，為企業(yè)的發(fā)展獻(xiàn)策，請(qǐng)員工保持聯(lián)系，一旦企業(yè)有需要，歡迎他們?cè)倩貋恚粚?duì)員工提出的其他合理且在企業(yè)能力范圍內(nèi)的要求（如一封推薦信、證明信），企業(yè)要盡量給予滿足；對(duì)于集體性裁員，可以請(qǐng)法律專家、心理輔導(dǎo)專家給予支持，共同幫助員工度過心理抗拒期，預(yù)防意外的發(fā)生。

三、離職面談的過程

離職面談在什么時(shí)候開始？一般當(dāng)人力資源部門收到來自

1.準(zhǔn)備階段

（1）信息收集

離職面談是一個(gè)雙向溝通的過程，需要知己知彼才能達(dá)到好的效果。首先，要根據(jù)離職信息（辭職報(bào)告、企業(yè)決議等）判斷離職的原因和性質(zhì)。其次，要對(duì)離職員工的基本信息有所理解，可以通過人事檔案，對(duì)其年齡、工齡、工作經(jīng)歷、家庭情況以及工作表現(xiàn)等有一個(gè)初步的了解；也可以通過和上司或者有關(guān)人員談話，了解他的工作表現(xiàn)、個(gè)人興趣以及工作態(tài)度等，并且要了解和確認(rèn)主管經(jīng)理對(duì)離職事件結(jié)果的期望。最后，查詢員工的勞動(dòng)合同執(zhí)行情況和附屬協(xié)議情況（培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議、服務(wù)合同等），財(cái)務(wù)借款情況、設(shè)備領(lǐng)用情況等。

（2）確定面談方案

首先，要明確談話目的。離職談話與一般的談話不同，具有明確的目的性。針對(duì)不同離職人員，談話的目的和側(cè)重點(diǎn)會(huì)有所不同：對(duì)主動(dòng)離職員工，尤其是骨干或核心員工，談話的目的可能在于怎樣留住他，如何留不住，要弄清原因何在，了解他的下一步打算和聯(lián)系方式。對(duì)被動(dòng)離職員工和企業(yè)辭退的員工談話，目的可能在于解釋辭退原因，安撫員工，消除誤解和抱怨，并結(jié)合員工的特點(diǎn)，給出下一步的建議；而和特殊情況下的集體性裁員的員工談話目的可能要側(cè)重于讓員工理解公司的苦衷和政策，并解釋在政策指引下公司提供的補(bǔ)償和幫助。

其次，擬定談話提綱。談話提綱不一定要寫在紙上，但一定要有一個(gè)談話的要點(diǎn)和先后順序。離職員工一般都是有工作經(jīng)驗(yàn)的，要考慮到他們的顧慮、性格、反應(yīng)，涉及有關(guān)的問題。談話者要將談話提綱與上面的談話目的、員工的信息相結(jié)合，以保證談話的效果。而且要確保談話內(nèi)容充實(shí)清晰，具有連貫性，容易理解。

最后，確定時(shí)間、地點(diǎn)和主持人。面談一般選在員工遞交辭職信或者收到辭退信以及辦理好離職手續(xù)的當(dāng)天進(jìn)行。人力資源部門應(yīng)及早約定面談時(shí)間，通知員工參加離職面談，判斷員工的可能反應(yīng)，做好面談的心理準(zhǔn)備，并擬定相應(yīng)的對(duì)策。

好的面談環(huán)境有利于讓離職員工無拘無束地談?wù)搯栴}，故面談地點(diǎn)應(yīng)該具有隱私性，一方面不必要讓其他員工知曉，另一方面避免被打斷和干擾?？梢赃x擇讓人精神放松的、空間明亮的茶館、咖啡廳或者私人工作間等。

一般而言。員工離職面談應(yīng)由企業(yè)人力資源部門負(fù)責(zé)實(shí)施，可以由人力資源部經(jīng)理、總監(jiān)等執(zhí)行，也可以南分管離職員工所在部門的經(jīng)理、副總執(zhí)行。當(dāng)然可以是公司內(nèi)外具有資格的其他人，但原則上企業(yè)談話人應(yīng)比離職員工的職級(jí)略高，至少應(yīng)該對(duì)等，并且員工能與其進(jìn)行公開、坦誠的談話。

另外，為了從容應(yīng)對(duì)離職談話，談話人不僅要有良好的面談技能，還要對(duì)有關(guān)的法律法規(guī)、公司制度和文化有深入的理解。比如《勞動(dòng)合同法》對(duì)員工離職的一些規(guī)定，公司裁員政策、補(bǔ)償方案甚至業(yè)界的發(fā)展態(tài)勢(shì)、市場(chǎng)狀況等等。

（3）實(shí)施階段

開場(chǎng)：

請(qǐng)離職員工入座，給其倒杯水，以握手、點(diǎn)頭、微笑等開場(chǎng)。

溝通：

主持面談?wù)咦晕医榻B，表明身份，簡(jiǎn)要闡述一下本次面談的目的。例如：您好，我是人力資源部xxx，今天約您過來主要是想跟您談?wù)勀x職的情況，以便于我們做好下一步工作。請(qǐng)您放心，今天談活的內(nèi)容我會(huì)為您保密，不會(huì)給您造成人任何不良影響。

提出問題，從較輕松的問題開始，范圍要盡量廣，給對(duì)方充足的表達(dá)空間和時(shí)間。例如，您方不方便談一下是哪些方面的原因促使您做出這個(gè)決定的呢？而不是說：您覺得公司的工資報(bào)酬讓您滿yaFpHg6rPSHI5WXne5gc9A==意嗎？再比如，對(duì)于公司的辭退決定您是怎么考慮的？而不是：公司的辭退決定您是不是很不滿？

如果對(duì)方不拒絕的話，可以深入了解情況。例如，如果對(duì)方說，我覺得公司的氛圍不適合我，那么不妨問一下：您覺得主要表現(xiàn)在哪些方面呢？應(yīng)如何改進(jìn)呢？再比如，如果對(duì)方說，我覺得企業(yè)辭退我不公平、不合理。那么你不妨問一下：您覺得哪些方面不合理，為什么不合理呢？

如果上述問題企業(yè)通過改進(jìn)措施能滿足員工的需求.此時(shí)可以給員工一些冷靜思考的時(shí)間，并針對(duì)員工離職的原因做出一些可以達(dá)成的承諾，盡最大可能挽留提出離職的員工。如果離職人員對(duì)辭退不能理解，或怨恨，就要用數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)做解釋，盡量讓其接受。

面談過程中，注意離職人員的情緒變化，站在對(duì)方的角度看問題，提問時(shí)要注意輕重緩急，給對(duì)方一些善意的安慰。例如，在面談過程中，員工情緒激動(dòng)流淚時(shí)，你可以放點(diǎn)舒緩的音樂，請(qǐng)他喝點(diǎn)水緩和一下，或者給她點(diǎn)紙巾擦拭眼淚，給其點(diǎn)時(shí)間平復(fù)心情。

尊重離職員工，盡量避免提出涉及其個(gè)人隱私的問題。如果離職員工主動(dòng)談及，要主動(dòng)傾聽，不要插話，以點(diǎn)頭微笑回應(yīng)，如果是家庭生活上的問題，你可以結(jié)合個(gè)人情況提出一些小的建議。

試問離職員工是否還有其他要求，在能力范圍內(nèi)盡可能滿足。例如，企業(yè)辭退的離職員工想用辭職的方式來保住自己的面子，那么企業(yè)就應(yīng)該答應(yīng)以辭職的方式通知他的同事和客戶。另外.企業(yè)可以主動(dòng)提供一份推薦信或者適當(dāng)資助被裁員工參加就業(yè)培訓(xùn)，再或者對(duì)員工在公司的職業(yè)生涯進(jìn)行總結(jié)、評(píng)價(jià)，對(duì)其順利進(jìn)入適應(yīng)新生活提供必要的建議和指導(dǎo)。如果員工提出的要求無法給予答復(fù)，向其說明，和相關(guān)人員溝通后，給其答復(fù)。

面談結(jié)束：

感謝對(duì)方的配合，以握手等方式客氣地送對(duì)方出門，無論結(jié)果怎樣都要祝福對(duì)方，祝其事業(yè)家庭都美好。

交流的過程中，主持者應(yīng)注意：開放型問題多問些，探討和征詢的語氣要多點(diǎn)，避免一些引導(dǎo)性的問題，讓離職員工無拘無束地談?wù)搯栴}并注意保守員工的秘密。談話者必須要讓員工體會(huì)到你的真誠，而且要記住你代表的是公司；必須要清楚、堅(jiān)定地表達(dá)你的意思，以免產(chǎn)生任何誤會(huì)或不實(shí)的希望，切要顧及離職員工的感受。對(duì)于事關(guān)員工工作績(jī)效和行為表現(xiàn)的舉例要確實(shí)，避免使用像“不負(fù)責(zé)任”、“不可靠”等帶有價(jià)值判斷的字眼。另外。主持者應(yīng)隨時(shí)察言觀色，設(shè)法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲€上，專注傾聽其所抱怨的人和事。當(dāng)被面談?wù)弋a(chǎn)生防衛(wèi)的情況時(shí)，應(yīng)該及時(shí)地關(guān)心他的感受，不要唐突地介入，更不可做任何承諾。面談?wù)邞?yīng)該做離職者的傾聽者，多聽、少說，及時(shí)做良性或補(bǔ)救性溝通，必要時(shí)給予能力范圍內(nèi)的指導(dǎo)和幫助。

3，分析、總結(jié)階段

（1）檢驗(yàn)面談信息真?zhèn)?/p>

可以把員工在面談中所說的，反饋給其直接的主管，也可以用其個(gè)人基本資料、培訓(xùn)及考核記錄進(jìn)行求證。另外還可以同其他在職員工談話來驗(yàn)證。比如，面談中的離職原因是工作條件差，就有必要與仍在崗的員工交流以核對(duì)真?zhèn)巍?/p>

（2）面談資料整理

離職面談后，一方面，匯總整理面談內(nèi)容，建立離職員工面談?dòng)涗浛?；另一方面，建立離職員工數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫至少要包括離職員工的姓名、職位、通訊地址、電話郵箱、離職去向以及新職位等。在此基礎(chǔ)上，動(dòng)態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息.完成數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)更新。

（3）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

人力資源部門應(yīng)對(duì)面談?dòng)涗涍M(jìn)行匯整，針對(duì)內(nèi)容分析整理出真正原因，提出改善意見以防范類似事情再度發(fā)生。另外，人力資源部門也要對(duì)面談的效果進(jìn)行分析總結(jié)，如面談人選擇如何，時(shí)間地點(diǎn)安排得如何，方案準(zhǔn)備得如何，面談技巧運(yùn)用得如何等等，為下一次的面談提供經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)。

四、結(jié)論

總之，與員工離職面談企業(yè)應(yīng)以誠相待，以法為據(jù)，對(duì)員工要曉之以理，動(dòng)之以情。

（責(zé)任編輯：趙媛）