企業(yè)檔案信息化建設(shè)淺論

羅法銀

【摘 要】企業(yè)是我國經(jīng)濟建設(shè)的主體，其檔案管理信息化工作既是企業(yè)信息化的必然要求，也是全國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，要把做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)提到為經(jīng)濟建設(shè)這個中心服務(wù)和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度，切實予以重視和推進。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案；信息化

信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢，是推動經(jīng)濟社會變革的重要力量。上個世紀末和本世紀初興起的信息化浪潮，正在改變著數(shù)千年的經(jīng)濟形態(tài)，改變著生產(chǎn)和銷售模式，改變著全球的交往和交換模式，改變著人類的生產(chǎn)和生活方式，改變著人類幾千年來的思維定式。在這個以信息科學為主要應(yīng)用技術(shù)之一的新時代里，整個人類社會和生活都發(fā)生或正在發(fā)生著巨大變化。人們生活再也不能離開現(xiàn)代信息技術(shù)手段，信息化成為了人們?nèi)找骊P(guān)注的問題。

在檔案界，信息化的呼聲也越來越高，特別是在信息化最活躍的企業(yè)，“檔案信息化”更成為擺在企業(yè)檔案部門面前的一個重要課題。

企業(yè)檔案是有價值的信息資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。對于機構(gòu)和社會來說，為了保護并保存活動的證據(jù)，采用系統(tǒng)的方法對檔案進行管理是必要的。檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)活動的信息源，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策及其后續(xù)活動提供支持，也可以確保對當前和未來的受益人的責任承諾。

一、檔案信息化管理的必要性

企業(yè)檔案對于經(jīng)濟發(fā)展的推動具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經(jīng)濟管理、生產(chǎn)管理的水平。根據(jù)經(jīng)濟學原理，經(jīng)濟增長的三要素是指資本、勞力和綜合要素，其中綜合要素是科技、教育、管理等軟要素的集成。檔案是科技、教育和管理活動中最具有影響力和輻射力的關(guān)鍵性要素之一，它是科學決策的依據(jù)，是知識共享的承載，是科技創(chuàng)新的基礎(chǔ)，是組織和調(diào)動物質(zhì)、資金、人才等其他資源合理流動的“引擎”。因此，充分挖掘檔案的價值，對于提高經(jīng)濟管理水平，提高綜合要素貢獻率，進而提高企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展水平是一個必要而有效的途徑。如通過利用檔案信息而降低技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)過程的成本，以充分的檔案信息支持決策，降低或消除因為信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，實現(xiàn)資源配置優(yōu)化等。因為完全競爭市場是理想的市場結(jié)構(gòu)，而這種市場結(jié)構(gòu)的假設(shè)條件之一就是生產(chǎn)者和消費者都擁有充分、準確的信息，這其中當然包括作為原始記錄的文件和檔案信息。

二是作為生產(chǎn)要素進入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟收益。近年來世界各國信息資源產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，全球年增長率高達33%，成為一大經(jīng)濟增長點。如美國年產(chǎn)值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產(chǎn)業(yè)；歐盟年產(chǎn)值4300億歐元，已超過電信和IT制造業(yè)；日本內(nèi)容產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值1600億美元，超過鋼鐵業(yè)的兩倍，相當于汽車業(yè)的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨立的，或與其他信息資源聯(lián)合形成具有市場需求的產(chǎn)品，擴展我國信息資源產(chǎn)業(yè)的發(fā)展空間，進而擴展信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展空間，推動國民經(jīng)濟信息化進程和新型工業(yè)化道路的實現(xiàn)。

二、企業(yè)檔案管理必須走信息化管理之路。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化的重要組成部分。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息知識資源的建設(shè)、共享、創(chuàng)新利用，有利于促進企業(yè)檔案創(chuàng)新管理和提升企業(yè)的核心競爭力。

企業(yè)檔案信息化調(diào)研現(xiàn)狀分析表明，企業(yè)信息化的加速發(fā)展，必然要求企業(yè)檔案信息化。近年來，企業(yè)信息化和電子商務(wù)發(fā)展較快，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經(jīng)從簡單的數(shù)據(jù)處理發(fā)展到實現(xiàn)企業(yè)資源計劃管理的信息化，將信息技術(shù)應(yīng)用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造和提升。對于那些已經(jīng)實現(xiàn)資源計劃管理和生產(chǎn)全過程信息化的企業(yè)來說，生產(chǎn)和主要業(yè)務(wù)管理就像高速公路上疾馳的汽車，如果作為基礎(chǔ)保障的檔案工作還是停留在手工管理階段，就像推著一輛手推車在高速公路上行走，如何能趕上疾馳的汽車并為之提供服務(wù)？實踐表明，檔案管理信息化可以給企業(yè)帶來顯而易見的效果和效益。

從長遠來說，信息時代下的檔案工作如果不實現(xiàn)信息化，將可能出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象，進而影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。現(xiàn)代企業(yè)特別是已經(jīng)實現(xiàn)無紙化辦公的企業(yè)，如果不能充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

三、科學開發(fā)檔案信息資源。

信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。

電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

四、加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象。甚至有些企業(yè)檔案隊伍不穩(wěn)，人才流失嚴重?？梢?，計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要針對性地對他們進行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃有組織地進行培訓，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。在管理上，還需要研究如何增強檔案人員的活力，可以開展激勵機制，對一些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等。否則，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達到質(zhì)的飛躍。