對項目檔案管理工作的思考

文/廣東粵電靖海發(fā)電有限公司 劉映蘭

項目檔案管理工作是工程管理的一部分，是提高項目工程質量和工作效率的必要條件。將工程項目檔案管理與工程管理、質量管理掛鉤，對建設單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案管理工作與項目建設同步進行，是做好項目檔案管理的關鍵。筆者想就電廠項目檔案管理工作談幾點看法：

一、組織建設

成立檔案管理機構，建立由主管領導直至各參建單位文件中心檔案管理網絡，即組建由施工單位檔案主管、監(jiān)理公司檔案主管對建設單位檔案管理員負責，建設單位檔案管理員對檔案主管負責，檔案主管對主管領導負責的檔案管理網絡，有效充實檔案管理人員隊伍，使檔案管理工作在組織上有了強有力的保證，落實檔案工作領導責任制。

二、目標管理

工程文件歸檔工作，目標管理是關鍵。工程伊始，檔案管理面臨新人、新廠，現場施工單位多，檔案管理水平參差不齊，且存在一個單位工程多個標段等問題，在這種形勢下，檔案管理人員應迎困難而上，針對現場實際情況，對目標進行分解，確定施工技術文件歸檔工作目標。根據現有人員情況，建立檔案工作分工表，將檔案管理工作逐項落實至人，通過分工，進一步明確相關工作內容，做到分工明確、責任落實。

三、超前控制是確保目標實現的必經之路

工作中，檔案管理人員應充分認識到工程檔案的制度化、規(guī)范化管理已迫在眉睫。檔案室針對目標制定相應措施，將責任落實到人，做到工作有目標、有計劃，事事有人抓、有人管。

（一）制度落實

檔案管理工作是工程建設的最后一道工序，檔案工作人員必須嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度，堅持按國家檔案規(guī)定及程序辦事，確保各類檔案準確、可靠，齊全完整，規(guī)范。因此，根據檔案管理工作的需要檔案室應制定檔案管理的各項規(guī)章制度，確定竣工文件的歸檔范圍、整理及裝訂原則，建立具體、詳細的保證措施，并建立相應臺帳，監(jiān)督檢查考核及時，使工程檔案的過程控制得到保證，檔案管理逐步走上制度化、規(guī)范化。

（二）教育培訓

隨著現場工程推進，檔案管理人員認識到要實現預期目標，必須提高檔案管理人員的業(yè)務素質。組織檔案管理人員到同等機組電廠開展調研學習，及時發(fā)現自身不足整改。

（三）統(tǒng)一思想、技術依靠

溝通與各參加建設單位的關系，依靠各專業(yè)專工及監(jiān)理工程師技術支持，爭取施工單位的積極配合，是做好施工技術文件歸檔工作的必備條件。加強參建單位的檔案意識，促使參建單位的檔案管理工作圍繞制定的目標而共同努力；對工作中的難點、疑點展開討論，促進溝通、統(tǒng)一認識。并將工程檔案管理與工程管理、質量管理掛鉤，與考核、項目責任制以及工程竣工驗收管理掛鉤，將工程檔案的過程管理列入工程管理制度、質量管理制度，明確各專業(yè)專工對施工技術文件的完整準確負責，檔案室對案卷質量負責，以確保歸檔工程檔案齊全完整、數據準確，案卷質量合格。要求各專業(yè)專工、檔案管理人員將達標創(chuàng)優(yōu)工作融入工程建設的過程當中，嚴格按《火電機組達標投產考核標準》監(jiān)督、檢查和驗收施工技術文件，從施工文件產生伊始——組卷——驗收，全程介入跟蹤，實現了過程控制的目的，以確保檔案的符合性。

（四）過程參與

檔案管理人員應經常深入現場，檢查并指導施工技術文件的收集整理，并積極參與單位工程竣工文件驗收工作，有效的提高了施工技術文件的整體質量。確保每個節(jié)點完成后，資料準確無誤。

四、制訂合理的接收辦法，是做好工程檔案歸檔工作的有效措施

思想重視，認識統(tǒng)一，業(yè)務提高，技術依靠，過程控制，為歸檔工作打下了良好的基礎，但這并不意味著檔案已驗收移交，如何收回檔案，還必須制訂科學的驗收移交方法。

根據基建施工技術文件產生的特點：工程規(guī)模宏大，工期長，施工技術文件數量多，如果等到工程全部完工后再接收，其工作量是相當大的，而且由于時間過長，使得原先已形成的技術文件得不到及時的保護，甚至還可能遺失，不利于施工技術文件的管理，經過與監(jiān)理單位、施工單位協商，檔案管理人員制訂了與單位工程驗收同步的檔案驗收方法，即單位工程竣工驗收的同時，施工單位對該單位工程產生的施工技術文件按要求的單位工程驗收簽證進行自檢——交監(jiān)理進行檢查——交業(yè)主工程師進行審核——交檔案室進行驗收，簽證完畢可移交檔案室。按單位工程驗收移交歸檔的方法，遵循了工程分階段性的客觀規(guī)律，這不僅使施工技術文件得到及時的管理，同時又使得每次工作量不很大，使過程控制落到實處。

檔案管理與工程同步，是做好檔案管理的關鍵。勤于思考，是做好檔案管理的有效措施。任何工作都不是一成不變的，在工作中，不僅應勤于思考，敢于挑戰(zhàn)權威；而且要不斷提高檔案管理人員素質，嚴把質量關，注重前期指導與過程控制，做到工程信息及時收集，文件材料甑別準確，歸檔文件規(guī)范整理，才能確保工程檔案的系統(tǒng)、完整、準確；確保項目檔案管理更上一層樓。

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[1]國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002-2002）.

[2]科學技術檔案案卷構成一般要求（GB/T11 822-2000）.