淺談檔案信息化管理中的安全管理

文/河北省藁城市就業(yè)服務(wù)局 韓建革

一、檔案信息化管理中存在的安全隱患

（一）缺乏全面的檔案軟件管理功能

因?yàn)殡娔X軟件公司和檔案的管理部門各自開發(fā)檔案管理的軟件，這就導(dǎo)致在使用的方法和系統(tǒng)上是不同的，容易造成檔案軟件在進(jìn)行管理的過程中出現(xiàn)管理不全面的現(xiàn)象，不能夠全面的反應(yīng)檔案管理的全過程、實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，這對檔案信息的綜合利用及共享會(huì)造成較大的影響。同時(shí)，在應(yīng)用程序的開發(fā)過程中，由于受到條件限制或軟件設(shè)計(jì)編程人員故意設(shè)置后門，一旦“后門”洞開，其造成的后果將不堪設(shè)想。

（二）缺乏穩(wěn)定的檔案在提性能

電子檔案的存儲(chǔ)材料是磁性物質(zhì)和光盤，一般來說，磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產(chǎn)生靜電而吸引灰塵顆粒，從而導(dǎo)致卷曲并與磁粉脫離，有時(shí)受外來磁場影響，存儲(chǔ)載體的磁性涂層容易發(fā)生消磁或磁化，這樣就會(huì)破壞管理記錄的數(shù)據(jù)；然而光盤通常使用的記錄介質(zhì)是在激光熱效應(yīng)作用下容易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，這些材料易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，因此說其性能很不穩(wěn)定，影響檔案管理的穩(wěn)定性，加之電子檔案存儲(chǔ)材料的壽命僅為5-15年，與紙質(zhì)檔案載體相比，其使用壽命要短得多。

（三）人為操作失誤造成安全隱患

在文檔信息的收集、錄入、保管等環(huán)節(jié)中，由于工作人員素質(zhì)不高、粗心大意，技術(shù)不熟練、程序不清楚，往往容易出現(xiàn)操作上的失誤，造成檔案信息的遺漏和丟失。有時(shí)操作人員安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，操作時(shí)口令選擇不慎，或?qū)⒆约旱膸ぬ柮艽a隨意轉(zhuǎn)借他人并與他人共享，也會(huì)致使檔案信息管理系統(tǒng)中流動(dòng)和存儲(chǔ)的檔案信息出現(xiàn)泄密、失竊等問題。

（四）容易受到網(wǎng)上的攻擊和破壞

當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒泛濫，開放式網(wǎng)絡(luò)中的所有計(jì)算機(jī)都容易感染計(jì)算機(jī)病毒。有些人故意制作、傳播計(jì)算機(jī)病毒等破壞性程序，攻擊、破壞計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及通信網(wǎng)絡(luò)，致使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及通信網(wǎng)絡(luò)遭受損害，甚至摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。同時(shí)，有的經(jīng)網(wǎng)站同意進(jìn)入的合法用戶，出于個(gè)人目的，篡改或偽造檔案信息，形成虛假信息，造成不良后果和影響。

二、檔案信息化管理中應(yīng)采取的安全措施

（一）及時(shí)對電子檔案進(jìn)行整理或格式轉(zhuǎn)換

電子檔案在形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，隨著科技的進(jìn)步必然會(huì)被新的技術(shù)替代和淘汰。這就需要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，當(dāng)發(fā)現(xiàn)電子檔案所依存的軟件技術(shù)變化時(shí)，這時(shí)就需要將新的軟件及相關(guān)的檔案信息轉(zhuǎn)化形式保存下來，避免安全隱患的發(fā)生。

（二）有效地維護(hù)與檢測檔案載體

通常，電子檔案是以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)在磁和光介質(zhì)上，因?yàn)榻孛娴牟牧喜煌?，?dǎo)致其化學(xué)的穩(wěn)定程度也不盡相同，這就需要檔案在管理的過程中需要根據(jù)相應(yīng)的特點(diǎn)分類保存，同時(shí)還需要注意的是，在進(jìn)行保存管理的過程中，規(guī)定相關(guān)的人管理特定的資料，這樣能夠提升資料管理的安全性。除此之外還需要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，還需要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場和有害氣體等。與此同時(shí)，對于所保存的電子檔案載體，還需要定期進(jìn)行檢查校訂，防止人為原因出現(xiàn)的資料錯(cuò)亂，造成一定的損失。

（三）建立健全科學(xué)規(guī)范的管理制度

大量的實(shí)踐證明，搞好信息化，標(biāo)準(zhǔn)要先行?！度珖鴻n案信息化實(shí)施綱要》也提出：加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全等方面的行政規(guī)章，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)有序開展。要建立檔案人員培訓(xùn)教育制度，不斷提高檔案工作人員運(yùn)用信息技術(shù)的技能，切實(shí)強(qiáng)化其安全保密意識(shí)。要建立健全電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程管理，確保檔案信息安全真實(shí)。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管

在收集電子檔案過程中，必須要進(jìn)行殺素處理，并實(shí)時(shí)更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行著錄、檢索等工作時(shí)，為了保證安全性能，需要根據(jù)情況設(shè)置不同的訪問權(quán)限，對檔案的檢索、復(fù)制等工作進(jìn)行限制，防止其他人員修改檔案信息而造成的安全隱患。對于需要保存而不必要修改的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上進(jìn)行保存。對于在網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮訖n案信息，可以綜合使用“數(shù)字簽名”、“加密技術(shù)”、“身份驗(yàn)證”、“防火墻”等技術(shù)加以保護(hù)。

三、結(jié)束語

檔案的信息化管理能夠確保檔案的安全性，能夠?yàn)橄嚓P(guān)者提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，因此說加強(qiáng)管理十分必要。本文從這些安全隱患出發(fā)，探討了相關(guān)避免安全隱患的措施，希望對于今后的管理工作起到一定的幫助作用。

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