文書檔案管理工作改革與問題研究

文/吉林省高速公路管理局 單陽松 張萬剛

一、前言

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動。做好文書檔案工作是各團(tuán)體單位健康快速發(fā)展的前提，它可以改善工作面貌和工作作風(fēng)，以確保各種方針政策能夠貫徹執(zhí)行，提高工作的效率和質(zhì)量，保證信息的完整性。但現(xiàn)階段我國的文書檔案管理工作還存在著許多不足之處，我們必須對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母铮拍苁怪m應(yīng)時代的發(fā)展。

二、目前文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案管理理念落后

文書檔案管理的真正目的是分析研究檔案所記錄的信息，并做出正確的決策，而不只是簡單地記錄信息。但目前大部分檔案工作人員對檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務(wù)十分重視，而忽略了對檔案本身信息的分析和利用。有些工作人員礙于面子不及時催促相關(guān)單位和部門上交檔案，導(dǎo)致信息的不完整。這種傳統(tǒng)的落后的管理理念，忽視了文書檔案的真正作用，不能體現(xiàn)出文書檔案真實的價值。

（二）文書檔案的管理不規(guī)范

雖然近年來我國文書檔案管理工作已經(jīng)有一定的進(jìn)展，但是許多單位在文書檔案的管理體制上仍存在許多漏洞，致使文書檔案管理工作比較混亂，不能正常進(jìn)行下去。如：檔案格式不規(guī)范、組卷混亂、材料不全等，工作人員不能及時指出問題所在，嚴(yán)重地影響了檔案管理向科學(xué)化、法制化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）文書檔案的工作手段落后、檢索效率不高

目前我國主要采用的傳統(tǒng)檢索方式是手工檢索，而檔案檢索的另一種方式計算機(jī)檢索在我國并未得到廣泛應(yīng)用，所以現(xiàn)階段文書檔案工作對工作人員的要求較高，他們需要投入大量的精力開展編制手工檢索工具的工作，但是檢索的效率卻并未如期提高。問題的關(guān)鍵在于他們錯誤的認(rèn)為檢索工具越多，效率就會越高，卻忽略了“多而不精”現(xiàn)象的產(chǎn)生。要想真正把握利用好文書檔案，適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)也是必不可少的。

二、加強(qiáng)文書檔案管理工作的主要方法

（一）提高對文書檔案管理工作的重視

首先要提高領(lǐng)導(dǎo)對工作的重視程度，讓領(lǐng)導(dǎo)了解問題的最新動態(tài)，是爭取領(lǐng)導(dǎo)重視的前提和關(guān)鍵。此外，也可通過適當(dāng)?shù)男麄鞴ぷ鱽硪痤I(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。要不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對檔案工作的認(rèn)識，爭取到領(lǐng)導(dǎo)的支持和其他工作人員的配合，將文書檔案管理工作納入工作重點。只有提高了認(rèn)識，了解到工作的重要性，才能激發(fā)起工作人員的積極性，更好的完成整理工作。

（二）規(guī)范文書檔案的管理工作

要想把整理工作做好，信息的整理和核實是不可忽視的問題。文書工作人員要有足夠的責(zé)任心，細(xì)心的做好信息的采集和收發(fā)，提高資料鑒別能力，對有保存價值的資料要尤其注意。發(fā)現(xiàn)文件缺失或不完整要及時上報處理，以保證文件的完整性。發(fā)現(xiàn)文件的不足和錯誤要及時指出，一定要嚴(yán)格按要求辦事，以保證材料的準(zhǔn)確性。整理文件時要細(xì)心分類，仔細(xì)研究，發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，將材料系統(tǒng)化，結(jié)構(gòu)化，合理化。

（三）改善工作手段，提高檢索效率

文書檔案的管理方法和手段直接關(guān)系檢索工作的效率，影響對檔案的研究分析，所以掌握現(xiàn)代化的計算機(jī)檢索方法是十分必要且重要的。要嘗試建立電子文件，提高管理與歸檔意識，實現(xiàn)文檔管理一體化，無紙化。使用計算機(jī)管理，不僅發(fā)揮信息化時代計算機(jī)的技術(shù)優(yōu)勢，而且提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（四）建立健全文書檔案管理制度

制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則。要想獲得更好的工作效果，就要用制度來規(guī)范和約束工作人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和“國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”，建立嚴(yán)格的材料保管制度，資料借閱制度，及保密制度等，保證每份資料的完整性。尤其注意秘密文件的保管，不準(zhǔn)外借只能在管內(nèi)查詢相關(guān)信息資料，借出的文件要做好記錄。要避免檔案的損壞，延長檔案的使用壽命。

三、小結(jié)

在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，在信息發(fā)展的新時代，加強(qiáng)文書檔案的管理工作，提高保存的檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性是當(dāng)務(wù)之急。我們要結(jié)合自身的實際情況量身定制合適的規(guī)劃管理制度，及時對過時的行為和方式進(jìn)行必要的改革，改過去人工為主為計算機(jī)為主，人工為輔的檔案整理方式，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性，嚴(yán)格要求工作人員，提高管理水平，才能實現(xiàn)檔案的價值，才能更好的為社會為人民服務(wù)。

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[1]韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理［J］.機(jī)電兵船檔案,2010:(4):2-3.

[2]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009（2）：18-19.