新時(shí)期如何做好檔案管理工作

文/吉林省四平市社會(huì)精神病院 王哲

一、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的。保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖標(biāo)、聲音及其他各種形成的原始記錄。主要分為文書、科技、司法、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、人事、教育和外交檔案等。管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案中所包含的信息管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

二、新時(shí)期對(duì)檔案管理的要求

新時(shí)期檔案管理必須要有創(chuàng)新精神，創(chuàng)新是信息時(shí)代對(duì)檔案管理的必然要求。檔案工作創(chuàng)新要解決好四個(gè)關(guān)系問題：一是創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不是憑空想像，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行。創(chuàng)新要在認(rèn)真研究、總結(jié)過去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。二是創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，許多問題沒有解決好，檔案工作作還處于受多種條件發(fā)展的限制，社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)，后勁發(fā)展不足。創(chuàng)新就是要重視現(xiàn)實(shí)、面向未來，從實(shí)際出發(fā)，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。三是創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯。創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)、借鑒本行業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”的原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)借鑒中創(chuàng)新。四是創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)。凡是對(duì)事業(yè)發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

三、檔案管理工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理工作不重視

由于檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，領(lǐng)導(dǎo)一般對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄，還存在相當(dāng)程度的“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的意識(shí)，認(rèn)檔案工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在管理中的重要性和必要性。檔案管理人員和機(jī)構(gòu)未得到健全和落實(shí)，各門類的檔案未集中到檔案室統(tǒng)一管理。

（二）檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在單位管理中，各級(jí)單位制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核。在目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案納入目標(biāo)考核。由于管理制度不嚴(yán)、不健全，有意無意地不及時(shí)移交各科室自己保管的材料，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低，檔案整理不規(guī)范

檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平，在人才培養(yǎng)中，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，檔案管理人員平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理人員工作變動(dòng)較，給檔案管理帶來較大困難

檔案管理是專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)科，管好用好檔案需要有一定專業(yè)知識(shí)的人才，特別是在長期管理過程中所積累的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)對(duì)檔案管理很重要，而一些單位的檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，致使已經(jīng)培養(yǎng)好的檔案人員發(fā)揮不了作用，而新的人員需要重新開始培養(yǎng)，給檔案管理帶來較大困難。

四、新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，重視宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持是做好檔案工作的基本前提。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的價(jià)值、作用的認(rèn)識(shí)程度，決定著檔案工作的發(fā)展，檔案工作的先進(jìn)與否可從一個(gè)側(cè)面反映一個(gè)單位的整體素質(zhì)和面貌，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，要經(jīng)常過問、研究檔案工作，抓好檔案部門的基礎(chǔ)建設(shè)和人員配備。與其它工作一樣，檔案工作也需要人、財(cái)、物作為基礎(chǔ)，離開了這一基礎(chǔ)，檔案工作就無法開展，因此，領(lǐng)導(dǎo)重視是十分關(guān)鍵的一環(huán)。要把檔案工作當(dāng)成一項(xiàng)基礎(chǔ)工作落實(shí)，不能把檔案工作看成是一項(xiàng)可有可無的工作。要充分認(rèn)識(shí)到今日的歸檔，積累資料不僅是為了現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，更深遠(yuǎn)的意義是為了子孫后代積累豐富的知識(shí)財(cái)富。同時(shí)把檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。要大力宣傳檔案工作，使其充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。

（二）形成適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的新思路和新方法

1.要樹立新的管理思想。2.要積極引入新方法和新手段。3.要積極拓展檔案館藏的新資源。

（三）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，要實(shí)行規(guī)范管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)硬件建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃。提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行督促指導(dǎo)。指定專人管理文書和業(yè)務(wù)檔案。歸檔的文件材料要保持之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。