檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

文/耿亞楠

實現(xiàn)檔案管理工作的完善，必須要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行創(chuàng)新，形成新觀念，運用新手段，建立新模式，創(chuàng)建新體制，使其更好地輔助整體工作順利進行，符合時代發(fā)展的要求，滿足整體工作對檔案管理工作的需要。

一、檔案管理創(chuàng)新

（一）檔案管理的體制創(chuàng)新。

1.科學(xué)合理的體制是管理工作進行的依據(jù)，具有一定的指導(dǎo)作用。在檔案管理的體制制定上，要注意體制內(nèi)容的精簡性，體制效果的高效性，體制范圍的廣泛性。檔案的管理工作要實現(xiàn)兩個目標(biāo)：一是提高檔案管理工作的實現(xiàn)。首要目標(biāo)就是順利完成自己的任務(wù)。必須制定出科學(xué)先進的檔案管理體制，指導(dǎo)管理工作的順利運行，將現(xiàn)代科技的成果與管理工作充分結(jié)合，提高管理的質(zhì)量和效率。二是要盡量降低檔案管理的資金投入，合理配置各種資源，包括人力資源和管理設(shè)備資源，實現(xiàn)低投入、高收益。

2.促進檔案管理整體工作的規(guī)范化。建立完善的檔案管理體制，必須在整體上進行規(guī)范化管理，檔案的歸檔工作要有明確的條件標(biāo)準(zhǔn)和限制范圍；對檔案的借閱必須有制度上的規(guī)定，借閱人員必須有借閱證件或借閱證明，保證檔案的安全；在檔案的立卷工作上，也必須有合理的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的質(zhì)量和規(guī)范；對庫房的管理要尤其注意。

3.制定合理的獎懲制度。各部門要形成完善的工作目標(biāo)責(zé)任制度，保證每個工作人員都做好自己的本職工作。實行合理的獎懲制度，對在工作中表現(xiàn)比較好的員工，進行適當(dāng)?shù)莫剟?；對在工作中失誤較多，表現(xiàn)有待提高的員工，進行適當(dāng)?shù)木嫣嵝?；對于?yán)重泄密的人員，實行必要的懲罰。

（二）檔案管理的手段創(chuàng)新?，F(xiàn)代科技不斷發(fā)展，各種科學(xué)技術(shù)設(shè)備的更新?lián)Q代速度越來越快，很多原來的設(shè)備在工作效率和質(zhì)量上都嚴(yán)重欠缺，傳統(tǒng)的管理手段和管理形式不再適應(yīng)新時代的要求，阻礙了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，所以，必須在檔案管理的手段上加大創(chuàng)新，將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作中，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)操作簡單，把復(fù)雜的工作程序簡單化，提高了工作效率，其工作質(zhì)量也比人工操作更為精細，在提高工作效率的同時，保證了工作的質(zhì)量。雖然利用現(xiàn)代科技需要一定的資金投入，但是，現(xiàn)代科技在某些工作上代替了人力勞動，也節(jié)省了很多人力資源，減少了勞動力的支出。因此，在檔案的管理工作中，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技和人力勞動的優(yōu)勢，讓機器成為人的輔助工具，對于原來比較復(fù)雜麻煩的操作，盡早淘汰，改用精簡的管理手段，檔案管理工作人員要有與時俱進的精神，多學(xué)科學(xué)知識，適應(yīng)現(xiàn)代科技環(huán)境，盡量用科學(xué)先進的手段，提高工作效率和管理水平。

（三）提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。

1.為了提高工作人員的整體素質(zhì)，首先要改變工作人員的思想觀念。一個人的思想觀念，決定著他做事的方向，因此，要特別注意對檔案管理工作者科學(xué)思想觀念的培養(yǎng)，提高他們現(xiàn)代化的管理意識，讓知識和創(chuàng)新更好地為檔案管理工作服務(wù)。有了科學(xué)先進的思想觀念，工作人員就能在檔案管理的創(chuàng)新工作上大膽前進，大膽嘗試，使整個檔案管理工作中充斥著一種活躍的氣氛，為創(chuàng)新工作的進行，提供優(yōu)良的環(huán)境。

2.在工作人員的錄取和選擇上，加強篩選的力度。為了提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，在應(yīng)聘的環(huán)節(jié)就應(yīng)該注意到，在保證應(yīng)聘者工作態(tài)度的基礎(chǔ)上，要盡量選擇富有創(chuàng)新意識，敢于挑戰(zhàn)的人員，優(yōu)選電子檔案信息管理專業(yè)或其他計算機相關(guān)專業(yè)的人員。在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，每個公司和單位都急需具有先進科技含量的專業(yè)人員，檔案管理人事部門行業(yè)努力為自己爭取更多的專業(yè)人員，為以后提高員工整體素質(zhì)做好基礎(chǔ)工作。

3.現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理的工作方式發(fā)生了變化，由傳統(tǒng)的人力操作向電腦操控的方式轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理工作人員掌握基本的電子檔案管理程序。各企業(yè)和單位應(yīng)該加強對工作人員的技能培訓(xùn)，提高他們的科學(xué)知識，電子操作能力，并鼓勵工作人員自覺學(xué)習(xí)新知識、新技能，提高員工的整體素質(zhì)。

二、檔案服務(wù)模式

（一）以用戶的需求為導(dǎo)向，提供專業(yè)化的服務(wù)內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，一般是以檔案庫內(nèi)的資源為導(dǎo)向，有什么資源，就提供什么樣的服務(wù)，這樣往往會造成檔案服務(wù)內(nèi)容與用戶實際需求的脫軌。新時代環(huán)境下，各種科學(xué)技術(shù)紛紛出現(xiàn)，使得資源獲取的途徑和范圍都大大增多，檔案工作人員必須了解用戶對檔案的需求，以此為依據(jù)，及時補充和調(diào)整檔案的資源；在了解用戶需求的基礎(chǔ)上，還要對此進行深入的分析，總結(jié)出用戶需求的共同性和差異性，有針對性地整理檔案資源，使檔案服務(wù)更具專業(yè)性；檔案資源在全面的基礎(chǔ)上，還要盡量新穎，以此吸引更多的用戶；還可以在檔案服務(wù)中加入電子導(dǎo)航，使服務(wù)更具人性化。

（二）以科學(xué)技術(shù)為依托，提供廣泛的服務(wù)范圍?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)將世界緊密聯(lián)系到一起，各種信息的流通也更加通暢，檔案管理工作人員要對檔案資料作進一步的分析和整合，形成新的檔案資料信息庫，運用各種科學(xué)設(shè)施，促進檔案部門與用戶的暢通交流，根據(jù)市場需要和檔案資源的實際情況，開發(fā)新的業(yè)務(wù)能力，使檔案服務(wù)不僅實現(xiàn)基本業(yè)務(wù)能力，還實現(xiàn)增值業(yè)務(wù)能力，使檔案服務(wù)實現(xiàn)特色化、多樣化、專業(yè)化，高效化，提升檔案服務(wù)的整體水平。