淺談做好人事檔案收集與整理工作的意義

文/青海省血液中心 張勇

收集與整理人事檔案并進(jìn)行科學(xué)管理是檔案部門取得和積累檔案的一種手段，是做好檔案業(yè)務(wù)工作的基點(diǎn)，是其重要的組成部分。收集和整理人事檔案也是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和各項(xiàng)工作的具體反映和實(shí)踐記錄，不僅能夠?yàn)閱挝回瀼貓?zhí)行總體工作路線、政策選拔干部提供依據(jù)，并且能夠直接影響單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展和管理水平的提高，因此我們有必要認(rèn)真嚴(yán)肅的對(duì)待人事檔案收集整理工作。

一、當(dāng)前人事檔案收集與整理工作概況

人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)部門在人事管理活動(dòng)中形成的反映個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等個(gè)人發(fā)展變化的原始記錄，在個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展中起著不可替代的作用。其中，干部、職工及各類流動(dòng)人員檔案作為人事檔案的主體，在收集過(guò)程中應(yīng)分別遵照《干部檔案工作條例》（1991），《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（1992）以及《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》（1996）三份文件嚴(yán)格執(zhí)行。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和人才流動(dòng)等外部環(huán)境的逐步寬松，人事檔案工作開(kāi)始出現(xiàn)檔案材料收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔不及時(shí)，內(nèi)容填寫前后不一、記載不實(shí)、審核不準(zhǔn)等問(wèn)題，使得人事檔案在實(shí)際工作中的真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化，人檔分離，無(wú)檔現(xiàn)象越來(lái)越普遍，也越來(lái)越嚴(yán)重，甚至在一些單位出現(xiàn)只要人才到位即可的新?tīng)顩r。這些現(xiàn)象和問(wèn)題對(duì)整個(gè)人事檔案管理工作提出了新的要求及挑戰(zhàn)，如何在新形式下做好人事檔案收集與整理工作值得檔案業(yè)務(wù)工作者進(jìn)行認(rèn)真的思考。

二、加強(qiáng)人事檔案收集與整理工作對(duì)策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視與支持

人事檔案收集與整理工作是一項(xiàng)并不引人注目、繁瑣重復(fù)但卻不易取得明顯成績(jī)的工作。這使得長(zhǎng)期以來(lái)部分單位對(duì)人事檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作不重視，在實(shí)際工作中出現(xiàn)管理檔案人員配備不到位、基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件落后等問(wèn)題。這些問(wèn)題既影響了檔案管理人員的積極性，又影響了人事檔案管理的工作水平，阻礙了人事檔案在單位人事改革中發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，要做好人事檔案工作，首先要使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）及時(shí)做好收集與整理工作

首先，檔案管理部門要及時(shí)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集、整理、裝訂，盡量避免歷史遺留問(wèn)題，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、完整。此外，檔案管理人員要及時(shí)主動(dòng)的與相關(guān)部門聯(lián)系，做到收集整理經(jīng)?；源_保人事檔案材料實(shí)時(shí)更新。

（三）提升隊(duì)伍素質(zhì)與素養(yǎng)

人事檔案管理工作隨人事制度改革的不斷深化，需要知識(shí)化、專業(yè)化的人才去完成。檔案管理部門可以通過(guò)舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班來(lái)更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)應(yīng)鼓勵(lì)檔案人員不斷地學(xué)習(xí)人事檔案管理工作的方針和政策，熟悉工作業(yè)務(wù)，增強(qiáng)工作原則，提高自我素養(yǎng)，從整體上提升人事檔案管理的質(zhì)量。

（四）改革原有檔案管理模式

如今各行各業(yè)中流動(dòng)人員增多，頻繁出現(xiàn)員工“跳槽”現(xiàn)象，人檔分離、棄檔、死檔和大量的遺留檔案隨之而生，這給檔案收集整理工作帶來(lái)新的問(wèn)題。因此，檔案管理手段不能一直停留在原有水平，而要積極變革以適應(yīng)新的形式。利用新技術(shù)、新設(shè)備提高人事檔案現(xiàn)代化管理水平，開(kāi)發(fā)研制切合本單位人事檔案管理的軟件，并將相關(guān)人員檔案收集整理后全部錄入計(jì)算機(jī)使之信息化，提高人事檔案在單位人事改革中的作用。

三、做好人事檔案收集與整理工作的意義

在《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》中要求：“發(fā)展人事代理制度，改革戶籍制度、人事檔案管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。”這充分說(shuō)明當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開(kāi)人才的競(jìng)爭(zhēng)，我們正處于社會(huì)的全面變革時(shí)期，管好單位人才至關(guān)重要，在新形勢(shì)下人事檔案是管好人才的切入點(diǎn)。人事檔案材料的收集與整理作為人事檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，單位檔案管理部門應(yīng)在適應(yīng)這些新變化和發(fā)展的基礎(chǔ)上及時(shí)收集、整理單位員工人事檔案。這不僅能夠及時(shí)準(zhǔn)確地為單位提供有價(jià)值的員工信息，在拓寬人事檔案服務(wù)領(lǐng)域能強(qiáng)化服務(wù)效能，在發(fā)揮檔案管理工作方面也具有深遠(yuǎn)的意義。

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