檔案整理外包的風(fēng)險與防范探討

文/朝陽廣播電視大學(xué) 齊宗元

檔案整理外包就是一些國家單位以及企事業(yè)單位同專門的檔案整理部門簽訂合同，企事業(yè)單位將本單位的檔案資料交給這個部門管理，進(jìn)而確保檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。這種檔案管理方式是社會分工不斷擴(kuò)展的結(jié)果，由于工作事物的不斷增多，檔案數(shù)量不斷上升，內(nèi)部人員由于精力和水平有限，無法達(dá)到對這些檔案的規(guī)范化管理，就要求助專業(yè)的、專門的管理部門采用科學(xué)化的現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理。

一、檔案整理外包存在的風(fēng)險

檔案的外包管理一方面節(jié)省了單位的成本，另一方面也實(shí)現(xiàn)了信息資源的高效、快捷查詢，達(dá)到信息資源作用的有效發(fā)揮，但是檔案外包管理也存在很多風(fēng)險，這些風(fēng)險是需要積極防范的。

（一）來自單位自身的風(fēng)險

一些單位沒有注意外包檔案類別的選擇，使得一些絕密檔案，如：涉及到國家機(jī)密與企業(yè)商業(yè)機(jī)密的檔案也被送往外包部門，而且缺乏嚴(yán)密的監(jiān)管方法，這樣就非常有可能造成信息的泄漏，形成檔案管理風(fēng)險。如果沒有選擇正確正規(guī)的外包部門也會帶來風(fēng)險，僅僅從經(jīng)濟(jì)成本的投入進(jìn)行思考會忽略其服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平，這樣的外包行為存在很大危機(jī)，而且外包過程中如果沒有有效的監(jiān)管、監(jiān)督制度，企事業(yè)單位就天真地認(rèn)為一切順利成章，缺乏對外包質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管。

（二）來自外包中介與外包市場的風(fēng)險

很多的外包中介機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)專業(yè)性不強(qiáng)，在沒有嚴(yán)格的市場準(zhǔn)入機(jī)制控制下，檔案服務(wù)行業(yè)的承辦門檻較低，導(dǎo)致其內(nèi)部管理水平與人工作人員的專業(yè)技能都較差，這無疑為檔案管理帶來了風(fēng)險，外包人員的能力與素養(yǎng)也各不相同，甚至一些外包機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案管理工作人員都是退休后的老人，這部分群體的文化程度相對偏低，無法使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，也沒有專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致工作中檔案信息泄漏，排列編號不精準(zhǔn)的現(xiàn)象非常常見，還有一些外包中介機(jī)構(gòu)在中途生變，例如：自身的經(jīng)營不善或者其他無法預(yù)料的變故，導(dǎo)致檔案管理中斷，為簽約單位帶來不必要的損失。

現(xiàn)階段的檔案外包市場依然處于不成熟階段，沒有形成一個健全的外包市場，缺乏科學(xué)有效的外包管理制度。

二、檔案整理外包風(fēng)險的防范方法

（一）外包前企事業(yè)單位要做好分析與判斷工作

單位要依照自身情形、來全面判斷有無外包的需求，明確外包的實(shí)際目標(biāo)與要求，是為了單純的規(guī)范化整理還是檔案工作的升級達(dá)標(biāo)----如果是規(guī)模與數(shù)量都比較大型的檔案項(xiàng)目，為了確保外包管理質(zhì)量，可以采用公開招標(biāo)的方式來邀請具有資深經(jīng)驗(yàn)、高質(zhì)量服務(wù)水平的外包機(jī)構(gòu)，其招標(biāo)考核的項(xiàng)目應(yīng)該主要集中在投標(biāo)單位的資歷，內(nèi)部工作人員的素質(zhì)與技能水平，服務(wù)能力等方面，全方位對招標(biāo)單位的水平進(jìn)行考察。

（二）科學(xué)擇取并確定完善的合同

要對眾多的單位機(jī)構(gòu)進(jìn)行對比、分析，經(jīng)過深層次的探究以后，綜合衡量選擇一個具有健全管理機(jī)制、內(nèi)部工作人員素質(zhì)與技能水平達(dá)標(biāo)，并具有周到服務(wù)能力以及影響力的外包企業(yè)，一旦確立了合作關(guān)系，就應(yīng)該以合同的方式來確定雙方的工作位置，在合同被簽署以后，雙方企業(yè)的代表都要明確合同中的具體款項(xiàng)，而且雙方要邀請專業(yè)的訴訟律師積極參與對這些條款是否合理給予指導(dǎo)，分析條款內(nèi)容是否符合國家相關(guān)法律規(guī)定。只有這樣才能確保合約的合法性與合理性。

（三）實(shí)行科學(xué)的監(jiān)控與溝通

企事業(yè)單位不能在與外包機(jī)構(gòu)簽訂合同后就會檔案管理工作撒手不管，要進(jìn)行必要的監(jiān)督與核查，要及時注意外包單位對檔案管理的質(zhì)量，包括對其管理現(xiàn)場加以監(jiān)督，一旦出現(xiàn)某些問題要及時同中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，通過協(xié)商的方式去解決，通過這種方法來完善對合同履行情況的監(jiān)督，全面防止不必要問題的出現(xiàn)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。

（四）要確保檔案管理機(jī)構(gòu)的一致性

企業(yè)事業(yè)單位要保證檔案管理的機(jī)構(gòu)在一家，不要無理由地?fù)Q單位，這樣才能確保檔案資料管理的科學(xué)、有序，對于已經(jīng)有過愉快合作經(jīng)歷的單位，要適當(dāng)縮短考核期限，只有這樣才能全面確保檔案管理的統(tǒng)一性，保證信息的有效、安全管理。

（五）發(fā)揮國家行政部門的力量

國家檔案行政管理部門要加大對檔案外包機(jī)構(gòu)的管理力度，定期調(diào)查檢查這些外包機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)展情況，還要對其內(nèi)部人員的工作情況，業(yè)務(wù)素質(zhì)能力進(jìn)行考核與考察，全面促進(jìn)檔案管理的規(guī)范有序進(jìn)行。

三、總結(jié)

檔案管理工作是企業(yè)管理中非常重要的一項(xiàng)工作，他需要相關(guān)工作人員的配合與積極參與，檔案的外包管理必然會面臨著一定的風(fēng)險，企事業(yè)單位要充分意識到這一點(diǎn)，做好相關(guān)的防范措施，竭力確保檔案管理的安全。

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