檔案管理工作現(xiàn)代化的幾點思考

張武立

【摘 要】進入二十一世紀(jì)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案作為歷史的記錄，信息的載體，有著不卡替代的作用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用，加強檔案管理工作的現(xiàn)代化尤為重要。檔案管理工作的現(xiàn)代化就是運用先進的科學(xué)技術(shù)、信息載體和管理方法，對單位產(chǎn)生的各種載體的檔案實行系統(tǒng)、全面、科學(xué)的管理，并為單位的各項活動及社會發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，為單位檔案的利用創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化檔案；管理技術(shù)；機制

如何實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，我認(rèn)為應(yīng)做到以下幾個方面：

1.樹立現(xiàn)代化檔案管理理念

思想是行動的先導(dǎo)，沒有先進、科學(xué)的檔案管理理論的指導(dǎo)，整個檔案管理的發(fā)展便會受到影響，也就談不上檔案管理的現(xiàn)代化。1946年美國誕生了世界上第一臺電子計算機，檔案隨之開始了它的第三次革命—從紙質(zhì)檔案到電子檔案演進。由于紙質(zhì)載體的時空局限性阻礙了檔案信息的快速傳遞和資源共享，因此電子檔案以其存貯方式的高密度、傳輸迅速、體質(zhì)輕巧等優(yōu)勢受到人們的厚愛，以計算機技術(shù)為主體的信息技術(shù)革命浪潮，以不可阻擋之勢猛烈地沖擊著社會的各個方面，也沖擊著檔案工作人員的傳統(tǒng)理念和思維方式。在這種情況下，檔案工作人員應(yīng)用先進的思想理念武裝頭腦，著眼科技發(fā)展的趨勢，運用科學(xué)的眼光看待檔案管理積思考解決檔案新新載體方面的問題，如電子檔案的法律效力、信息安全、成本收入、載體壽命等，站在時空的高度，總結(jié)檔案載體從難到易，檔案信息傳播與轉(zhuǎn)化從慢到快，檔案信息利用的時限性逐漸減弱等規(guī)律，思考電子檔案取代紙質(zhì)檔案時，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)怎樣實現(xiàn)自身的價值。同時，為適應(yīng)檔案新載體的保護，思考檔案館庫的建筑風(fēng)格，檔案庫房的設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計的布置等，立足現(xiàn)實，放眼未來，思考檔案工作的各個方面，才能逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案事業(yè)朝著健康的方向發(fā)展。

2.學(xué)會現(xiàn)代化管理技術(shù)

目前，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用已深入社會的各個領(lǐng)域和角落，通過計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息，可以廣泛的實現(xiàn)檔案信息共享。而實現(xiàn)檔案的信息共享就要求我們既要有扎實的檔案管理理論基礎(chǔ)，又要掌握與信息技術(shù)相關(guān)的計算機應(yīng)用與管理知識，這樣才能做到相輔相成，互相促進，互為轉(zhuǎn)化，適應(yīng)信息社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要學(xué)會用計算機和網(wǎng)絡(luò)知識，通過技術(shù)處理，采取必要的手段加以鑒定、利用和保密控制等，以適應(yīng)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和社會各方面對檔案利用的需要。

3.建立現(xiàn)代檔案管理體制

建立適應(yīng)當(dāng)今信息社會發(fā)展要求的檔案管理體制，對發(fā)揮檔案信息載體作用，實現(xiàn)信息共享，提高檔案工作效率，促進社會發(fā)展至關(guān)重要。目前，檔案管理體制滯后于形勢的發(fā)展，仍沿用計劃經(jīng)濟體制下的模式，關(guān)系不順，相互封閉，各自為政，設(shè)施陳舊，得不到應(yīng)有的重視，浪費了大量的信息資源。實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須要有現(xiàn)代化的管理檔案管理體制，檔案館與行政機會之間建立合理的關(guān)系，檔案館設(shè)施設(shè)備要達到現(xiàn)代化的要求，以利于檔案事業(yè)的科學(xué)合理發(fā)展，最大限度的充分發(fā)揮其檔案管理職責(zé)。

在具體工作中，現(xiàn)代檔案管理體制應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案服務(wù)提升為信息和知識服務(wù)，在不同的類型檔案管理部門進行檔案制度建設(shè)的試點與探索，進一步理順與檔案行政管理部門的關(guān)系，使其朝著有利于檔案工作的方向發(fā)展。同時，要加強檔案工作制度建設(shè)，以制度保障檔案工作的正常開展，以制度來協(xié)調(diào)各方向關(guān)系，要將依法治檔納入檔案管理現(xiàn)代化的主旋律。宏觀上，依照檔案法檢查督促檔案行為實現(xiàn)宏觀的間接指導(dǎo)，微觀上依據(jù)健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的可操作性。

4.建立現(xiàn)代化檔案工作機制

好的工作機制是檔案工作發(fā)展的關(guān)健，檔案部門必須運用體現(xiàn)檔案工作特有的工作體制、工作方法進行管理，具體包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保證工作效率的提高，促進檔案工作的順利發(fā)展。隨著改革開放的不斷深入，檔案工作作用于社會的范圍越來越大。檔案事業(yè)要適應(yīng)新時期的變化，就必須建立現(xiàn)代化的檔案管理工作機制：在管理程序上，建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實行分級負(fù)責(zé)的檔案工作責(zé)任制，責(zé)任到人，層層抓落實；在工作手段上，建立數(shù)字型檔案館，進行檔案的全文輸入和檢索自動化，檔案目錄做到查則有目，看則有檔；在管理措施上，改變坐等用戶的陋習(xí)，重視檔案信息資源的開發(fā)利用，把館藏檔案以各種形式進行深層次開發(fā)，盡量縮短檔案和利用者之間的距離，滿足各層次利用者的需求。 [科]