現(xiàn)代企業(yè)差旅費(fèi)管理初探

袁曉雁

（中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)云南有限公司財(cái)務(wù)部，云南 昆明 650228）

隨著現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，差旅出行越來(lái)越頻繁，方式也更具多樣性。價(jià)值管理是現(xiàn)代企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必由之路，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，是否具備完備的成本管控和資源運(yùn)用能力，是推進(jìn)精細(xì)運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)革新、價(jià)值管理的基礎(chǔ)。差旅費(fèi)用的管理，也必定要走上精細(xì)化管理的道路。

一、精細(xì)預(yù)算編制實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)的事前管理

預(yù)算管理，在現(xiàn)代企業(yè)資源規(guī)劃中起到了非常重要的作用，要做好差旅費(fèi)管理，事前預(yù)算是必需的。

（一）預(yù)算模型設(shè)計(jì)

預(yù)算模型設(shè)計(jì)的依據(jù)是企業(yè)制度的差旅費(fèi)辦法，由于差旅地、出行方式、出行目的等的不同，企業(yè)差旅費(fèi)辦法一般規(guī)定都較為細(xì)致，因此預(yù)算模型的設(shè)計(jì)也必須精細(xì)化、多元化，才能確保預(yù)算結(jié)果的準(zhǔn)確性。

為了便于舉例，做如下假設(shè)：某企業(yè)制度的差旅費(fèi)辦法，根據(jù)差旅地、出行目的不同給予不同金額的出差補(bǔ)貼，假設(shè)差旅地分為省外特殊地區(qū)、省外省會(huì)城市、市州城市三種情況，出行目的分為普通公務(wù)、培訓(xùn)兩種情況；根據(jù)出行方式的不同交通費(fèi)用不同，假設(shè)交通方式分為飛機(jī)、火車、汽車。以此為基礎(chǔ)，可先設(shè)計(jì)如下模型（表一）：

表一

在設(shè)定好上述基礎(chǔ)模型后，可編制需各單位填報(bào)的具體模型：

表二 ××××年差旅費(fèi)預(yù)算申報(bào)表

單位負(fù)責(zé)人： 填表人： 填報(bào)時(shí)間：

各單位根據(jù)下一年的工作計(jì)劃填列（1）-（9）項(xiàng)，模型可根據(jù)設(shè)定的公式自動(dòng)計(jì)算預(yù)算結(jié)果。

預(yù)算填報(bào)要求：

1.常規(guī)差旅項(xiàng)目，參考?xì)v史數(shù)據(jù)填報(bào)。

2.新增項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際工作規(guī)劃填報(bào)，并進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。

（二）預(yù)算填報(bào)審核

各單位上報(bào)預(yù)算后，企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)應(yīng)關(guān)注如下幾方面：

1.與往年歷史數(shù)據(jù)比對(duì)出差事由，區(qū)分常規(guī)事項(xiàng)及新增事項(xiàng)。

2.常規(guī)事項(xiàng)可參照歷史數(shù)據(jù)審核。

3.新增事項(xiàng)，需根據(jù)說(shuō)明逐項(xiàng)了解具體事由，以審核（2）-（9）項(xiàng)的填列是否科學(xué)。

企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審核的過(guò)程中，可采取二上一下制對(duì)存在問(wèn)題的填報(bào)項(xiàng)，要求填報(bào)單位修正后重新上報(bào)。

（三）預(yù)算決策

企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)審核各單位上報(bào)的預(yù)算計(jì)劃后，編制全公司匯總材料，應(yīng)包括預(yù)算模型設(shè)計(jì)思路、各單位填報(bào)情況、審核過(guò)程等內(nèi)容，向公司預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行匯報(bào)，由預(yù)算管理委員會(huì)進(jìn)行決策。

（四）預(yù)算下達(dá)

根據(jù)決策結(jié)果，可對(duì)各單位下達(dá)全年預(yù)算。

二、結(jié)合商務(wù)卡的推廣對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行事中管理

商務(wù)卡是一種專門的信用卡，一般具有一定的信用周期，且個(gè)人承債的商務(wù)信用卡由個(gè)人承擔(dān)刷卡消費(fèi)的結(jié)算清償義務(wù)。商務(wù)信用卡是一種新型財(cái)務(wù)管理工具和手段，它不僅攜帶方便，使用便捷，而且它透明度非常高，這是要推廣商務(wù)信用卡的一個(gè)非常重要的原因，就是所有的支付行為都有據(jù)可查、有跡可循。這樣避免我們公務(wù)消費(fèi)當(dāng)中亂花錢。而且使用商務(wù)信用卡后，企業(yè)人員出差，就可以不再預(yù)借現(xiàn)金，只要回來(lái)之后憑發(fā)票和刷卡的憑證就可以報(bào)銷，再把錢支付到商務(wù)卡進(jìn)行還款，這樣的話也省去了很多麻煩。

要實(shí)現(xiàn)商務(wù)信用卡對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行事中管理，需注意以下事項(xiàng)：

第一，選擇本單位商務(wù)信用卡發(fā)卡行，簽訂商務(wù)卡服務(wù)協(xié)議。

第二，制定專門的商務(wù)卡管理辦法，規(guī)范商務(wù)信用卡的管理。

第三，專人對(duì)商務(wù)信用卡信息統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)根據(jù)工作需要和征集使用者需求，組織商務(wù)信用卡的統(tǒng)一辦理、注銷等。

第四，規(guī)范商務(wù)信用卡的用途、范圍、額度、審批、保管、注銷、遺失的處理、密碼的保管、還款及利息的承擔(dān)等。

第五，規(guī)范差旅費(fèi)用報(bào)銷的期限，提供相關(guān)發(fā)票及刷卡憑證作為報(bào)銷的依據(jù)，比對(duì)預(yù)算信息并進(jìn)行臺(tái)賬登記，有條件的企業(yè)可建立相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行相互取數(shù)驗(yàn)證方可進(jìn)行報(bào)銷。

三、嚴(yán)格考核預(yù)算完成率，完成事后監(jiān)督

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)差旅費(fèi)用的有效管理，除了事前的精細(xì)預(yù)算，事中的嚴(yán)格管理，事后的考核是有效的激勵(lì)方法。預(yù)算考核可以明確企業(yè)的戰(zhàn)略導(dǎo)向，強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制，改善業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，提升管理水平。

（一）預(yù)算考核

1.比率法：按整個(gè)差旅費(fèi)用合計(jì)數(shù)計(jì)算各單位全年預(yù)算完成率，偏差值在±5%的內(nèi)不進(jìn)行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標(biāo)準(zhǔn)，在各單位全年績(jī)效中進(jìn)行體現(xiàn)。

2.項(xiàng)目法：按各單位每趟差旅任務(wù)分項(xiàng)，按項(xiàng)目計(jì)算全年預(yù)算完成率，偏差值在±5%的內(nèi)不進(jìn)行考核，超出5%的，按梯度制訂考核標(biāo)準(zhǔn)，在各單位全年績(jī)效中進(jìn)行體現(xiàn)。

3.動(dòng)態(tài)法：可根據(jù)管理的需要將預(yù)算目標(biāo)分解到季度，按季度考核，并適時(shí)地根據(jù)預(yù)算執(zhí)行單位的實(shí)際績(jī)效進(jìn)行獎(jiǎng)懲，有助于預(yù)算管理工作的改進(jìn)和預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）預(yù)算調(diào)整

當(dāng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境或者企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略發(fā)生重大變化，致使預(yù)算的編制基礎(chǔ)不成立，或者將導(dǎo)致企業(yè)的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生重要偏差，原有的預(yù)算已不在適宜，應(yīng)進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。

差旅費(fèi)預(yù)算與其他企業(yè)的預(yù)算一樣，年初組織進(jìn)行編制并下達(dá)。但對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，可能會(huì)遇到很多不可預(yù)測(cè)的差旅費(fèi)變動(dòng)因素，例如：各區(qū)域市場(chǎng)環(huán)境的變化，采購(gòu)事項(xiàng)的變化等。因此，應(yīng)及時(shí)組織對(duì)預(yù)算項(xiàng)目的調(diào)整。實(shí)際工作中可根據(jù)考核周期，組織調(diào)整。差旅費(fèi)預(yù)算的調(diào)整，需按差旅項(xiàng)目，分析原因，提出申請(qǐng)。企業(yè)預(yù)算管理機(jī)構(gòu)向預(yù)算管理委員會(huì)上報(bào)，批準(zhǔn)后進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，并調(diào)整考核指標(biāo)。

（三）考核結(jié)果兌現(xiàn)

差旅費(fèi)用在企業(yè)預(yù)算管理的大體系中只是微不足道的小項(xiàng)目，但如果考核的結(jié)果不能兌現(xiàn)，則將嚴(yán)重影響差旅管理的提升。

1.發(fā)布考核報(bào)告。對(duì)各單位的差旅費(fèi)預(yù)算執(zhí)行、調(diào)整、監(jiān)控進(jìn)行評(píng)價(jià)，肯定成績(jī)、指出問(wèn)題、找出原因。

2.根據(jù)既定的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)，按照考核結(jié)果，提供獎(jiǎng)懲依據(jù)，提交企業(yè)人力資源部門，在各單位的績(jī)效中進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

[1]企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第15號(hào)全面預(yù)算.

[2]財(cái)政部.中國(guó)人民銀行關(guān)于印發(fā)《中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法》的通知（財(cái)庫(kù)【2007】63號(hào)）.