煉化工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理提升實(shí)踐

楊義箏，李 敏

（1.中國(guó)石油獨(dú)山子石化分公司物資采購(gòu)部，新疆獨(dú)山子 833600；2.新疆寰球工程公司，新疆獨(dú)山子 833600）

0 引言

石化公司物資采購(gòu)部門不但承擔(dān)著公司日常生產(chǎn)、各裝置檢維修的物資采購(gòu)工作，往往還承擔(dān)著煉化工程項(xiàng)目基本建設(shè)的物資采購(gòu)工作。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，設(shè)備材料成本所占比重很大，其采購(gòu)成本直接影響到投資項(xiàng)目的效益，而交貨進(jìn)度和貨物的質(zhì)量直接影響整個(gè)工程的進(jìn)度和質(zhì)量，因此，加強(qiáng)和改善采購(gòu)管理的意義重大，及時(shí)開展煉化工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理提升活動(dòng)就顯得尤為重要了。

本文介紹獨(dú)山子石化公司物資采購(gòu)部門 （以下簡(jiǎn)稱物資采購(gòu)部門）積極探索適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求的物資集中采購(gòu)管理模式，推動(dòng)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理提升工作深入開展的一些具體做法，以及取得的階段性工作成果。本文所探討的物資主要包括工程項(xiàng)目中的永久性設(shè)備、材料、備件及消耗品。

1 煉化工程項(xiàng)目物資采購(gòu)工作特點(diǎn)

煉化工程項(xiàng)目的采購(gòu)工作特點(diǎn)具有設(shè)備材料種類繁多、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣和工作量大的特點(diǎn)，由于石化行業(yè)的高危性，一般工程項(xiàng)目對(duì)設(shè)備材料的質(zhì)量要求非常高；同時(shí)，由于部分地區(qū) （如新疆）嚴(yán)冬期長(zhǎng)，可施工季節(jié)短，造成工程進(jìn)度緊張；由于工程項(xiàng)目成本控制要求嚴(yán)，伴隨著物價(jià)通脹的局面時(shí)，具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性；檢修項(xiàng)目數(shù)量多，且部分是新類型項(xiàng)目，有許多技術(shù)需要消化，導(dǎo)致各二級(jí)單位申報(bào)的計(jì)劃不集中，物資計(jì)劃變更多，涉及的品種繁雜、急用料多，難以確定合理的采購(gòu)周期。

2 煉化工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理提升實(shí)踐的主要做法

在獨(dú)山子石化2012年物資管理提升活動(dòng)中，物資采購(gòu)部門主要從以下幾個(gè)方面著手開展了對(duì)工程項(xiàng)目物資采購(gòu)的管理提升實(shí)踐。

2.1 提前介入，發(fā)揮采購(gòu)協(xié)調(diào)功用，協(xié)調(diào)計(jì)劃申報(bào)，從被動(dòng)變主動(dòng)

2.1.1 提前介入，準(zhǔn)備充分

物資采購(gòu)部門從抓早、抓細(xì)、抓實(shí)入手，把規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、受控的管理理念融入到項(xiàng)目物資準(zhǔn)備工作當(dāng)中。從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始督促相關(guān)單位提報(bào)工程項(xiàng)目設(shè)備、材料計(jì)劃，針對(duì)不同工作階段特點(diǎn)（前期是申請(qǐng)采購(gòu)計(jì)劃，后期是藍(lán)圖缺口料）督促內(nèi)容有所不同，協(xié)調(diào)計(jì)劃申報(bào)，從被動(dòng)等待計(jì)劃到主動(dòng)催要計(jì)劃，這項(xiàng)工作一直持續(xù)到工程項(xiàng)目結(jié)束。

2.1.2 積極協(xié)調(diào)，做好溝通

在工程項(xiàng)目建設(shè)中，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)僅是中間環(huán)節(jié)，要做好安全采購(gòu)，物資采購(gòu)部門就要和業(yè)主其他職能部門、供應(yīng)商、設(shè)計(jì)單位、施工單位、各項(xiàng)目部打交道，其實(shí)就是要做好物資采購(gòu)的 “傳聲筒” 和“聯(lián)絡(luò)員”。

獨(dú)山子石化工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中每周召開一次設(shè)備、材料對(duì)接會(huì)，主要目的是做好各職能部門、設(shè)計(jì)單位、項(xiàng)目部與供應(yīng)商的溝通工作，起到橋梁紐帶作用。物資采購(gòu)部門工作人員嚴(yán)格履行聯(lián)絡(luò)人的職責(zé)，及時(shí)做好各項(xiàng)信息的上傳下達(dá)，保證物資供應(yīng)信息流暢通，確保采購(gòu)部門第一時(shí)間取得物資采購(gòu)計(jì)劃，為后續(xù)采購(gòu)贏得時(shí)間。在實(shí)踐中，采購(gòu)人員及時(shí)與工程現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度結(jié)合，通過(guò)各料性對(duì)接會(huì)，掌握各個(gè)階段、各料性的采購(gòu)保供重點(diǎn)，從工程項(xiàng)目保供角度出發(fā)，憑借一方面熟悉設(shè)計(jì)進(jìn)展，一方面了解現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度兩邊情況的有利條件，當(dāng)好 “傳聲筒”，傳遞設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)商供貨情況信息，確保項(xiàng)目進(jìn)度趕上項(xiàng)目工程計(jì)劃總體進(jìn)度。

2.2 精細(xì)管理，科學(xué)策劃，控制采購(gòu)節(jié)奏

2.2.1 增加工程物資的可獲得性分析，為科學(xué)策劃做準(zhǔn)備

針對(duì)不同的工程項(xiàng)目，物資的可獲得性是指按照物資的特性、分類進(jìn)行市場(chǎng)供應(yīng)及時(shí)能力分析，通過(guò)對(duì)其生產(chǎn)工藝的了解、物流過(guò)程的考察、采購(gòu)周期的掌握等，提出從市場(chǎng)上獲取該物資所需要的投入、難易程度及改進(jìn)建議。物資采購(gòu)部門就工程物資的難采購(gòu)性、材料的性價(jià)比、材料的技術(shù)、質(zhì)量要求及一般制造周期等方面，向工作流的上下游如涉及選材、材料控制、供應(yīng)商、施工及制造等環(huán)節(jié)延伸，開展管理創(chuàng)新，為科學(xué)策劃打下基礎(chǔ)。

對(duì)物資進(jìn)行可獲得性分析，有利于結(jié)合集中采購(gòu)目錄實(shí)施框架協(xié)議采購(gòu)，也有利于設(shè)備材料選用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，落實(shí)主要供應(yīng)商，同時(shí)還為裝置建成后的運(yùn)行、檢維修工作的順利開展提供保障。

2.2.2 進(jìn)行工程項(xiàng)目的總體采購(gòu)策劃

為實(shí)現(xiàn)科學(xué)理性采購(gòu)，保障物資安全、及時(shí)和經(jīng)濟(jì)供應(yīng)，進(jìn)一步提高物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控能力，降低采購(gòu)綜合成本，進(jìn)行工程項(xiàng)目的采購(gòu)策劃是整個(gè)采購(gòu)管理流程中關(guān)鍵的一環(huán)，對(duì)采購(gòu)效果影響深遠(yuǎn)，甚至直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。

例如對(duì)己烯-1項(xiàng)目和80萬(wàn)t/a催化汽油加氫項(xiàng)目，物資采購(gòu)部門根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)，運(yùn)用 “三步法”開展采購(gòu)策劃，在項(xiàng)目開始階段，深入做好采購(gòu)調(diào)研策劃，制訂具有前瞻性的執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃?！叭椒ā奔矗旱谝徊?，明確物資采購(gòu)目標(biāo)、任務(wù)范圍和要求；第二步，進(jìn)行項(xiàng)目采購(gòu)工作任務(wù)分析，解決采購(gòu)什么和什么時(shí)候采購(gòu)的問(wèn)題；第三步，進(jìn)行詳細(xì)的項(xiàng)目采購(gòu)策劃，制訂切實(shí)可行的采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目全部采購(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)和約束。如按專業(yè)劃分，可分為設(shè)備、電氣、儀表、管材等，物資采購(gòu)策劃的主要內(nèi)容列項(xiàng)見(jiàn)表1。

表1 物資采購(gòu)策劃的主要內(nèi)容列項(xiàng)

2.3 框架協(xié)議為主，實(shí)施采購(gòu)

2.3.1 分析物資采購(gòu)總需求，明確框架協(xié)議采購(gòu)方向

框架協(xié)議采購(gòu)是對(duì)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程改造之后的結(jié)果。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)是 “一單一操作”，屬低效率采購(gòu)流程，不利于企業(yè)集中整體需求發(fā)揮規(guī)?；瘍?yōu)勢(shì)，而框架協(xié)議采購(gòu)增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)資源的獲取和掌控能力、談判議價(jià)能力和抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。

物資采購(gòu)部門以工程項(xiàng)目物資采購(gòu)需求為切入點(diǎn)，不斷明確框架協(xié)議采購(gòu)的方向。一是對(duì)已完成的項(xiàng)目進(jìn)行材料需求統(tǒng)計(jì)、分析，得出材料類物資采購(gòu)占項(xiàng)目設(shè)備材料采購(gòu)總額的比例；二是對(duì)主要類別材料占材料采購(gòu)總額的比例情況進(jìn)行分析。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目物資采購(gòu)需求進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，獨(dú)山子石化的框架協(xié)議采購(gòu)有了明確方向。根據(jù)對(duì)以往項(xiàng)目的具體情況進(jìn)行分析得知，在煉化工程項(xiàng)目中，占采購(gòu)總額比例最大的材料類別主要有電纜、閥門、無(wú)縫鋼管、焊接鋼管、管件、板型材/鍍鋅鋼管。對(duì)占工程項(xiàng)目采購(gòu)金額比例最大的六類材料進(jìn)行框架協(xié)議采購(gòu)，有效發(fā)揮了企業(yè)的規(guī)模效應(yīng)，大大增強(qiáng)了企業(yè)對(duì)資源的獲取能力和掌控力，進(jìn)而明顯提高了企業(yè)的采購(gòu)效率與效益。

2.3.2 加大框架協(xié)議采購(gòu)力度，提高采購(gòu)效率

框架協(xié)議采購(gòu)是縮短采購(gòu)周期的有效手段，解決了以往同類物資重復(fù)供貨時(shí)需重復(fù)進(jìn)行合同談判的問(wèn)題，大大節(jié)省了采購(gòu)時(shí)間，提高了采購(gòu)效率，同時(shí)節(jié)省了采購(gòu)成本。例如：墊片物資采購(gòu)計(jì)劃數(shù)量很大，物資采購(gòu)部門借助墊片框架在保證網(wǎng)內(nèi)供應(yīng)商加工任務(wù)的前提下，以物料碼核對(duì)框架清單，及時(shí)下達(dá)訂單，保證了訂貨及時(shí)率，為確保項(xiàng)目及時(shí)供貨奠定了基礎(chǔ)。獨(dú)山子石化2012年框架協(xié)議采購(gòu)率達(dá)到40%左右，比2011年增長(zhǎng)了近10個(gè)百分點(diǎn)。

2.4 過(guò)程控制，確保到貨

2.4.1“看板管理”，過(guò)程跟蹤

在2012年工作實(shí)踐中，對(duì)于交貨周期長(zhǎng)以及關(guān)鍵點(diǎn)所需的設(shè)備物資到貨實(shí)行 “看板管理”，采購(gòu)部門在收到藍(lán)圖料表前就與設(shè)計(jì)單位相關(guān)人員進(jìn)行溝通、交流，確定采購(gòu)范圍，然后進(jìn)行采購(gòu)組包，篩選合格供應(yīng)商，同時(shí)安排供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)交流，提前做好報(bào)價(jià)前的準(zhǔn)備工作。針對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)所需材料、設(shè)備，將計(jì)劃上報(bào)時(shí)間、要求到貨時(shí)間和實(shí)際到貨時(shí)間等詳細(xì)情況進(jìn)行整理后公布，每天對(duì)物資的到貨情況進(jìn)行一次更新，每完成一項(xiàng)就貼一面紅旗，保證各項(xiàng)目組管理人員能及時(shí)查看到貨物資的各種信息，以保證項(xiàng)目順利有序進(jìn)行。

2.4.2 催交催運(yùn)，保證物資按時(shí)踏點(diǎn)到貨

由于新疆地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，要保證工程項(xiàng)目重點(diǎn)設(shè)備、材料的按時(shí)到貨就必須制訂催交方案，適時(shí)派人駐廠催交。催交人員實(shí)地查看物資生產(chǎn)進(jìn)度，并跟廠家確定具體的交貨日期，實(shí)踐表明催交的效果非常明顯。

2.5 轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)供應(yīng)商管理力度

（1）在管理觀念方面。隨著供應(yīng)鏈思想在工程項(xiàng)目物資采購(gòu)工作中不斷被推廣，已從以往專注于項(xiàng)目物資簡(jiǎn)單買賣的 “小采購(gòu)”逐漸向?qū)Ｗ⒂诠?yīng)商管理的 “大采購(gòu)”轉(zhuǎn)變。

（2）在供應(yīng)商選擇方面。以動(dòng)態(tài)考核為核心，有效規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，明確供應(yīng)商的選擇原則。獨(dú)山子石化2012年使用603家供應(yīng)商，其中集團(tuán)公司一級(jí)供應(yīng)商162家，企業(yè)二級(jí)供應(yīng)商441家。在采購(gòu)過(guò)程中，第一優(yōu)選內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)供應(yīng)商，第二優(yōu)選框架供應(yīng)商，第三優(yōu)選廠家供應(yīng)商。對(duì)供應(yīng)商的管理嚴(yán)格按照程序操作，并對(duì)供應(yīng)商實(shí)行量化考核管理，對(duì)供應(yīng)商管理的重點(diǎn)是二級(jí)供應(yīng)商，逐年完善淘汰機(jī)制。

（3）在供應(yīng)商準(zhǔn)入方面。必須經(jīng)過(guò)相關(guān)單位推薦、資格預(yù)審、考核分級(jí)、入選公司供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)等四個(gè) “規(guī)定動(dòng)作”；對(duì)國(guó)家規(guī)定的 “特許”產(chǎn)品的供應(yīng)商，還必須提供合格的特許證明。

（4）在對(duì)供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理方面。重點(diǎn)管理代理商、貿(mào)易商，確保供應(yīng)商類型結(jié)構(gòu)合理，實(shí)現(xiàn)A類供應(yīng)商 （注冊(cè)資金1 500萬(wàn)元以上）約占70%，B類供應(yīng)商 （注冊(cè)資金200萬(wàn)元以上）約占20%，C類供應(yīng)商約占10%。執(zhí)行 “抓大防小”的原則，依據(jù)自行制訂的 《物資供應(yīng)商量化考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行考核，充分利用量化考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商實(shí)施分級(jí)管理，把 “理性采購(gòu)”落實(shí)到具體的行動(dòng)上，增加了供應(yīng)商對(duì)石化公司的忠誠(chéng)度，有效控制了低價(jià)中標(biāo)帶來(lái)的供應(yīng)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，保障了工程建設(shè)項(xiàng)目的安全和平穩(wěn)運(yùn)行。量化考核是指由有關(guān)業(yè)務(wù)管理部門對(duì)供應(yīng)商交貨期、供貨質(zhì)量和售后服務(wù)進(jìn)行的評(píng)價(jià)，招標(biāo)管理部門對(duì)報(bào)價(jià)和投標(biāo)進(jìn)行評(píng)價(jià)，檢驗(yàn)管理部門對(duì)供貨質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，合同管理部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)于考核不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商按解除、終止、中止、凍結(jié)等幾種方式運(yùn)行，2012年累計(jì)解除4家、中止5家、凍結(jié)2家，實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)管理。

3 實(shí)踐效果

獨(dú)山子石化2012年開展的工程項(xiàng)目物資采購(gòu)管理提升實(shí)踐取得了階段性成果，主要表現(xiàn)在：2012年框架協(xié)議采購(gòu)率達(dá)到40%，較2011年提升了10個(gè)百分點(diǎn)；對(duì)當(dāng)年28個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目、56個(gè)建設(shè)項(xiàng)目以及33個(gè)安?；痦?xiàng)目，接到計(jì)劃后采用通用規(guī)格替代、常用材料合理代用、長(zhǎng)周期材料重點(diǎn)控制等方式有效保證了材料供應(yīng)工作，且訂貨及時(shí)，催交得力，滿足現(xiàn)場(chǎng)需要；提高了采購(gòu)效率，節(jié)省了采購(gòu)成本，當(dāng)年物資采購(gòu)資金節(jié)約率達(dá)2.37%，累計(jì)比質(zhì)比價(jià)節(jié)約采購(gòu)金額6 619萬(wàn)元。

4 結(jié)束語(yǔ)

物資供應(yīng)工作是保障型工作，是工程項(xiàng)目建設(shè)正常運(yùn)行的基石。煉化企業(yè)物資采購(gòu)部門需不斷總結(jié)采購(gòu)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，注重采購(gòu)前期策劃和采購(gòu)過(guò)程管理，持續(xù)強(qiáng)化內(nèi)部控制和外部管理，積極協(xié)調(diào)采購(gòu)部門與項(xiàng)目建設(shè)管理部門、設(shè)計(jì)單位、使用單位以及供應(yīng)商之間的關(guān)系，努力實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)從純業(yè)務(wù)型向管控型轉(zhuǎn)變，為煉化工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施提供有力的供應(yīng)保障。

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