檔案管理工作的瓶頸及發(fā)展思路探析

朱艷玲

摘 要：檔案管理工作是通過(guò)管理檔案和提供檔案信息為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)服務(wù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中起著極其重要的作用，特別是在創(chuàng)建服務(wù)型社會(huì)和信息化高速發(fā)展的今天這種作用極其明顯。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理工作的瓶頸，并對(duì)今后檔案管理工作的發(fā)展思路進(jìn)行探析，更好得實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

關(guān)鍵字：檔案管理工作；瓶頸；發(fā)展思路；探析

檔案是機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、作為原始記錄保存，具有保存和參考利用價(jià)值以備查考的圖表、文字、聲像及其他各種方式和載體的文件材料，是一種重要的社會(huì)信息資源。

當(dāng)前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理工作也面臨著新的任務(wù)和要求。作為檔案管理工作者我們要克服工作中的瓶頸，優(yōu)化管理方法，提高工作效率，更加科學(xué)規(guī)范的做好檔案管理工作。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，我們要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、科學(xué)發(fā)展，立足實(shí)際吸收并借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作的研究成果，逐步完善檔案管理工作制度，增強(qiáng)歷史責(zé)任感、使命感。激發(fā)檔案管理工作者的熱請(qǐng)，使其能隨著社會(huì)的發(fā)展更好地適應(yīng)形勢(shì)需要，逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。

1 檔案管理工作的瓶頸

1.1 檔案管理工作基礎(chǔ)不足

目前我國(guó)大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題是案卷質(zhì)量差，檢索工具不完整。許多檔案管理部門(mén)的立卷、編目、檢索等，不能按國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。又加上我國(guó)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，已有的標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有完全配套，推行工作也略顯遲緩，從而導(dǎo)致許多檔案部門(mén)檔案標(biāo)準(zhǔn)不盡規(guī)范統(tǒng)一。造成檔案部門(mén)的基礎(chǔ)工作普遍不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，為檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)造成很大困難。

1.2 檔案管理硬件建設(shè)落后

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化需要軟硬件全面配合，其中硬件是基礎(chǔ)，包括設(shè)備、人員等。就設(shè)備而言，各企事業(yè)單位檔案管理設(shè)備十分落后，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)固定的檔案庫(kù)房，有的就用幾個(gè)柜子存放檔案隨意搬移，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員管理檔案，導(dǎo)致檔案磨損、丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生。硬件設(shè)備落后，設(shè)施不全，現(xiàn)代化建設(shè)跟不上社會(huì)的發(fā)展，沒(méi)有計(jì)算機(jī)索引目錄和檢索工作，很多還是傳統(tǒng)人工操作，這些都大大制約了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.3 缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才

缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，是目前檔案管理工作難實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的最根本原因。我國(guó)大多企事業(yè)單位沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，隨意安排人員進(jìn)行檔案管理工作，檔案管理人員往往都是半路出家，沒(méi)經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗前培訓(xùn)。眾多原因?qū)е聶n案管理工作者業(yè)務(wù)不精通，專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏，極大阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。

1.4 檔案管理工作模式陳舊

隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，使得檔案管理工作形式多樣化、內(nèi)容復(fù)雜化，檔案的范疇也逐漸擴(kuò)大，但是許多單位仍然采用陳舊呆板的管理模式。新時(shí)期下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè)，但檔案管理技術(shù)沒(méi)跟上時(shí)代發(fā)展，很多企事業(yè)單位檔案管理部門(mén)沒(méi)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為管理服務(wù)，還沿用傳統(tǒng)手工操作模式，管理手段落后，模式陳舊。

2 檔案管理工作發(fā)展思路探析

隨著科學(xué)發(fā)展觀的不斷深入，作為檔案管理工作者應(yīng)堅(jiān)持依法治檔，做好檔案管理工作與現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，科學(xué)規(guī)范的對(duì)檔案就行管理，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

2.1 建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

俗話(huà)說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩，不能成方圓”。實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，是提高檔案管理工作水平的保障。隨著檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化程度越來(lái)越深、檔案管理種類(lèi)多樣化等特點(diǎn)，就決定檔案管理方法要不斷改革，因此企事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際制定出操作性強(qiáng)的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，做到改革有章可循，按制度辦事。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用，當(dāng)然檔案管理制度化也要因地制宜，靈活運(yùn)用。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，做好檔案管理工作迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。這要求檔案管理者準(zhǔn)確把握檔案管理工作的特點(diǎn)，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，掌握豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技能，充分發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢(shì)，更好的服務(wù)于社會(huì)。檔案部門(mén)也應(yīng)抓緊建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作平臺(tái)，并更新軟、硬件設(shè)備，提升工作手段的能力，為我們檔案業(yè)務(wù)工作整體上臺(tái)階鋪墊良好基礎(chǔ)。 同時(shí)，可以充分發(fā)揮新設(shè)備、新手段的能力，為擴(kuò)展新的工作領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍創(chuàng)造更為有利的條件。

近些年正是企事業(yè)單位信息工程的階段，電子檔案越來(lái)越多。例如，企事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中購(gòu)進(jìn)的各種系統(tǒng)軟件、光盤(pán)；一些工程建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)CAD電子文件等。這些文件用以往的傳統(tǒng)人工保存方法很容易出現(xiàn)問(wèn)題，為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。同時(shí)設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要。 檔案工作人員要適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要， 就必須提升信息收集和管理的能力，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高知識(shí)水平和管理能力，加強(qiáng)綜合素質(zhì)培養(yǎng)。

2.4 加大檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案保管的目的是為了利用，俗話(huà)說(shuō)：“檔案貴在活，而重在于用”。隨著改革開(kāi)放的不斷深化和政府職能的逐步轉(zhuǎn)變，隨著全民綜合素質(zhì)的不斷提高，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和理解，不再僅僅局限于檔案的憑證依據(jù)作用，而是充分利用檔案

這種特殊載體所蘊(yùn)藏的大量信息，進(jìn)一步深層次的進(jìn)行研究開(kāi)發(fā)利用，更好地為社會(huì)服務(wù)。

在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，尋求更有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更加充分地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。所以，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)

展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有認(rèn)真貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理工作者更要用科學(xué)的發(fā)展觀嚴(yán)格要求自己，不斷提高檔案管理的能力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)穩(wěn)定作出貢獻(xiàn)。

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