加強醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理

汪海廣　王春杰　王淼　李宏林

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理及醫(yī)療等各項活動形成的歷史記錄和生產(chǎn)資料，是醫(yī)院的寶貴財富。隨著醫(yī)院改革的不斷深入和快速發(fā)展，綜合檔案材料形成的門類、數(shù)量等逐年增多。如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的科學(xué)管理，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，以適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于醫(yī)學(xué)教育和科研工作，是擺在各級醫(yī)院管理者面前的重要課題，重點抓好以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

1 創(chuàng)新檔案管理意識

檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，既需要現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，又要求檔案管理者必須具有現(xiàn)代化管理意識，否則，現(xiàn)代化檔案管理無法實現(xiàn)。要打破過去傳統(tǒng)檔案管理中只管不用的落后觀念，從根本上改變檔案工作可有可無、質(zhì)量優(yōu)劣無關(guān)大局的認(rèn)識，切實把檔案工作納入醫(yī)院總體工作規(guī)劃，將人員編制、工資待遇、發(fā)展經(jīng)費等方面的政策落實到位。綜合檔案室應(yīng)成為醫(yī)院檔案的保管基地，將全院分散保管的文書、教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、設(shè)備等方面的檔案集中起來，統(tǒng)一管理和使用，使之更好地服務(wù)于醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展。

2 加強組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的前提，各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須創(chuàng)新管理理念，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把它納入醫(yī)院管理的重要議事日程，作為醫(yī)院長期發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，逐步建立起結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的檔案信息中心，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，更好地為臨床、醫(yī)療、醫(yī)學(xué)教育和科研工作服務(wù)。

3 健全組織機構(gòu)

醫(yī)院檔案管理的組織建設(shè)是開展檔案管理工作的重要保證。檔案部門設(shè)置是否合理，直接關(guān)系到醫(yī)院檔案工作的成效，同時也在一定程序上反映了醫(yī)院的管理水平。從便于檔案管理、有利于檔案綜合利用、促進資源共享的角度出發(fā)，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立醫(yī)院檔案綜合管理領(lǐng)導(dǎo)小組和監(jiān)督小組，監(jiān)督指導(dǎo)全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。同時，醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立較為規(guī)范的各類檔案庫房，對于性質(zhì)特殊的檔案，如人事檔案、病案和設(shè)備檔案都應(yīng)另設(shè)專門的檔案庫房，并指定專人管理。在醫(yī)院各科室配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案資料的收集整理，并定期向醫(yī)院綜合檔案室移交。

4 加強硬件設(shè)施建設(shè)

硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代的必要手段，當(dāng)前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內(nèi)容分門別類輸入計算機，既可以節(jié)省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查尋檔案材料費時費力的原始勞動，變?yōu)樵趲追昼妰?nèi)便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實感強的立體效果。同時，借助于錄放機、監(jiān)視器、多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得了前所未有的積極效果。檔案管理設(shè)施現(xiàn)代化還包括檔案保管、保護、除濕等先進手段設(shè)施的現(xiàn)代化，總之，檔案管理現(xiàn)代化成為醫(yī)院管理現(xiàn)代化和辦公自動化的有力支柱，既是人類勞動能力的解放，更給人類帶來了精神的解放，工作質(zhì)量的飛躍

5 強化知識更新培訓(xùn)

實現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，不單單是醫(yī)院各門類檔案簡單的集中保管，而是一項實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)工程，檔案管理的現(xiàn)代化，是要靠管理者的實踐來實現(xiàn)的，沒有管理者的現(xiàn)代化素質(zhì)，再先進、再現(xiàn)代化的設(shè)備也無法自動發(fā)揮作用，它們只能是毫無生氣的、遠(yuǎn)離人的現(xiàn)代化勞動而存在的呆機器，反之，具有現(xiàn)代化素質(zhì)的管理者，具有現(xiàn)代化的管理觀念，掌握了現(xiàn)代化的管理手段，則可以使現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備如蛟龍騰飛，如駿馬奔躍，真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

6 積極挖掘，發(fā)揮作用

檔案工作最終目的是將檔案的作用最大化。因此，醫(yī)院檔案的利用工作，要緊緊圍繞醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項工作的實際需要，有的放矢地編制各類專題卡片、各類文件專題目錄、全引目錄等檢索工具，使查找迅速、利用方便。同時還應(yīng)建立檔案信息利用反饋制度，及時了解檔案利用效果，收集各部門對檔案信息的需求；對現(xiàn)有檔案要積極提煉和加工，編制成迎合各科室需求的各種資料，使“死檔”變成“活檔”。通過提高檔案的利用率，在促進醫(yī)院各項工作順利開展的同時，進一步增強檔案工作的地位，使檔案工作與醫(yī)院其它工作共同發(fā)展。

參考文獻

[1]孫曉峰，實現(xiàn)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理對策之我見，中國醫(yī)藥導(dǎo)報，2008，8：

[2]曹宏，加強檔案管理的人才培養(yǎng) 推動檔案管理現(xiàn)代化，才智，2012年18期

[3]鄭海波，現(xiàn)代化檔案管理[J]；城建檔案；2011年3期

作者簡介

汪海廣（1977），男，碩士研究生學(xué)歷，館員，唐山市工人醫(yī)院。

王春杰（1965—），女，研究生，高級政工師，唐山市工人醫(yī)院。

王淼（1979—），女，碩士研究生，唐山市工人醫(yī)院。

李宏林（1974—），女，本科，唐山市工人醫(yī)院。