檔案管理服務(wù)現(xiàn)代社會的幾個(gè)轉(zhuǎn)變

辛影

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷飛速發(fā)展，檔案管理服務(wù)也存在許多不足的地方，這就需要改革與轉(zhuǎn)變，本文主要闡述了傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的不足以及幾個(gè)重要的轉(zhuǎn)型，從而更有利于現(xiàn)代社會的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；服務(wù)；轉(zhuǎn)變

1 我國傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)的弊端不足

1.1 提高檔案服務(wù)人員的素質(zhì)迫在眉睫

檔案主要是為城市建設(shè)服務(wù)的，其內(nèi)容的多樣性要求檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有檔案管理方面的知識，還要具備一定的電腦專業(yè)知識及電腦操作技能，這就要求我們的檔案員需具備細(xì)致和認(rèn)真的工作態(tài)度。城建檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，全面了解所保存檔案的種類、內(nèi)容及其完整、準(zhǔn)確程度。這樣，才能做好城建檔案管理的各項(xiàng)工作，充分發(fā)揮科技檔案的利用價(jià)值。從目前全國的情況來看，檔案人員隊(duì)伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理、年齡老化等現(xiàn)象。尤其是具備科技檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用?，F(xiàn)在是信息時(shí)代，要跟上社會發(fā)展，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，必須重視整個(gè)檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的提高，不斷調(diào)整更新檔案人員專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，不斷加強(qiáng)人員培訓(xùn)與人才培養(yǎng)。如何進(jìn)一步提高檔案工作者整體知識水平以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

1.2 少數(shù)檔案的收集不完整、不及時(shí)，影響了檔案的提供利用

收藏檔案的中心任務(wù)就是提供利用，如果收集不及時(shí)、提供的檔案不完整，不僅會影響和制約檔案提供利用，而且也不利于檔案的有效管理和開發(fā)。當(dāng)前，少數(shù)檔案收集不完整、不及時(shí)，主要是收集文書檔案過多，而不注重收集業(yè)務(wù)檔案和科技檔案；收集紙質(zhì)檔案過多，而不重視收集聲像檔案；立檔不負(fù)責(zé)任，不按要求立檔，不及時(shí)移交，留作自用，隨意分散案卷，也是影響檔案收集完整的一個(gè)重要原因。

2 檔案管理服務(wù)現(xiàn)代社會的四個(gè)轉(zhuǎn)變

2.1 提高檔案工作人員素質(zhì)，是轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)的關(guān)鍵

要轉(zhuǎn)變，人才是關(guān)鍵。在市場經(jīng)濟(jì)和電子政務(wù)日益發(fā)展的今天，正如前面論述檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)變職能的原因中所提到的，檔案管理部門工作面臨很多新的變化，這些新變化需要檔案工作人員不斷提高自身綜合素質(zhì)，深入學(xué)習(xí)開展檔案工作所需要的各種新知識、新技能，多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、法律知識等相關(guān)知識，以適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要?？梢圆扇　八统鋈W(xué)、請進(jìn)來教”的學(xué)習(xí)方法，輸送優(yōu)秀人才到南方電子政務(wù)發(fā)展較快的大城市學(xué)習(xí)，還可以從大學(xué)、研究所等地請來專業(yè)教師，進(jìn)行內(nèi)部培養(yǎng)。人才培養(yǎng)出來了，思想觀念也就更新了，也就會走出傳統(tǒng)的工作方式，轉(zhuǎn)變職能，更好的為市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

2.2 在收集上，檔案管理由數(shù)量轉(zhuǎn)變成質(zhì)量

檔案資源的豐富，確實(shí)是檔案工作的資源和發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。多年來，正是在這一理念的支配下，許多檔案館“撿到籃里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，雖然有了量的積累，但質(zhì)的提升不明顯。相反，由于過分繁亂蕪雜，不但因此占用了空間，加大了工作量，還因“沙”的倍增，導(dǎo)致“金”被“淘”出難度的加大。許多用戶，就是因?yàn)闆]有時(shí)間，失去耐心，查著查著就索性放棄了。特別是隨著現(xiàn)代生活、工作節(jié)奏的加快，這一點(diǎn)也表現(xiàn)得越來越突出。所以，原有的收集理念，必須向講求質(zhì)量轉(zhuǎn)變。對少而精的資料，按專業(yè)和可開發(fā)利用的角度進(jìn)行梳理、整合、加工、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，分門別類，合理歸檔，輸入計(jì)算機(jī)，逐漸形成專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、特色顯著、可縱深拓展的館藏。

2.3 在服務(wù)上，檔案管理由“被動(dòng)式”向“主動(dòng)式”轉(zhuǎn)變

在服務(wù)上，檔案管理不能只能“坐等式”的“被動(dòng)式”向“主動(dòng)式”轉(zhuǎn)變服務(wù)。對于怎么樣進(jìn)行主動(dòng)式服務(wù)，主要是從四個(gè)方面著手考慮的。一個(gè)是調(diào)研用戶需求的檔案，然后根據(jù)需求進(jìn)行針對性的服務(wù)。二是需要有包裝和宣傳。讓公眾都知道館里都放著的是什么資料，把檔案館的神秘感消除，然后用更簡捷的方式查到和運(yùn)用。三是可以實(shí)行“一條龍”的服務(wù)，比如上門服務(wù)等。四是由“傳統(tǒng)型”服務(wù)手段向“科技型”的服務(wù)手段轉(zhuǎn)變。構(gòu)建檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)，完善計(jì)算機(jī)檔案檢索體系、檔案信息資料數(shù)字化、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、檔案信息在線咨詢服務(wù)，等等。

2.4 檔案信息化的縱深發(fā)展的轉(zhuǎn)變

技術(shù)特征無疑是信息化環(huán)境的核心特征之一，在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)必須要學(xué)習(xí)和把握這些新技術(shù)，同時(shí)，檔案信息化的深入發(fā)展也將推動(dòng)信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用向縱深發(fā)展。信息化環(huán)境中使用的信息技術(shù)非常廣泛，以數(shù)字檔案館系統(tǒng)為例，其中運(yùn)用到的關(guān)鍵技術(shù)有數(shù)字化生成技術(shù)，包括信息掃描技術(shù)、識別技術(shù)、圖像處理技術(shù)、音頻轉(zhuǎn)換技術(shù)等；存儲技術(shù)，包括磁盤陣列、光盤庫技術(shù)等；分類檢索技術(shù)，包括自動(dòng)分類檢索、關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、多媒體檢索等；信息安全保護(hù)技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、身份認(rèn)證和訪問控制、系統(tǒng)備份等；中間件技術(shù)和集群技術(shù)等。

具體從生命周期的理論分析，檔案信息化尤其是電子文件管理對技術(shù)的需求體現(xiàn)在：（1）文件創(chuàng)建生成環(huán)節(jié)。在信息生命周期的初始階段，要求能夠有效實(shí)施電子文件的前端控制原則，即通過元數(shù)據(jù)、模板、格式管理、認(rèn)證等技術(shù)框架通過管理信息系統(tǒng)的建設(shè)綜合實(shí)施對電子文件的前端管理，并能通過流程管理、日志等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)文件在創(chuàng)建階段的動(dòng)態(tài)管理，確保包括電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、管理活動(dòng)信息在內(nèi)的信息的原始性和完整性。（2）文件歸檔環(huán)節(jié)。電子文件是一項(xiàng)管理和技術(shù)依賴性都很高的活動(dòng)，該階段涉及的主要技術(shù)領(lǐng)域包括多格式類型文件歸檔技術(shù)（如電子郵件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁、即時(shí)信息等歸檔技術(shù)）、遠(yuǎn)程文件網(wǎng)絡(luò)歸檔技術(shù)、邏輯歸檔技術(shù)、業(yè)務(wù)文件數(shù)據(jù)共享技術(shù)、信息安全管理技術(shù)，以及系統(tǒng)集成技術(shù)等。（3）信息組織管理環(huán)節(jié)。由于電子文件管理活動(dòng)具有一定的非線性特征，電子文件的組織管理實(shí)際上可以分散在其他階段中一并執(zhí)行。組織管理活動(dòng)的主要目的就是將原本大量的、分散的、雜亂的信息經(jīng)過篩選、分析、標(biāo)引、著錄、整序、優(yōu)化，形成一個(gè)便于用戶有效利用的系統(tǒng)的過程。因此本階段涉及的技術(shù)可以具備較高的智能水平，像鑒定、標(biāo)引、分類技術(shù)都需要較高的管理能力和技術(shù)水準(zhǔn)。（4）數(shù)字信息存儲環(huán)節(jié)。包括載體管理、歸檔格式管理、存儲管理、遷移、仿真、保存元數(shù)據(jù)等。（5）信息利用環(huán)節(jié)。其技術(shù)范疇包括任何有助于檔案價(jià)值發(fā)現(xiàn)或提升的技術(shù)，如網(wǎng)站技術(shù)（信息門戶）、信息搜索技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘、知識管理、信息發(fā)布等。此外，除了按生命周期階段對技術(shù)范圍進(jìn)行劃分外，還包括安全管理、認(rèn)證、日志管理等重要的貫穿全程的支撐技術(shù)，以及囊括多個(gè)階段管理任務(wù)的電子文件管理系統(tǒng)或數(shù)字檔案館的系統(tǒng)研發(fā)工程。

總之，改管理型服務(wù)為智力型、技術(shù)型服務(wù)，未來檔案館（室）的服務(wù)模式應(yīng)是用戶中心模式。面對人類正從工業(yè)化時(shí)代向信息化時(shí)代再向知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代過渡的重要時(shí)期，我們應(yīng)抓緊建立健全信息網(wǎng)絡(luò)，形成圖書、檔案、情報(bào)等各類文獻(xiàn)開發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)一條龍，使現(xiàn)代信息技術(shù)服務(wù)于社會各個(gè)層面，促使其不斷進(jìn)行創(chuàng)新，突出自身特點(diǎn)，獲得可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

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