辦公室自動(dòng)化對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

李 鵬

（江蘇省連云港市發(fā)展和改革委員會(huì)，江蘇連云港 222003）

0 引言

隨著我國(guó)社會(huì)的日益發(fā)展，人們所要處理的信息量越來越大，但傳統(tǒng)的信息處理技術(shù)并不能滿足當(dāng)前人們的需求。辦公室是產(chǎn)生及處理各種信息的場(chǎng)所，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)有重要意義。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化能夠?qū)⒏鞣N設(shè)備及辦公人員有機(jī)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)資源管理優(yōu)化，調(diào)整管理體制，解決辦公協(xié)調(diào)問題，最終提高人員辦公效率。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，OA）是指辦公信息處理的自動(dòng)化，主要是利用各種先進(jìn)的技術(shù)，進(jìn)而使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)由人機(jī)信息系統(tǒng)共同完成，達(dá)到利用信息、提高辦公效率的目的。石化企業(yè)中應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包括企業(yè)日常辦公的文字處理、申請(qǐng)審批、信息發(fā)布及檔案管理、公文流轉(zhuǎn)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有以下幾方面優(yōu)點(diǎn)：

首先，可滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。處于同一辦公室的同事能夠同時(shí)按照計(jì)劃進(jìn)行協(xié)作，并且能夠通過在線實(shí)時(shí)交流，使系統(tǒng)具有較高的靈活性。還可支持召開在線會(huì)議、安排會(huì)議進(jìn)度等。其次，具有可擴(kuò)展性、安全性及私密性。通過應(yīng)用共享會(huì)話允許數(shù)百名人員查看相同的應(yīng)用，可提高可擴(kuò)展性，減少通過廣域網(wǎng)的話務(wù)，優(yōu)化企業(yè)會(huì)議基礎(chǔ)設(shè)施的負(fù)載；通過數(shù)據(jù)加密防止非法用戶查看會(huì)議內(nèi)容，交談數(shù)據(jù)可由最終永華保存，并受到規(guī)章制度限制而記錄在服務(wù)器中，確保信息可靠性。最后，具有靈活的即時(shí)通信。通過在網(wǎng)上實(shí)時(shí)交流系統(tǒng)可提供即時(shí)信息處理及應(yīng)用共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上實(shí)時(shí)交流系統(tǒng)，使企業(yè)員工有效開展工作，與同事進(jìn)行高效溝通，進(jìn)而減少通信費(fèi)用。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用功能

經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球化背景下，企業(yè)的客戶已不再僅僅限制于某地區(qū)，而是遍布全球各地，其運(yùn)行方式及工作方式都呈現(xiàn)出分散性及移動(dòng)性特點(diǎn)。在此情形下，利用信息技術(shù)能夠建立一種有效的自動(dòng)化管理系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化主要是利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)而建立的符合時(shí)代發(fā)展的新型辦公方式。辦公室業(yè)務(wù)主要是處理各種類型文件，若僅僅依靠人工，不僅增加工作負(fù)擔(dān)，且使人員感覺到疲乏。因此，使用計(jì)算及信息處理技術(shù)具有以下幾項(xiàng)功能。

2.1 擴(kuò)大辦公環(huán)境

長(zhǎng)期以來，辦公室工作由于受到各種條件的限制，使得辦公僅僅局限于某個(gè)時(shí)間段或某個(gè)空間點(diǎn)，進(jìn)而影響辦公效果。但應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，辦公可在任何時(shí)間及任何空間進(jìn)行，使辦公環(huán)境得到優(yōu)化及擴(kuò)大。讓辦公人員擺脫純粹的人工作業(yè)，最終實(shí)現(xiàn)共同合作，促進(jìn)交流。

2.2 提高辦公信息利用率

信息是辦公自動(dòng)化處理的重要內(nèi)容，加上信息技術(shù)發(fā)展較快，信息量較大。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展，必須通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)掌握最新及最具有價(jià)值的信息，進(jìn)而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。而互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，提高信息利用率，進(jìn)而提高辦公效率。

2.3 降低辦公成本

傳統(tǒng)辦公交流大多是內(nèi)部人員面對(duì)面交流或紙張交流，這樣一來，耽誤其他人員工作時(shí)間，增加時(shí)間成本，同時(shí)浪費(fèi)紙張，增加紙張成本。但若采用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，則可有效減少內(nèi)部人員面對(duì)面交流的時(shí)間，可利用QQ、微博、郵件及論壇等網(wǎng)絡(luò)方式，進(jìn)而減少辦公成本，減少人力消耗及錯(cuò)誤等，提高辦公流程運(yùn)行效率。

3 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理的主要應(yīng)用技術(shù)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，取得較大進(jìn)步，其功能發(fā)生較大轉(zhuǎn)變，已有原來簡(jiǎn)單的信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的管理活動(dòng)。而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在發(fā)展中也得到改變，當(dāng)前應(yīng)用較多的技術(shù)主要有以下幾種。

3.1 B/S型結(jié)構(gòu)的應(yīng)用

B/S（Browser/Server）型結(jié)構(gòu)是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起而不斷產(chǎn)生的，是在傳統(tǒng)的S（Client/Server）模式下擴(kuò)展而來的。B/S系統(tǒng)由3層構(gòu)成：第1層是接口，主要連接在某一種瀏覽器的軟件上；第2層是后臺(tái)的Web服務(wù)器，該服務(wù)器主要從第1層傳遞過來的請(qǐng)求，并通過相應(yīng)處理程序來進(jìn)行回復(fù)；第3層是數(shù)據(jù)處理的數(shù)據(jù)服務(wù)器，該服務(wù)器能夠隨時(shí)保存及提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)可靠性及安全性。通過應(yīng)用B/S模型結(jié)構(gòu)主要優(yōu)勢(shì)在于運(yùn)行及后期維護(hù)相對(duì)較便捷，但此種模型結(jié)構(gòu)也使用戶過度依賴身邊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一旦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較差，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷后直接影響整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。通常情況下，應(yīng)用B/S模式，操作者僅僅需要安裝一個(gè)服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的處理及轉(zhuǎn)換。這種模式不需要操作者具有深厚的計(jì)算機(jī)知識(shí)及操作能力，對(duì)設(shè)備的要求也不高，且擁有良好的界面，對(duì)辦公人員而言便于操作及后期維護(hù)，能較快適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作環(huán)境，提高工作熱情。

3.2 Web2.0技術(shù)的應(yīng)用

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的帶來，各種各樣的信息均通過網(wǎng)絡(luò)蔓延開來，信息量飛速增長(zhǎng)。在此背景下，應(yīng)創(chuàng)造出一種新型辦公方式——Web2.0技術(shù)，進(jìn)而滿足社會(huì)發(fā)展需求。該技術(shù)主要是應(yīng)用在現(xiàn)代商務(wù)模式上，與傳統(tǒng)辦公方式的本質(zhì)區(qū)別在于豐富多樣的服務(wù)器內(nèi)容，且可實(shí)現(xiàn)服務(wù)連接，開發(fā)交流平臺(tái)，為電子商務(wù)帶來較廣闊的服務(wù)范圍。企業(yè)可利用Web2.0技術(shù)滿足客戶的各種需求，與客戶實(shí)現(xiàn)交流、溝通，消除由于交流障礙而造成的業(yè)務(wù)問題，具有較強(qiáng)的互動(dòng)性。同時(shí)也可提高辦公自動(dòng)化水平，較大程度地提高辦公效率。

3.3 視頻技術(shù)的應(yīng)用

近年來，隨著壓縮技術(shù)及視頻技術(shù)的飛速發(fā)展，視頻會(huì)議在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用越來越廣。通過開展視頻會(huì)議，可增強(qiáng)員工與領(lǐng)導(dǎo)互動(dòng)，員工能夠?qū)⒆约旱南敕ū磉_(dá)出來，并且領(lǐng)導(dǎo)可細(xì)致觀察會(huì)議人員的一舉一動(dòng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)有效溝通。此外，無線視頻技術(shù)也逐漸得到推廣，在日后的發(fā)展中必將成為辦公自動(dòng)化的潮流。當(dāng)前，無線視頻技術(shù)已在交通中得到廣泛應(yīng)用，工作人員僅僅需要坐在交警值班室就能夠全方位觀察道路交通行駛情況，進(jìn)而減少交通事故的發(fā)生。對(duì)于企業(yè)或事業(yè)單位的辦公更應(yīng)使用無線視頻技術(shù)，進(jìn)而減少由于交流而造成的資源浪費(fèi)，打破傳統(tǒng)交流模式，提高辦公效率。

3.4 Ajax與RIA技術(shù)的應(yīng)用

Ajax（Asynchronous JavaScript and XML）是采用 CSS和XHTML來表示，依靠DOM模型顯示內(nèi)容，利用XMLHttpRequest實(shí)現(xiàn)異步通信，采用javascript實(shí)現(xiàn)綁定及調(diào)用。最為明顯的特征：實(shí)現(xiàn)加載動(dòng)態(tài)化、瀏覽自動(dòng)化。其應(yīng)用與傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用模型有所不同。而RIA（Rich Internet Application）即豐富因特網(wǎng)應(yīng)用程序，可結(jié)合傳統(tǒng)應(yīng)用程序部署靈活性及用戶交互便捷的優(yōu)點(diǎn)，具有開發(fā)速度便捷、部署成本低、個(gè)性化配置好、用戶界面友好且多次調(diào)用的特點(diǎn)，是新型網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序。主要分系統(tǒng)登錄與注冊(cè)模塊、公文處理模塊、公文審批模塊、公文反饋模塊及權(quán)限用戶管理模塊。（1）系統(tǒng)登錄與注冊(cè)模塊：當(dāng)用戶使用該系統(tǒng)時(shí)，需要進(jìn)行注冊(cè)方可登錄到界面中，當(dāng)用戶完成注冊(cè)后就變成“來賓”身份，并根據(jù)模塊上的操作步驟進(jìn)行操作。（2）公文處理模塊：任何辦公系統(tǒng)都設(shè)置有公文處理模塊，單獨(dú)的公文包括許多的文件，這些文件允許同時(shí)提交，但也需要在審批的過程中進(jìn)行補(bǔ)充。因而，完成每一個(gè)文件審批后，應(yīng)添加到相應(yīng)的審批部門進(jìn)行審批，審批欄則主要包括批復(fù)者的落款及批語等。（3）公文審批模塊：用戶完成公文的填寫后，根據(jù)公文的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，并在審批人登錄到該系統(tǒng)后，其服務(wù)端就會(huì)根據(jù)審批者的權(quán)限，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的公文進(jìn)行批閱，并將其發(fā)送到客戶端，由用戶對(duì)其進(jìn)行操作。（4）公文反饋模塊：在公文批示過程中，不僅需要審批人，而且還需要申請(qǐng)人，應(yīng)實(shí)現(xiàn)其合作交流。在每一輪的批復(fù)過程中，都會(huì)在批復(fù)欄中顯示“反饋文件”欄。若公文模板并未在列表欄中出現(xiàn)，審批人則需要通過“追加文件”的方式將其發(fā)布在系統(tǒng)中，并將其記錄在“附件文件”表中。（5）權(quán)限及用戶管理模塊：該模塊是系統(tǒng)的重要因素之一，包括創(chuàng)建公文、修改公文、打開公文、追加公文、創(chuàng)建用戶及刪除用戶等等。根據(jù)實(shí)際需求，可自由選擇，有利于提高辦事效率。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，給各行各業(yè)的辦公帶來新的挑戰(zhàn)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已是當(dāng)前企業(yè)或事業(yè)單位的必然趨勢(shì)，而信息處理技術(shù)的應(yīng)用更是重點(diǎn)任務(wù)。應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)提升管理業(yè)務(wù)水平，改善辦公環(huán)境，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，進(jìn)而提高辦公效率，使辦公自動(dòng)化得到更好的發(fā)展。

［1］遲金巖.計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用［J］.黑龍江科技信息，2013（20）：159-159.

［2］張?jiān)L(fēng).計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用［J］.企業(yè)技術(shù)開發(fā)：中旬刊，2012（2）：71-72.