淺淡招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理

江西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 余曉紅 李力 曾萬生

企業(yè)內(nèi)控監(jiān)管水平提升，公開招標(biāo)成為企業(yè)首選方式。競(jìng)爭(zhēng)的全球化，企業(yè)不愿錯(cuò)失投標(biāo)機(jī)會(huì)。招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)大量發(fā)生，財(cái)務(wù)管理工作量呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，在財(cái)務(wù)管理水平日益成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的今天，做好這項(xiàng)工作，能夠提升財(cái)務(wù)管理工作效率，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作效果，避免財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。

一、招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀

目前，招標(biāo)企業(yè)多關(guān)注投標(biāo)業(yè)務(wù)管理工作，投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作，主要是被動(dòng)規(guī)定，沒有全面系統(tǒng)的有效方法，難于發(fā)揮有效財(cái)務(wù)監(jiān)管，難于提升財(cái)務(wù)監(jiān)控水平。主要表現(xiàn)如下：

(一)現(xiàn)金繳納保證金

由于繳款人與投標(biāo)單位不一致，信息標(biāo)注不詳或沒有標(biāo)注，銀行回單不送或者送達(dá)不及時(shí)，招標(biāo)企業(yè)無法確認(rèn)信息，難于會(huì)計(jì)核算，難于審核、監(jiān)控、退回。

(二)個(gè)人網(wǎng)上銀行賬繳納保證金

與現(xiàn)金繳納保證金方式相近，有時(shí)除繳款人名字外沒有標(biāo)注信息，招標(biāo)企業(yè)無法確認(rèn)信息，難于會(huì)計(jì)核算，難于審核、監(jiān)控、退回。

(三)非投標(biāo)單位轉(zhuǎn)款繳納保證金

繳款單位與投標(biāo)單位不一致，信息標(biāo)注不詳或不標(biāo)注，無法確認(rèn)信息，難于會(huì)計(jì)核算，難于審核、監(jiān)控、退回。

(四)投標(biāo)單位轉(zhuǎn)款繳納保證金但標(biāo)注信息不詳細(xì)

財(cái)務(wù)部門未提前知曉相關(guān)信息，也容易與其他款項(xiàng)混淆，出現(xiàn)審核、監(jiān)控、退回差錯(cuò)。

二、招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作特點(diǎn)

招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作，因業(yè)務(wù)、時(shí)間、標(biāo)的等不同而各異。但其工作具有以下幾個(gè)共同特點(diǎn)：

(一)投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)單位具有一次性業(yè)務(wù)特點(diǎn)

每項(xiàng)招標(biāo)業(yè)務(wù)有多家投標(biāo)單位，中標(biāo)單位只有一家，同一業(yè)務(wù)，因時(shí)間、要求等不同，投標(biāo)單位和中標(biāo)單位也將不同。因而，大部分投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)單位都是一次性的。

(二)投標(biāo)保證金具有單位多，單筆金額小的特點(diǎn)

投標(biāo)就要繳納保證金，投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)單位數(shù)量是招標(biāo)量的數(shù)倍，保證金一般為標(biāo)的額的2%，有些還有總額限制。如工程投標(biāo)保證金為最高不超過80萬元。以我公司為例，2012年投標(biāo)保證金共1380筆，金額約3100萬元，平均單筆約2萬元。

(三)投標(biāo)保證金具有業(yè)務(wù)內(nèi)容廣，情況復(fù)雜的特點(diǎn)

招標(biāo)業(yè)務(wù)幾乎涉及到企業(yè)支出所有方面，投標(biāo)企業(yè)涉及各行各業(yè)，經(jīng)辦人員水平參差不齊，招標(biāo)企業(yè)在投標(biāo)保證金管理過程中，必然出現(xiàn)各種各樣的情況。

(四)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理具有易出風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)

招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理不當(dāng)，容易出現(xiàn)效率不高、效果不好和多退少退甚至錯(cuò)退等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。投標(biāo)保證金存續(xù)時(shí)間短，一般30日內(nèi)退回。企業(yè)資金運(yùn)作追求安全高效，要求盡快退回投標(biāo)保證金，資金支付審批必經(jīng)過程，不管理好,容易出錯(cuò)。

三、招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理主要工作內(nèi)容

如何做好招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管能力，提升財(cái)務(wù)監(jiān)管水平，成為招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作一項(xiàng)重要內(nèi)容。做好投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作，要做好以下階段工作。

(一)繳納階段

這階段是做好招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。投標(biāo)保證金因其特點(diǎn),繳納階段常出現(xiàn)異?；蝈e(cuò)誤，如現(xiàn)金繳款，個(gè)人網(wǎng)銀繳款，標(biāo)注信息不詳，不送或遲送銀行回單等。招標(biāo)企業(yè)因此出現(xiàn)大量不明收款，無法確認(rèn)信息，無法準(zhǔn)確核算處理。此階段，要做好以下三項(xiàng)工作：

第一在招標(biāo)工作中明確招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理要求。在招標(biāo)文件中對(duì)保證金財(cái)務(wù)管理要求單獨(dú)明確，作為符合投標(biāo)要求的硬指標(biāo)，強(qiáng)化要求，增強(qiáng)執(zhí)行效果。

第二在投標(biāo)保證金繳納中明確具體要求。繳納必須符合以下要求：首先，必須通過投標(biāo)單位銀行轉(zhuǎn)賬繳納，不允許其他繳納方式；不允許以個(gè)人名義及通過個(gè)人賬戶繳納;不允許現(xiàn)金繳納。其次，必須在銀行轉(zhuǎn)賬備注欄中標(biāo)明“某某項(xiàng)目投標(biāo)保證金”。

第三對(duì)特殊情況下繳納的投標(biāo)保證金預(yù)先做出處理對(duì)策。個(gè)人網(wǎng)上銀行繳納、在銀行以現(xiàn)金繳納、非投標(biāo)企業(yè)轉(zhuǎn)款繳納、信息標(biāo)注不詳、難于界定投標(biāo)企業(yè)或投標(biāo)項(xiàng)目等。必須要投標(biāo)企業(yè)電話等方式及時(shí)通知招標(biāo)單位財(cái)務(wù)部門，告知轉(zhuǎn)款單位（個(gè)人）、投標(biāo)項(xiàng)目、繳款時(shí)間，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將原始單據(jù)送達(dá)（或復(fù)印件傳真）到招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)部門。

(二)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間流轉(zhuǎn)階段

這階段主要是做好招、投標(biāo)企業(yè)之間以及招標(biāo)企業(yè)部門之間溝通、核對(duì)與確認(rèn)等工作，具體要做好以下二項(xiàng)工作：

第一做好招投標(biāo)單位之間溝通、核對(duì)與確認(rèn)。一是招標(biāo)企業(yè)將相關(guān)規(guī)定通過招標(biāo)文件注明、電話通告等方式做好溝通工作。二是嚴(yán)格按財(cái)務(wù)管理要求規(guī)范整個(gè)工作流程。明確各崗位的現(xiàn)職與要求。

第二做好招標(biāo)企業(yè)內(nèi)部部門之間交接。收到保證金后，要做好交接工作，具體包括以下三方面。

(1)月未、項(xiàng)目繳款截止日，業(yè)務(wù)部門填寫投標(biāo)保證金繳納情況表。注明：招標(biāo)項(xiàng)目、投標(biāo)企業(yè)、繳納金額、交款單位、交款時(shí)間、備注。財(cái)務(wù)部門審核。

(2)投標(biāo)保證金退款，業(yè)務(wù)部門填寫退款申請(qǐng)單。注明：招標(biāo)項(xiàng)目、投標(biāo)企業(yè)、繳納金額、交款單位、退款單位等。財(cái)務(wù)部門審核。

(3)中標(biāo)后，業(yè)務(wù)部門提交中標(biāo)通知單，注明：招標(biāo)項(xiàng)目、中標(biāo)企業(yè)、繳納金額、交款單位。

(三)財(cái)務(wù)部門流轉(zhuǎn)階段

這階段是招標(biāo)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)。主要包括以下三方面。

第一做好會(huì)計(jì)科目設(shè)置工作。主要是設(shè)置一級(jí)往來科目及明細(xì)科目，根據(jù)實(shí)際設(shè)置級(jí)別。一級(jí)科目設(shè)“其他應(yīng)付款”，二級(jí)科目設(shè)明細(xì)：“投標(biāo)保證金”、“履約保證金”，“投標(biāo)保證金”下不設(shè)客戶核算，“履約保證金”下設(shè)客戶核算。業(yè)務(wù)量較大時(shí)，可在“投標(biāo)保證金”下設(shè)三級(jí)明細(xì)“某某某（會(huì)計(jì)名字）”進(jìn)行核算。

第二做好會(huì)計(jì)核算工作。主要是要做好會(huì)計(jì)處理工作，具體如下：收投標(biāo)保證金：借：銀行存款，貸：其他應(yīng)付款-投標(biāo)保證金。退投標(biāo)保證金，借：其他應(yīng)付款-投標(biāo)保證金，貸：銀行存款。中標(biāo)企業(yè)，投標(biāo)保證金轉(zhuǎn)履約保證金，借：其他應(yīng)付款-投標(biāo)保證金，貸：其他應(yīng)付款-履約保證金-單位。

第三做好財(cái)務(wù)核對(duì)工作。包括往來賬核對(duì)、定期與外部核對(duì)等工作。首先，要做好賬戶核對(duì)工作，除了新開項(xiàng)目，投標(biāo)保證金賬戶期未余額為零。履約保證金賬戶余額每項(xiàng)目只有一個(gè)金額。每半年或一年賬實(shí)核對(duì)一次。其次，要做好業(yè)務(wù)核對(duì)工作，業(yè)務(wù)部門年未要對(duì)投標(biāo)保證金全面清理，做好登記，及時(shí)處理。最后，每年對(duì)長(zhǎng)期（半年以上）未退投標(biāo)保證金，通過信函、電話等方式與投標(biāo)單位核對(duì)。

四、招標(biāo)企業(yè)招投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作應(yīng)注意的問題

要做好招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理，還要關(guān)注以下內(nèi)容：

(一)要注意成本效益原則，靈活采用合適方式

在投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作中要注意成本效益原則。不同情況要采用不同的管理方法。適當(dāng)增減會(huì)計(jì)科目級(jí)次，甚至合并在其他會(huì)計(jì)科目,當(dāng)業(yè)務(wù)量少時(shí)，可以采用客戶核算管理。

(二)要做好溝通工作,保證信息流動(dòng)順暢

要做好溝通及確認(rèn)工作。一是通知到具體人員,并確認(rèn).二是提前通知。尤其是首次參與投標(biāo)的單位、部門和經(jīng)辦人。要做好出納人員與會(huì)計(jì)人員的交接登記等信息流通，會(huì)計(jì)人員除了與業(yè)務(wù)部門核對(duì)外，每年對(duì)未支付投標(biāo)保證金與投標(biāo)單位核對(duì)。

(三)要做好登記備案工作,提高工作效率

在核對(duì)過程中，要痕跡化管理。要登記備案，保留痕跡。投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)，當(dāng)年業(yè)務(wù)當(dāng)年支付，每年清理，確須下年支付，另行登記，支付后另行備案。憑證摘要要標(biāo)明相關(guān)信息，跨年支付時(shí)，要在憑證摘要中單獨(dú)注明。

五、結(jié)束語

招標(biāo)企業(yè)投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理工作是財(cái)務(wù)管理工作全新內(nèi)容，做好這項(xiàng)工作，能夠提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作效率，保證資金安全，有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督職能和服務(wù)職能。當(dāng)然，本投標(biāo)保證金財(cái)務(wù)管理內(nèi)容也可以應(yīng)用到其他企業(yè)，同樣也可以應(yīng)用到其他類別的保證金財(cái)務(wù)管理工作中。

[1]楊麗.淺議招投標(biāo)活動(dòng)中投標(biāo)保證金的現(xiàn)狀及對(duì)策.[J].科技致富向?qū)?2010，05（下）241，249

[2]張穎,董志君.投標(biāo)保證金管理芻議.[N].企業(yè)導(dǎo)報(bào)2010（10）

[3]郭風(fēng)梅.投標(biāo)保證金管理存在的問題和解決對(duì)策[J]會(huì)計(jì)之友2012（2）19-20