中國石油檔案管理系統(tǒng)在吐哈油田的推廣應(yīng)用

于法政

[摘要]中國石油檔案管理系統(tǒng)由微軟公司結(jié)合中國石油實際開發(fā)的，數(shù)據(jù)庫采用SQL2008，開發(fā)技術(shù)采用.NET，是一套中國石油統(tǒng)一的檔案管理平臺和以檔案信息資源為核心的知識管理平臺，現(xiàn)已在吐哈油田成功推廣應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]SQL2008；.NET框架；Web技術(shù)

[中圖分類號]：TU276.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1672-5158（2013）06-0133-02

1 推廣的背景

檔案是集團(tuán)公司的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，檔案工作是集團(tuán)公司基礎(chǔ)工作的重要組成部分。建設(shè)綜合性國際能源公司對檔案信息化工作提出了新的要求，在集團(tuán)公司“十一五”信息技術(shù)總體規(guī)劃中安排了中國石油檔案管理系統(tǒng)（E6系統(tǒng)）項目。

2002年中油檔案信息管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用提高了檔案管理水平，但是這些系統(tǒng)分散部署，與集團(tuán)公司信息化工作集中統(tǒng)一原則不相適應(yīng)，迫切需要建立一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。同時，集團(tuán)公司信息化建設(shè)取得一系列成果，已建信息系統(tǒng)應(yīng)用成效日益顯現(xiàn)，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生大量需要歸檔的電子文件，按照國家相關(guān)要求，迫切需要建立檔案管理系統(tǒng)對各類電子文件進(jìn)行統(tǒng)一管理。隨著信息化的推進(jìn)，用戶對信息的利用方式、效率都提出了更高的要求，檔案工作迫切需要一個先進(jìn)適用的檔案管理系統(tǒng)充分發(fā)揮檔案資源對各項業(yè)務(wù)的信息支撐作用。

中國石油檔案管理系統(tǒng)項目的目標(biāo)是建立起中國石油統(tǒng)一的檔案管理平臺和以檔案信息資源為核心的知識管理平臺。目的是實現(xiàn)各類檔案信息資源的集中管理和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化管理，提升檔案管理與服務(wù)水平，逐步達(dá)到檔案資源集約化、館藏數(shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化、人員專業(yè)化、管理現(xiàn)代化，全面提升檔案工作水平，使檔案工作真正體現(xiàn)“珍存企業(yè)記憶、提升公司價值、構(gòu)建知識平臺、實現(xiàn)信息共享”的作用，為打造綠色、國際、可持續(xù)的中石油，建設(shè)綜合性國際能源公司提供信息資源保障。

2 推廣的必要性

檔案工作作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，是增強企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)檔案的貢獻(xiàn)，突出表現(xiàn)在它為企業(yè)各項業(yè)務(wù)的發(fā)展提供了強有力的信息支持。從企業(yè)檔案的廣度看，它涵蓋了企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、經(jīng)營管理等各項工作活動中形成的具有查考價值的材料；從企業(yè)檔案的深度看，它涵蓋了企業(yè)各個時期，各項工作活動中形成的具有查考價值的材料。它珍存著企業(yè)的記憶，同時又珍存著企業(yè)的知識資源，是企業(yè)科學(xué)技術(shù)資源儲備的重要形式，也是企業(yè)的核心信息資源，它將為促進(jìn)公司主營業(yè)務(wù)發(fā)展、提高企業(yè)決策水平和效率、增強企業(yè)管理水平、提高企業(yè)創(chuàng)新能力發(fā)揮著重要作用。尤其是勘探開發(fā)檔案，是巨額投資換來的寶貴財富，是勘探開發(fā)研究人員智慧的結(jié)晶，在油田產(chǎn)能建設(shè)、增儲上產(chǎn)及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理中發(fā)揮著重要作用。

整體上講，中國石油檔案管理信息化工作近年來取得了長足的發(fā)展，但在管理標(biāo)準(zhǔn)、信息化管理模式及質(zhì)量等方面仍然存在著一定的問題，主要表現(xiàn)在以下兩大方面。

一是中國石油檔案管理方面：檔案信息資源管理建設(shè)缺少統(tǒng)一規(guī)劃，大量應(yīng)歸檔信息未能納入歸檔范圍；檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的差距很大；缺乏統(tǒng)一完善的檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；文檔一體化程度較低；檔案開發(fā)、利用處于較低水平。

二是中國石油檔案管理信息化方面：檔案數(shù)字化程度較低，檔案借閱的方式是以借閱檔案原件或復(fù)印件為主，不便于檔案的利用和保護(hù)；與辦公系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)缺乏成熟接口，數(shù)據(jù)整合存在困難，使數(shù)據(jù)共享和共享平臺建設(shè)留下了許多問題；在利用和搜索方面，部分單位實現(xiàn)了目錄查詢，極少數(shù)單位實現(xiàn)了全文查詢，隨著數(shù)據(jù)量的增大，很多現(xiàn)存系統(tǒng)的查詢十分緩慢；系統(tǒng)缺少靈活的統(tǒng)計功能和報表展現(xiàn)功能；各單位自建檔案系統(tǒng)功能簡單，安全性、適用性弱，多數(shù)系統(tǒng)無法控制被借閱電子文件的安全性。

因此，建設(shè)統(tǒng)一、專業(yè)的企業(yè)級檔案管理系統(tǒng)勢在必行。建成的中國石油檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與集團(tuán)公司管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效集成，實現(xiàn)檔案的自動收集歸檔和科學(xué)保管，整體提升檔案管理能力；通過電子文件集中存放和智能檢索提供多種形式的電子文件利用方法，推動員工對檔案的加工利用；促進(jìn)檔案信息資源共享平臺，加快企業(yè)對相似問題的響應(yīng)和解決速度。

吐哈油田檔案管理系統(tǒng)雖搭建了網(wǎng)絡(luò)資源信息共享平臺，但是信息安全管理手段受到嚴(yán)重限制。推廣應(yīng)用中國石油檔案管理系統(tǒng)，油商密★★★以下的所有檔案可以通過中國石油檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，系統(tǒng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定，通過采用先進(jìn)的加密管理手段，確保檔案信息的安全。推廣應(yīng)用中國石油檔案管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)與吐哈檔案管理系統(tǒng)的有效集成，建立起與中國石油統(tǒng)一的檔案信息資源管理和共享平臺，從技術(shù)角度實現(xiàn)由檔案實體管理向內(nèi)容管理的過渡，從應(yīng)用角度逐步實現(xiàn)由檔案管理向知識管理的轉(zhuǎn)變，最終建立起吐哈油田的知識中心。

3 推廣的可行性分析

3.1 吐哈油田檔案工作現(xiàn)狀

吐哈油田檔案工作自1992年以來，先后經(jīng)歷了三個階段。

第一階段（1992年-1995年）是傳統(tǒng)檔案管理階段。吐哈油田檔案管理完全采用傳統(tǒng)的手工管理模式，采用手工記錄各類檔案目錄，檔案管理人員通過紙質(zhì)目錄為用戶提供各類檔案的檢索利用。在此階段，編制各類檔案目錄工作量大，查全查準(zhǔn)率低，服務(wù)效率低。

第二階段（1996年-2006年）是計算機管理的初級階段。計算機逐步應(yīng)用于檔案管理工作中，各類檔案目錄和檔案工作基礎(chǔ)資料由計算機進(jìn)行管理，檔案管理人員可利用計算機為用戶檢索、查詢各類檔案目錄。在此階段，檔案管理水平有所提高，查全查準(zhǔn)率、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率明顯提高。

第三階段（2007年之后）是計算機管理的發(fā)展階段。2007年以來，吐哈油田檔案管理工作進(jìn)入快速發(fā)展階段。吐哈油田數(shù)字檔案館建設(shè)項目正式啟動，在2007年-2011年間，共完成了館藏文書、科研、勘探開發(fā)、基建工程等歷史檔案的數(shù)字化加工，開發(fā)搭建了公司統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)硬件平臺和軟件應(yīng)用平臺，實現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)利用遠(yuǎn)程化、信息資源共享化，管理水平及服務(wù)質(zhì)量得到大幅度提升。

從業(yè)務(wù)范圍看，吐哈油田檔案工作業(yè)務(wù)主要涉及公司在企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、油氣勘探開發(fā)、科研、井下作業(yè)、油田建設(shè)等過程中形成的紙質(zhì)、聲像、實物等不同載體的各類檔案的收集、整理、保管、利用和檔案編研等。

3.2 技術(shù)保障

在系統(tǒng)軟件選擇上，中國石油檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫采用SQL2008，SQL Server 2008是一個可信任的、高效的、智能的數(shù)據(jù)平臺，增強了數(shù)據(jù)的安全特性、可靠性和可擴(kuò)展性。開發(fā)軟件采用.NET技術(shù)，.NET框架是一種新的計算平臺，它簡化了在高度分布式Internet環(huán)境中的應(yīng)用程序開發(fā)。采用.NET發(fā)技術(shù)，使得開發(fā)人員可以開發(fā)強大的下一代數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序。離線客戶端采用Silverfight。微軟silverlight是一個跨瀏覽器、跨客戶平臺的技術(shù)，能夠設(shè)計、開發(fā)和發(fā)布有多媒體體驗與富交互（RIA，Rich Interface Appfication）的網(wǎng)絡(luò)交互程序。

在技術(shù)支持團(tuán)隊選擇上，中國石油檔案管理系統(tǒng)選擇了微軟公司和蘭州石化公司自動化研究院。微軟公司是世界計算機軟件開發(fā)的先導(dǎo)，目前是全球最大的電腦軟件提供商。

3.3 可行性分析結(jié)論

通過吐哈油田數(shù)字檔案館項目建設(shè)的應(yīng)用，吐哈油田檔案中心及二級單位的所有歷史檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺，實現(xiàn)了油田內(nèi)部的檔案信息資源共享，各二級單位的檔案數(shù)據(jù)可以由技術(shù)人員集中進(jìn)行整理和遷移工作。并且吐哈油田檔案的檔號結(jié)構(gòu)、管理方式與中國石油檔案管理系統(tǒng)管理要求相似，數(shù)據(jù)整理和遷移工作不存在兼容方面的問題。

按照集團(tuán)公司檔案管理原則，吐哈油田已基本具備推廣應(yīng)用的各項條件。中國石油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，必將使吐哈油田的檔案管理工作推向一個更高的目標(biāo)，真正實現(xiàn)檔案管理向知識管理的轉(zhuǎn)變。

根據(jù)吐哈油田檔案工作現(xiàn)狀和發(fā)展要求，通過對中國石油檔案管理系統(tǒng)設(shè)計和安全保障的分析研究和充分認(rèn)識，我們認(rèn)為中國石油檔案管理系統(tǒng)在吐哈油田公司全面推廣應(yīng)用完全可行。

4 推廣實施

2011年3月，吐哈油田公司正式啟動中國石油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用工作，成立了由主管信息化公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任，檔案、信息、勘探和開發(fā)等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員的中國石油檔案管理系統(tǒng)推廣領(lǐng)導(dǎo)小組，并抽調(diào)檔案業(yè)務(wù)骨干、信息技術(shù)人員共同組成項目經(jīng)理部，按照“業(yè)務(wù)主導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)”的工作機制，積極開展系統(tǒng)推廣各項工作。

檔案中心作為吐哈油田責(zé)任單位，及時編制了“中國石油檔案管理系統(tǒng)推廣應(yīng)用實施方案”。推廣應(yīng)用工作分準(zhǔn)備階段、培訓(xùn)階段、試運行階段和正式上線四個階段。

4.1 準(zhǔn)備階段

4.1.1 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理

對吐哈油田公司機關(guān)各處室、直屬附屬單位，基層各單位組織機構(gòu)設(shè)置情況進(jìn)行表述、整理和匯總，對各單位、各部門文件歸檔、審核、管理及利用等環(huán)節(jié)相關(guān)人員權(quán)限設(shè)置、操作流程及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，提交整理樣表報集團(tuán)公司總部項目部審核。

4.1.2 關(guān)鍵用戶培訓(xùn)

公司派出項目經(jīng)理部部分人員，參加了集團(tuán)公司在蘭州舉辦的關(guān)鍵用戶培訓(xùn)班，對系統(tǒng)軟硬件配置、用戶角色分配、系統(tǒng)架構(gòu)以及系統(tǒng)各模塊功能、流程進(jìn)行了全面學(xué)習(xí)。參加培訓(xùn)的關(guān)鍵用戶承擔(dān)油田內(nèi)部最終用戶的培訓(xùn)和系統(tǒng)推廣應(yīng)用的技術(shù)運維工作。

4.1.3 歷史檔案數(shù)據(jù)整理

按照先易后難的原則，檔案中心分批對歷史檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出、校驗和補充，對校驗通過的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移測試；同時，對已經(jīng)完成密級清理標(biāo)定的檔案進(jìn)行匯總，填寫《中國石油檔案管理系統(tǒng)歷史檔案遷移備案表》，經(jīng)吐哈油田公司保密部門審核、公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批蓋章后上報集團(tuán)公司辦公廳備案。

4.1.4 基層單位檔案整理

基層各單位嚴(yán)格按照《關(guān)于開展清理核定檔案密級工作的通知》（吐哈油辦字（2010316號文件）要求，結(jié)合《集團(tuán)公司保密管理規(guī)定》和《集團(tuán)公司商業(yè)秘密分級保護(hù)目錄》，啟動以定密與標(biāo)密為核心的歷史檔案整理工作，原始檔案由形成部門負(fù)責(zé)對歷史檔案數(shù)據(jù)的密級進(jìn)行了清理和重新標(biāo)定。

4.2 培訓(xùn)階段

為了做好中國石油檔案管理系統(tǒng)推廣應(yīng)用工作，吐哈油田項目經(jīng)理部對參加集團(tuán)公司培訓(xùn)的關(guān)鍵用戶進(jìn)行培訓(xùn)任務(wù)分工，制定了切實可行的培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)方案，對公司最終用戶的培訓(xùn)范圍、人員、要求、時間、地點、課件進(jìn)行了認(rèn)真準(zhǔn)備。4月25日-5月31日期間，共舉辦9批次最終用戶培訓(xùn)班，來自機關(guān)各處室、直屬附屬單位、基層各單位檔案管理人員、歸檔人員以及油田主要勘探開發(fā)、工程建設(shè)外協(xié)施工單位歸檔人員共385人參加了培訓(xùn)，所有培訓(xùn)人員都順利通過了專門組織的理論和上機操作考試，綜合優(yōu)秀率達(dá)78%，合格率達(dá)100%，培訓(xùn)學(xué)員系統(tǒng)流程掌握情況良好，取得了預(yù)期效果和培訓(xùn)目的。

4.3 系統(tǒng)試運行階段

最終用戶完成培訓(xùn)后，根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)定的用戶權(quán)限，要求所有參加培訓(xùn)人員在系統(tǒng)生產(chǎn)環(huán)境中，對工作環(huán)境、用戶角色、系統(tǒng)功能進(jìn)行試運行。同時，根據(jù)實際應(yīng)用情況及時調(diào)整用戶角色和權(quán)限設(shè)置，最大限度滿足工作需求，為了確保檔案信息的安全利用，由各單位保密部門負(fù)責(zé)，與所有開通E6系統(tǒng)使用權(quán)限的用戶，簽訂了《中國石油檔案管理系統(tǒng)用戶保密承諾書》。

4.4 系統(tǒng)正式上線階段

根據(jù)中國石油檔案管理系統(tǒng)上線準(zhǔn)備及系統(tǒng)試運行情況，檔案中心提前收集、匯總機關(guān)各部門、基層各單位的系統(tǒng)使用用戶，及時完成油田1395個系統(tǒng)用戶的收集、權(quán)限授予、USBKEY的申請和用戶映射工作。對完成密級核查并通過系統(tǒng)校驗的數(shù)據(jù)，經(jīng)公司檔案中心、機要保密處審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后上報集團(tuán)公司辦公廳備案。通過備案、審批的數(shù)據(jù)按規(guī)定程序陸續(xù)進(jìn)行數(shù)據(jù)條目及電子文件的遷移。7月14日經(jīng)總部項目經(jīng)理部審批，正式批準(zhǔn)吐哈油田使用中國石油檔案管理系統(tǒng)生產(chǎn)環(huán)境，標(biāo)志著中國石油檔案管理系統(tǒng)在吐哈油田公司的正式上線運行。

5 系統(tǒng)功能概要

中國石油檔案管理系統(tǒng)共有工作助理、收集整理、檔案保管、檔案利用、應(yīng)用管理、系統(tǒng)管理六大模塊。

5.1 工作助理

工作助理涉及的用戶角色表見表1。

工作助理模塊有工作提示、個人信息維護(hù)、軟件下載、系統(tǒng)通知四大功能，主要協(xié)助用戶使用檔案管理系統(tǒng)，提供工作項管理、軟件下載等。

5.2 收集整理

收集整理模塊有預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理、檔案接收、離線客戶端管理五大功能，主要協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔、整理。

5.3 檔案保管

檔案保管模塊有檔案管理、庫架信息維護(hù)、檔案鑒定申請、檔案鑒定管理、鑒定狀態(tài)查詢、檔案移交六大功能。主要是對已歸檔檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理，并通過鑒定檔案的價值確定其保管期限以便銷毀失去價值的檔案。

5.4 檔案利用

檔案利用模塊有我的借閱、借閱辦理、借閱審批、固定報表、檔案編研、自定義報表、自定義報表模板等七大功能，主要是協(xié)助用戶進(jìn)行電子文件和實體檔案的搜索、借閱，以及報表查詢等。

5.5 應(yīng)用管理

應(yīng)用管理模塊有檔案類型管理、著錄項字典管理、檔號編制規(guī)則定義、檔案匯交單位設(shè)置、個性化配置、打印模板管理、流程模板管理七個功能。

5.6 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊有數(shù)據(jù)授權(quán)功能。系統(tǒng)管理所涉及到的用戶角色表見表1。

針對檔案管理系統(tǒng)中參與系統(tǒng)管理的人員進(jìn)行操作性指導(dǎo)，使用者主要是各級單位的系統(tǒng)管理員。管理的主要是系統(tǒng)監(jiān)控、系統(tǒng)頁面、系統(tǒng)日志等模塊。管理員對模塊中的用戶、角色、菜單、字典等信息進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，以達(dá)到方便維護(hù)、管理統(tǒng)一等目的。

5.7 歷史數(shù)據(jù)遷移

歷史數(shù)據(jù)遷移模塊有檔案類型配置、機構(gòu)映射、檔案字段映射、檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)入情況查看、著錄項值轉(zhuǎn)換、檔案附件上傳七個功能。

6 推廣應(yīng)用成果及效益

經(jīng)過8個月時間的推廣應(yīng)用工作，中國石油檔案管理系統(tǒng)在吐哈油田開始全面推廣應(yīng)用，并取得了相應(yīng)的成果。截止2011年12月30日，吐哈油田公司所有機關(guān)處室、直屬附屬部門及基層各單位全部推廣應(yīng)用了中國石油檔案管理系統(tǒng)。

中國石油檔案管理系統(tǒng)的全面應(yīng)用，實現(xiàn)了電子文件的集中管理，信息系統(tǒng)產(chǎn)生的各類電子文件實現(xiàn)了自動歸檔，通過采取技術(shù)手段和管理措施，確保了電子文件安全，珍存了企業(yè)記憶。

通過中國石油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，實現(xiàn)各類檔案的統(tǒng)一管理，增強了檔案的整體管控能力和檔案信息的安全風(fēng)險防范能力，不僅能快捷有效提供勘探開發(fā)、油田建設(shè)等各類檔案的利用，而且為油田節(jié)約了大量資金，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成，建立起統(tǒng)一的檔案信息資源管理和共享平臺，促進(jìn)檔案工作者由實體保管員向知識提供者轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案工作的專業(yè)化管理，為建設(shè)綜合性國際能源公司提供有效的檔案信息支持。

參考文獻(xiàn)

[1]中國石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊中國石油天然氣集團(tuán)公司辦公廳