辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的發(fā)展趨勢(shì)以及應(yīng)用

顧小松

[摘要]本文研究了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的發(fā)展趨勢(shì)以及應(yīng)用，最后給出了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在銀行中典型的應(yīng)用現(xiàn)狀，皆在通過(guò)本文的研究為現(xiàn)代化辦公未來(lái)的發(fā)展指明一個(gè)方向。

[關(guān)鍵詞]OA；集成；應(yīng)用；工作流

[中圖分類號(hào)]C931.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672-5158（2013）06-0065-01

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，一定程度上促進(jìn)了人類以及社會(huì)的進(jìn)步以及繁榮昌盛，計(jì)算機(jī)信息科學(xué)在時(shí)代前進(jìn)的潮流中扮演著至關(guān)重要的作用，無(wú)論是行政機(jī)關(guān)還是中小型企事業(yè)單位，都在充分的將Intemet/Intranet技術(shù)利用起來(lái)[1]，都建立了基于工作流的工作流程，充分的將現(xiàn)有的先進(jìn)計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化的通信技術(shù)以及各種先進(jìn)設(shè)備充分的運(yùn)用起來(lái)。

2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）概述

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡(jiǎn)稱OA，是一種高度集成化的人機(jī)信息交互處理系統(tǒng)，融合了現(xiàn)階段非常先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)以及先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，通過(guò)OA系統(tǒng)能夠?yàn)橛行У妮o助工作人員順利的開(kāi)展各種各樣的業(yè)務(wù)工作。通常的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包括辦公機(jī)構(gòu)、辦公設(shè)備、辦公主體、辦公信息以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等組成，隨著辦公自動(dòng)化需求的不斷提升，辦公自動(dòng)化已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)獨(dú)立的學(xué)科，涉及到計(jì)算機(jī)科學(xué)、通信技術(shù)、行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)集成工程等，辦公自動(dòng)化的最終目標(biāo)是通過(guò)各種先進(jìn)的辦公自動(dòng)化信息處理措施，最大限度的幫助企事業(yè)單位提高辦公質(zhì)量以及辦公效率，進(jìn)一步改善企事業(yè)單位的辦公條件以及環(huán)境，幫助其提升自動(dòng)化決策以及科學(xué)管理水平。

3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）已經(jīng)發(fā)展成為現(xiàn)階段各個(gè)企事業(yè)單位提升辦公自動(dòng)化水平的重要系統(tǒng)，通過(guò)閱讀大量的中外文獻(xiàn)資料，本文總結(jié)了未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的發(fā)展趨勢(shì)。

（1）平臺(tái)化

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)未來(lái)的發(fā)展方向是一個(gè)平臺(tái)化的服務(wù)系統(tǒng)，能夠?yàn)橛脩籼峁┮粋€(gè)用起來(lái)非常容易、開(kāi)放程度非常高的協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)，用戶在使用的過(guò)程中可以根據(jù)自身需要快速的搭建個(gè)性化極強(qiáng)的功能模塊，并能夠通過(guò)少量的或者沒(méi)有任何的修改便可以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)外部以及內(nèi)部的數(shù)據(jù)、人力資源以及信息資源的整合。

（2）門戶化

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的門戶化包括職能級(jí)別的門戶，通過(guò)該功能實(shí)現(xiàn)各個(gè)辦公門戶都相互獨(dú)立工作但是卻采用統(tǒng)一的入口，真正意義上實(shí)現(xiàn)信息資源之間以及工作流程之間的互通互聯(lián)。此外還包括外部以及內(nèi)部門戶的統(tǒng)一，比如將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）與企事業(yè)單位的門戶網(wǎng)站緊密的整合在一起。

（3）移動(dòng)化辦公

未來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將不會(huì)局限于傳統(tǒng)的PC機(jī)，人們對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求將逐漸轉(zhuǎn)移到移動(dòng)手持終端上，希望通過(guò)移動(dòng)手持終端便可以操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包括信息數(shù)據(jù)的收發(fā)、公文資料的審批、工作日程的合理安排等，未來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具備移動(dòng)化性能，否則必將被淘汰，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，移動(dòng)手持終端與OA系統(tǒng)的兼容性在不斷提高。

（4）業(yè)務(wù)專業(yè)化

未來(lái)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不僅僅是一個(gè)單純的用于日常辦公的管理軟件，未來(lái)的OA必將與客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)緊密集合起來(lái)，通過(guò)有效的結(jié)合能夠?qū)崿F(xiàn)任務(wù)以及流程的自動(dòng)化管理。

4 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）應(yīng)用

無(wú)論是政府機(jī)關(guān)單位還是企事業(yè)單位，衡量其先進(jìn)的現(xiàn)代化管理水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)便是該組織實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的程度。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的不斷發(fā)展，從最初階段的以大規(guī)模復(fù)印機(jī)等硬件辦公設(shè)備作為標(biāo)志的階段，逐漸的過(guò)渡到了現(xiàn)階段以互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)以及先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)作為標(biāo)志的大規(guī)模應(yīng)用階段，現(xiàn)階段的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)很大程度上促進(jìn)了企事業(yè)單位的辦公效率以及徹底改變了其傳統(tǒng)的人力為主的辦公模式。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）能夠有效的幫助企事業(yè)單位規(guī)劃其日常工作制度，使得企事業(yè)單位的可控性得到增強(qiáng)，并有效的提升了企事業(yè)單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)的效率，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）在企事業(yè)單位的應(yīng)用范圍非常廣泛，涉及到各種工作事項(xiàng)的審批流程、正常行政辦公管理、內(nèi)部辦公資源的管理、信息資源的實(shí)時(shí)共享、項(xiàng)目工作的協(xié)同、各種信息資源的傳輸以及溝通等。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用業(yè)務(wù)范疇也非常廣泛，跨越了產(chǎn)品銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、產(chǎn)品管理等，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的最重要的特征是其關(guān)注的更多的是企事業(yè)單位日常辦公的可控性以及效率，已經(jīng)發(fā)展成為各個(gè)企事業(yè)單位想提高企業(yè)整體工作流程效率的必備系統(tǒng)工具。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）的應(yīng)用能夠通過(guò)信息化的手段幫助企事業(yè)單位解決日常繁瑣的工作，能夠節(jié)省大量的人力資源成本，并且能夠提高企事業(yè)單位的辦公效率，除此之外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還能通過(guò)整合各種內(nèi)部以及外部的信息資源，并且通過(guò)預(yù)先植入的算法對(duì)收集到的信，息數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析形成對(duì)管理層至關(guān)重要的支持決策信息，幫助管理層決策企事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展方向。除此之外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）還能夠根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行定制，形成豐富的、針對(duì)性強(qiáng)的工作流程定制工具，能夠非常迅速的為用戶搭建面向具體定制業(yè)務(wù)的辦公應(yīng)用環(huán)境，能夠真正意義上幫助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、無(wú)距離、高度協(xié)同的嶄新的辦公模式。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（0A）的應(yīng)用適合所有的企事業(yè)單位，比如銀行，事業(yè)單位，各大企業(yè)等，本文特意選擇銀行作為應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用典型，銀行的業(yè)務(wù)以及工作是比較繁瑣的，但是相互之間的聯(lián)系確是非常緊密的，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）必須針對(duì)銀行各種工作流進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、通盤考慮，實(shí)施的過(guò)程中不能顧此失彼。OA系統(tǒng)在銀行的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了日常工作管理、信息通訊、業(yè)務(wù)流處理三位一體。主要取得了以下的成功效果：首先，OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠幫助銀行管理層提供輔助決策功能，能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)審閱公文、發(fā)布政令、實(shí)現(xiàn)信息資源查詢、統(tǒng)籌調(diào)度等；其次是銀行業(yè)務(wù)處理功能，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠根據(jù)不同部門專業(yè)搭建對(duì)應(yīng)的信息資源庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、情報(bào)庫(kù)、文檔資源數(shù)據(jù)庫(kù)等，通過(guò)業(yè)務(wù)信息的廣泛收集能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享；再次是信息加工功能模塊，銀行數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源通常都是原始的、零散的，因此，OA系統(tǒng)通過(guò)特定的數(shù)學(xué)模型對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集、加工、整理，進(jìn)而為銀行工作人員體統(tǒng)系統(tǒng)化的、條理化的、規(guī)范化的信息，并能夠通過(guò)圖標(biāo)、曲線以及文字等方式直觀的呈現(xiàn)給銀行工作人員，為領(lǐng)導(dǎo)層分析研究、預(yù)測(cè)監(jiān)控、制定政策提供依據(jù)和參考；最后便是信息傳導(dǎo)功能，能夠徹底的打破銀行業(yè)務(wù)的條塊分割，幫助銀行徹底解決傳輸滯后、流通不順利的弊端，真正意義上實(shí)現(xiàn)銀行的計(jì)算機(jī)群的網(wǎng)絡(luò)化以及一體化，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的無(wú)縫快速傳遞。

5 總結(jié)

現(xiàn)代化的辦公模式已經(jīng)完全超越傳統(tǒng)的辦公模式，無(wú)紙化辦公、集成化辦公、系統(tǒng)化辦公、流程化管理模式正在形成，現(xiàn)代化的辦公模式能夠快速的整理、收集、存儲(chǔ)、加工以及使用各種信息資源，能夠使得有效的信息資源得到充分的共享，提升員工協(xié)同工作的能力，完全取代傳統(tǒng)的效率低下的、復(fù)雜的辦公模式?，F(xiàn)代化的辦公模式能夠?qū)ζ髽I(yè)的辦公實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理以及決策服務(wù)。本課題研究的重點(diǎn)便是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），皆在通過(guò)研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展前景以及應(yīng)用現(xiàn)狀為現(xiàn)代化辦公未來(lái)的發(fā)展指明一個(gè)方向。

參考文獻(xiàn)

[1]高文松，孫麗，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用[J]，齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（05）

[2]黃俊杰，辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用[J]，硅谷，2008（10）

[3]周子昱，基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究[J]，科技資訊，2010（10）