Excel電子表格在醫(yī)用耗材資質(zhì)文件管理中的應(yīng)用

王 官 趙國(guó)斌 王東文 王碧濤 高龍虎

隨著高新科技的發(fā)展，各種醫(yī)用耗材和醫(yī)用物資在醫(yī)院得到了廣泛的應(yīng)用。同時(shí)，大量醫(yī)用耗材供應(yīng)商的資質(zhì)文件需要?dú)w檔管理。資質(zhì)文件檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理發(fā)展為電子檔案管理。

1 電子檔案管理

紙質(zhì)檔案為傳統(tǒng)檔案管理方式，將各家耗材供應(yīng)商的醫(yī)療器械注冊(cè)證、生產(chǎn)廠家營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效期、醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、授權(quán)書(shū)及營(yíng)業(yè)執(zhí)照等資質(zhì)文件整理成冊(cè)，統(tǒng)一歸檔。隨著醫(yī)用耗材種類(lèi)及生產(chǎn)和銷(xiāo)售企業(yè)的增加，各類(lèi)資質(zhì)文件相應(yīng)增多，管理及查詢(xún)紙質(zhì)檔案既耗時(shí)又費(fèi)力。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，其在醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)、電子病歷、電子處方、實(shí)驗(yàn)室信息系統(tǒng)(laboratory information system，LIS)、放射學(xué)信息系統(tǒng)(radiology information system，RIS)等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著重要作用[1-8]。利用Excel電子表格強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能和處理功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)醫(yī)用耗材資質(zhì)文件數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析和進(jìn)行快捷方便的處理，有利于醫(yī)用耗材資質(zhì)文件的檔案管理。

2 資質(zhì)有效期的管理和處理[9]

使用Excel電子表格錄入所有醫(yī)用耗材的各類(lèi)資質(zhì)及有效期，對(duì)其進(jìn)行管理，缺項(xiàng)和效期可一目了然，變手動(dòng)查詢(xún)?yōu)樽詣?dòng)提示和報(bào)警[10]。由于需要對(duì)電子表格內(nèi)的各種資質(zhì)的有效期進(jìn)行處理，對(duì)有效期的日期需要輸入統(tǒng)一日期格式，然后通過(guò)條件格式來(lái)實(shí)現(xiàn)有效期的自動(dòng)提醒[11](如圖1所示)。

圖1 日期錄入統(tǒng)一格式

以“醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證有效期”為例，通過(guò)條件格式實(shí)現(xiàn)醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證有效期的到期報(bào)警和到期前1個(gè)月的預(yù)警，其步驟如下。

(1)新建Excel電子表格，將各種耗材的資質(zhì)信息錄入。所有日期錄入使用統(tǒng)一的日期格式。

(2)選擇“格式→條件格式”(如圖1所示)

(3)建立條件1：公式輸入“=$L2＜TODAY()”，格式選顏色為紅色；添加條件2：公式“=$L2＜TODAY()+30”，格式選顏色為黃色(如圖2所示)。

圖2 格式篩選

(4)確定。同時(shí)選用L2的格式，使用格式刷刷新L列(如圖3所示)。注：當(dāng)前日期為2012-11-8。

圖3 篩選結(jié)果顯示

(5)資質(zhì)文件中其余的資質(zhì)有效期提醒同上。

3 Excel表格資質(zhì)文件管理的優(yōu)點(diǎn)

通過(guò)Excel表格的條件格式來(lái)實(shí)現(xiàn)有效期到期及前一月日期為黃色預(yù)警，有效期到期后日期為紅色報(bào)警。當(dāng)瀏覽資質(zhì)文件電子表格時(shí)，記錄缺項(xiàng)或資質(zhì)效期等項(xiàng)目是否到期則一目了然，節(jié)省了大量的查詢(xún)時(shí)間，并通過(guò)Excel表格隨時(shí)掌握效期情況，以便及時(shí)通知供應(yīng)商更新資質(zhì)。

4 結(jié)語(yǔ)

Excel電子表格在醫(yī)用耗材資質(zhì)文件的管理中，其可操作性強(qiáng)，簡(jiǎn)便易學(xué)，可節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，為使用者提供了一個(gè)理想的數(shù)字化工作平臺(tái)。同時(shí)，還可將其應(yīng)用到計(jì)量檔案管理、大型設(shè)備許可證有效期的管理中[12-15]。

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