科學(xué)管理的信息化建設(shè)流程

于 湛，姚舜禹

（1.中國(guó)地質(zhì)大學(xué) （北京），北京100083；2.中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局發(fā)展研究中心，北京100037）

新技術(shù)條件下的科學(xué)管理，能夠?qū)⒆鳂I(yè)管理、財(cái)務(wù)管理、資源配置管理、績(jī)效評(píng)估管理、人才能力評(píng)估和知識(shí)技能管理等方面的管理需求流程化信息化，將采集到的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行邏輯關(guān)聯(lián)、印證分析并生成相應(yīng)的管理分析報(bào)告和決策支持報(bào)告，提供動(dòng)態(tài)的、精確的、有針對(duì)性的管理問(wèn)題分析工具和方法。

科學(xué)管理的信息化建設(shè)可以分為三個(gè)層面，一是業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化描述和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)采集；二是基于業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)的科學(xué)管理工具的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)；三是基于科學(xué)管理工具和方法產(chǎn)生的分析信息和以定量化績(jī)效考核指標(biāo)為基礎(chǔ)的資源配置工具和決策支持管理工具設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。

1 管理數(shù)據(jù)的采集

管理數(shù)據(jù)可以分為記錄類數(shù)據(jù)、分析類數(shù)據(jù)和控制類數(shù)據(jù)三類。記錄類數(shù)據(jù)是生產(chǎn)和管理作業(yè)的原始記錄，是分散的、未條理化的數(shù)據(jù)，通常很難直接作為決策的判斷依據(jù)；分析類數(shù)據(jù)是將作業(yè)數(shù)據(jù)按照管理流程邏輯化、條理化之后形成的一些管理指標(biāo)，能夠反映業(yè)務(wù)單位的運(yùn)行情況；控制類數(shù)據(jù)是管理者根據(jù)分析數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)規(guī)律和經(jīng)濟(jì)效率考慮、結(jié)合單位的發(fā)展預(yù)期、綜合自身的一些經(jīng)驗(yàn)判斷，設(shè)定的一些管理參數(shù)和作業(yè)參數(shù)，用于建立作業(yè)過(guò)程的參照系。

1.1 管理數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)

管理數(shù)據(jù)采集的前提是作業(yè)流程和業(yè)務(wù)構(gòu)件的規(guī)范化。由此方能刻畫(huà)作業(yè)的關(guān)鍵控制點(diǎn)，在控制點(diǎn)上采集數(shù)據(jù)既能夠有效表達(dá)單位的作業(yè)能力和資源配置需求情況，又可以作為作業(yè)質(zhì)量控制的檢查和預(yù)防措施。業(yè)務(wù)構(gòu)件是指將一項(xiàng)作業(yè)任務(wù)拆分為若干規(guī)范獨(dú)立的作業(yè)單元，多個(gè)作業(yè)單元也可以組成另一項(xiàng)新的作業(yè)任務(wù)，每個(gè)作業(yè)單元均可以獨(dú)立計(jì)量作業(yè)結(jié)果，并要求配置相應(yīng)的資源。

針對(duì)不同的業(yè)務(wù)構(gòu)件，建設(shè)相關(guān)的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)、設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)、成本核算數(shù)據(jù)庫(kù)，以及考核指標(biāo)和獎(jiǎng)勵(lì)權(quán)重指標(biāo)等。人力和設(shè)備的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該是開(kāi)放的，可以添加新的資源種類和數(shù)量，也可以根據(jù)績(jī)效評(píng)估的結(jié)果動(dòng)態(tài)更新現(xiàn)有資源的能力屬性或者等級(jí)。兩個(gè)業(yè)務(wù)構(gòu)件如果有重疊部分，原則上重疊部分應(yīng)該單獨(dú)作為業(yè)務(wù)構(gòu)件，但應(yīng)該仍然滿足獨(dú)立計(jì)量結(jié)果和資源配置的前提條件。

1.2 管理數(shù)據(jù)采集的內(nèi)容

1.2.1 資源類庫(kù)

資源類數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括人、財(cái)、物料和設(shè)備。

人力資源是指每一位單位成員的崗位、專業(yè)、業(yè)務(wù)能力和過(guò)往信譽(yù)記錄。崗位指該成員的部門(mén)和分工的屬性；專業(yè)和業(yè)務(wù)能力是用業(yè)務(wù)構(gòu)件屬性來(lái)描述該成員的工作能力，能做什么工作和曾經(jīng)做過(guò)什么工作；信譽(yù)記錄是該成員完成工作的第三方評(píng)價(jià)和具體工作記錄。人類資源類庫(kù)不僅僅包括本單位成員的記錄，還應(yīng)該包括領(lǐng)域?qū)＜液屯獍藛T的資料數(shù)據(jù)。

財(cái)務(wù)和物料資源是指作業(yè)投入的資金和原材料資源，相關(guān)的信息采集可以反映項(xiàng)目工作進(jìn)度，并為績(jī)效分析提供量化的客觀評(píng)價(jià)指標(biāo)。資金和原材料的數(shù)據(jù)采集緊密結(jié)合業(yè)務(wù)構(gòu)件，根據(jù)財(cái)務(wù)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃和作業(yè)方案，記錄交易發(fā)生的具體內(nèi)容以及時(shí)間、空間、業(yè)務(wù)構(gòu)件等屬性。同時(shí)，記錄實(shí)際發(fā)生的資金和材料使用與預(yù)計(jì)發(fā)生的之間的差異，為管理診斷提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。

設(shè)備資源是作業(yè)的基本工具，記錄設(shè)備的使用情況，包括時(shí)間、空間、業(yè)務(wù)構(gòu)件等屬性，以及在使用過(guò)程中設(shè)備性能對(duì)作業(yè)要求的滿足程度，從而判定單位的作業(yè)能力和能力提升空間。同時(shí)，將設(shè)備的使用與人力資源掛鉤，反映組織成員的專業(yè)、分工和能力。此外，應(yīng)該建立設(shè)備采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，涵蓋廠商提供最新的可供選購(gòu)的設(shè)備及其技術(shù)和性能發(fā)展規(guī)劃。

1.2.2 作業(yè)類庫(kù)

作業(yè)類庫(kù)包括兩部分，一是標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)構(gòu)件，二是規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)構(gòu)件內(nèi)含標(biāo)準(zhǔn)化的裝備、人力、原材料、工作周期、績(jī)效和激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)能力等級(jí)要求等業(yè)務(wù)要求和對(duì)應(yīng)的資源配備。業(yè)務(wù)構(gòu)件是開(kāi)放的，資源要素和業(yè)務(wù)要求都可以進(jìn)行調(diào)整，但是這種調(diào)整應(yīng)該是階段性的，即業(yè)務(wù)構(gòu)件需要在一定時(shí)期內(nèi)保持穩(wěn)定，如此同期的績(jī)效評(píng)估才有意義。業(yè)務(wù)流程描述的是業(yè)務(wù)構(gòu)件之間的邏輯關(guān)系，在進(jìn)行任務(wù)分解和資源配置時(shí)期到綱領(lǐng)性的作用，在績(jī)效考核時(shí)參與權(quán)重的計(jì)量。

1.2.3 績(jī)效類庫(kù)

績(jī)效類數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)主要是分析類的數(shù)據(jù)。具體來(lái)說(shuō)，只是記錄規(guī)劃與執(zhí)行的差異并進(jìn)行簡(jiǎn)單的績(jī)效評(píng)估處理的數(shù)據(jù)。包括達(dá)成率、作業(yè)效率、完成質(zhì)量、激勵(lì)分配和能力記錄、信譽(yù)記錄等等，前四項(xiàng)直接由作業(yè)記錄計(jì)算而得，能力記錄是單位成員在每一次作業(yè)中的崗位信息和業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)記錄，信譽(yù)記錄是單位成員或者團(tuán)隊(duì)得到的獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)記錄。

1.3 對(duì)管理者的數(shù)據(jù)采集要求

管理者的決策記錄是一個(gè)單位發(fā)展過(guò)程中對(duì)自身能力、對(duì)周邊環(huán)境因素、對(duì)風(fēng)險(xiǎn)偏好程度以及對(duì)發(fā)展戰(zhàn)略選擇的綜合體現(xiàn)。決策記錄的累積是一個(gè)單位的管理經(jīng)驗(yàn)累積，是科學(xué)管理中的核心智能模塊，也是分析組織成長(zhǎng)持續(xù)性和戰(zhàn)略選擇有效性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)，決策記錄可以在一定程度上對(duì)管理者起到監(jiān)督管理的作用，并為績(jī)效評(píng)價(jià)提供可以計(jì)量分析的內(nèi)容。

管理者的數(shù)據(jù)采集包括作業(yè)數(shù)據(jù)記錄、決策記錄、薦才記錄、貫徹上級(jí)決策的執(zhí)行記錄和本級(jí)制定規(guī)章制度和工作流程的立法記錄（圖1）。決策記錄應(yīng)該詳細(xì)記載管理者決策時(shí)的依據(jù)、判斷和對(duì)決策的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)期。管理者在決策時(shí)應(yīng)該保持“旁觀者”的態(tài)度，在執(zhí)行決策時(shí)應(yīng)該具有“參與者”的態(tài)度，二者構(gòu)成了管理者品德的記錄，前者可以由第三方評(píng)估，后者可以由單位成員評(píng)價(jià)。

圖1 管理數(shù)據(jù)采集圖

2 管理工具的設(shè)計(jì)

管理工具是對(duì)管理者的管理診斷分析和管理決策支持的功能模塊。分析模塊包括需求換算模塊、績(jī)效換算模塊和能力換算模塊；決策支持模塊包括資源配置模塊和目標(biāo)與風(fēng)險(xiǎn)控制模塊。管理工具不僅僅具有單位內(nèi)部管理功能，也包括外部環(huán)境因素的輸入和分析，用以修正管理參數(shù)和設(shè)定控制類數(shù)據(jù)。管理分析模塊示意圖見(jiàn)圖2。

圖2 管理分析模塊圖

2.1 需求換算模塊

需求換算模塊將作業(yè)任務(wù)分解為業(yè)務(wù)構(gòu)件層面的需求，提交給資源配置模塊進(jìn)行配置決策；能夠通過(guò)已有的業(yè)務(wù)構(gòu)件解構(gòu)分析新任務(wù)產(chǎn)生的新需求，并將新需求全部或者部分構(gòu)件化以提交管理者分析判斷；也可以將行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)通過(guò)需求換算模塊展示為業(yè)務(wù)的技術(shù)發(fā)展路線，增加單位發(fā)展戰(zhàn)略的可選內(nèi)容并輔助規(guī)劃技術(shù)發(fā)展路線圖。

2.2 績(jī)效換算模塊

績(jī)效換算模塊根據(jù)預(yù)先設(shè)定的績(jī)效參數(shù)和激勵(lì)權(quán)重，將實(shí)際作業(yè)記錄數(shù)據(jù)與作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的差異換算為績(jī)效數(shù)據(jù)，輸入到績(jī)效類庫(kù)?？?jī)效參數(shù)的設(shè)定可以根據(jù)同業(yè)或者相關(guān)行業(yè)的平均標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，也可以根據(jù)以往的作業(yè)統(tǒng)計(jì)記錄由管理者確定，激勵(lì)權(quán)重是管理者根據(jù)作業(yè)任務(wù)的緊迫性和重要性臨時(shí)性或者經(jīng)常性賦予該作業(yè)任務(wù)的激勵(lì)乘數(shù)?？?jī)效參數(shù)應(yīng)該是能夠改善發(fā)展的。

2.3 能力換算模塊

將單位成員個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)、和設(shè)備的歷史作業(yè)記錄與績(jī)效記錄進(jìn)行分析整理，并與作業(yè)任務(wù)等級(jí)和同業(yè)績(jī)效匹配比較，通過(guò)一些標(biāo)桿參數(shù)的設(shè)定，進(jìn)行計(jì)算機(jī)人工智能分析，得出相應(yīng)的個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和設(shè)備的能力等級(jí)或者賦值，從而為資源配置模塊中的配置決策提供一個(gè)量化指標(biāo)，也為管理者了解組織作業(yè)能力提供一幅可視化的圖景描述。

2.4 資源配置模塊

資源配置模塊是一個(gè)使用計(jì)算機(jī)人工智能計(jì)算的模塊。將單位現(xiàn)有的各種資源，在管理者干預(yù)交互的條件下，通過(guò)預(yù)先設(shè)定好的需求模型、能力模型、目標(biāo)條件和風(fēng)險(xiǎn)控制條件，給出的不同風(fēng)險(xiǎn)條件下的為了完成作業(yè)任務(wù)所需要的資源配置解決方案。同時(shí)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析管理者對(duì)作業(yè)任務(wù)資源配置的選擇，提出對(duì)業(yè)務(wù)構(gòu)件在資源保障條件、作業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制、績(jī)效激勵(lì)分配等方面約束參數(shù)的修正。

2.5 風(fēng)險(xiǎn)控制模塊

風(fēng)險(xiǎn)控制模塊處理的數(shù)據(jù)源于兩個(gè)渠道，一是經(jīng)過(guò)對(duì)績(jī)效記錄統(tǒng)計(jì)分析得出作業(yè)任務(wù)的控制類目標(biāo)數(shù)據(jù)，二是外部環(huán)境對(duì)作業(yè)任務(wù)提出的約束條件。作業(yè)目標(biāo)根據(jù)資源條件是可以分級(jí)的，環(huán)境約束條件也是可以分強(qiáng)弱的。那么，二者的矩陣結(jié)構(gòu)結(jié)合之前完成的作業(yè)任務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)記錄就為管理者提供了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估判斷的量表，該量表在作業(yè)執(zhí)行時(shí)也可以動(dòng)態(tài)的進(jìn)行調(diào)整。

3 管理模式的設(shè)計(jì)

在科學(xué)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，管理過(guò)程是可以追溯的、可以印證的和可以計(jì)量的。目標(biāo)責(zé)任制的管理模式能夠細(xì)分落實(shí)到每一個(gè)單位成員身上，相應(yīng)的權(quán)力分配也可以分解到最基層的權(quán)力單位。在決策記錄可以追溯評(píng)價(jià)和定量分析的條件下不必?fù)?dān)心權(quán)力的濫用，績(jī)效獎(jiǎng)懲的追溯分配能夠在一定程度上解決管理者任期內(nèi)追求效益最大化的問(wèn)題。管理模式設(shè)計(jì)示意圖見(jiàn)圖3。

圖3 管理模式設(shè)計(jì)圖

科學(xué)管理信息系統(tǒng)要求單位的戰(zhàn)略規(guī)劃是可以落實(shí)分解的。一個(gè)單位需要有一份自身業(yè)務(wù)所在領(lǐng)域的完整的現(xiàn)狀和發(fā)展結(jié)構(gòu)圖，通過(guò)科學(xué)管理信息系統(tǒng)便能夠判斷單位自身業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)能力在該領(lǐng)域結(jié)構(gòu)中所處的位置，亦可以判斷未來(lái)可能的發(fā)展方向、發(fā)展路徑和所要達(dá)到的規(guī)模以及保持該規(guī)模需要的效率。

根據(jù)科學(xué)管理信息系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)的類型，單位的部門(mén)屬性分為三種，作業(yè)與研發(fā)類部門(mén)提供記錄類數(shù)據(jù)；在記錄類數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，能力與信譽(yù)評(píng)價(jià)類部門(mén)處理并提供分析類數(shù)據(jù)；依據(jù)分析類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)學(xué)規(guī)律和戰(zhàn)略要求，規(guī)劃與目標(biāo)制定類部門(mén)制定控制類數(shù)據(jù)。成員對(duì)單位的滿意度和訴求可以通過(guò)管理者的品德記錄和專題調(diào)查反映，也需要領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和組織的關(guān)懷來(lái)照顧，畢竟一個(gè)單位組織不僅僅是一部作業(yè)機(jī)器。

4 結(jié)論

科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)是通過(guò)信息管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)采集的對(duì)象落實(shí)到成員個(gè)體，將數(shù)據(jù)采集和處理的方法以及管理的模式由截面式過(guò)渡到動(dòng)態(tài)化，將決策的過(guò)程和依據(jù)分解并計(jì)量，將績(jī)效和激勵(lì)的考量貫穿于整個(gè)作業(yè)和管理過(guò)程，將知識(shí)管理和能力評(píng)價(jià)數(shù)量化并以可以展示的方式落實(shí)到成員個(gè)體，將單位的各種管理數(shù)據(jù)和信息條理化、關(guān)聯(lián)化并形成一整套的管理信息神經(jīng)系統(tǒng)?？茖W(xué)的管理可以使管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、定量化、透明化和動(dòng)態(tài)化，提高了管理的效率和效果，并且對(duì)環(huán)境的適應(yīng)性更強(qiáng)。

[1]于鴻君，鄭金國(guó)，焦健.論國(guó)債市場(chǎng)兩市場(chǎng)分割問(wèn)題及其解決方案[J].特區(qū)經(jīng)濟(jì)，2009（8）：13－14.

[2]弗雷德里克·泰勒.馬風(fēng)才，譯.科學(xué)管理原理[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2007.