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    ERP系統(tǒng)中靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性研究

    2013-09-03 06:32:24梁軍
    關(guān)鍵詞:物品編碼信息

    梁軍

    【摘 要】企業(yè)實(shí)施信息化的過(guò)程中,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量己成為影響企業(yè)實(shí)施ERF系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵因素。在介紹了保障系統(tǒng)信息質(zhì)量重要性的基礎(chǔ)上,詳細(xì)分析了靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制難點(diǎn)以及解決方法,從而達(dá)到了保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的信息質(zhì)量,降低成本,提高生產(chǎn)效率的目的。

    【關(guān) 鍵 詞】ERP系統(tǒng);信息質(zhì)量;準(zhǔn)確性;庫(kù)存管理

    【中圖分類號(hào)】F253.4【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158(2013)07-0223-01

    ERP(Enterprise Resource Planning)——企業(yè)資源規(guī)劃,是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想,全面地集成了企業(yè)所有資源信息,為企業(yè)提供了決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)濟(jì)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。

    物料庫(kù)存管理信息系統(tǒng)作為ERP環(huán)境下的一個(gè)子系統(tǒng),是ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵部分.物料數(shù)據(jù)作為物料管理的核心基礎(chǔ),關(guān)系到企業(yè)各部門(mén)的業(yè)務(wù)操作,是各個(gè)部門(mén)保持正常運(yùn)營(yíng)最基本的數(shù)據(jù)。自程序設(shè)計(jì)開(kāi)始,就著眼于系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的功能性、可靠性、易使用性、可維護(hù)性和可移植性,以面向數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)為主,結(jié)合面向?qū)ο箝_(kāi)發(fā)方法進(jìn)行開(kāi)發(fā)。這樣,既滿足了復(fù)雜的應(yīng)用需求,也為今后系統(tǒng)的調(diào)整和升級(jí)留有余地,延長(zhǎng)整個(gè)系統(tǒng)的生命周期,減少了系統(tǒng)維護(hù)的開(kāi)銷和難度。

    在ERP系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用過(guò)程中,系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否對(duì)于系統(tǒng)的實(shí)施運(yùn)行起著關(guān)鍵性因素。但是如何才能得到及時(shí)而準(zhǔn)確動(dòng)靜態(tài)數(shù)據(jù)是每一位ERP系統(tǒng)實(shí)施者都要遇到的問(wèn)題,這是一個(gè)綜合的、多方位的問(wèn)題。要想得到高質(zhì)量的數(shù)據(jù),必須有統(tǒng)一而有效的收集、效驗(yàn)、錄入方法和手段,這才能保證數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確。

    1、靜態(tài)數(shù)據(jù)

    1.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)的定義

    靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是他在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變,同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ),公司所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的惟一性?;A(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣,涵蓋了企業(yè)的所有可見(jiàn)事物信息和不可見(jiàn)信息。

    1.2 靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的難點(diǎn)

    對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)最重要的是正確性,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序計(jì)算和運(yùn)行正確的基礎(chǔ),例如物料計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃的計(jì)算,就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫(kù)存量、BOM結(jié)構(gòu)等經(jīng)過(guò)復(fù)雜計(jì)算得到的,如果其中任何一個(gè)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符或者有微小的偏差,計(jì)劃結(jié)果將沒(méi)有任何指導(dǎo)意義。靜態(tài)數(shù)據(jù)的這些特征造成了收集準(zhǔn)備工作量大,難組織,一般需要多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào),投入人力和時(shí)間多。

    1.3 制定編碼規(guī)則

    ERP編碼問(wèn)題同樣也困擾著企業(yè)實(shí)施ERP。物料編碼一般貫穿整個(gè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程,從BOM單據(jù),到采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售整個(gè)環(huán)節(jié),可以說(shuō),物料編碼是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)建立,運(yùn)行的基礎(chǔ)。

    物品基本信息主要包括:物品分類、物品編碼、物品屬性控制、計(jì)量單位、物品狀態(tài)、物品關(guān)系、物品目錄組、型號(hào)等。

    ERP系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的管理通過(guò)編碼實(shí)現(xiàn),編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行惟一的標(biāo)識(shí),并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用中。在所有的數(shù)據(jù)中,物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。它既包含原材料、半成品、產(chǎn)成品,也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對(duì)物料進(jìn)行歸類,如產(chǎn)品、部件組件、零件、毛坯、刀具、量具、夾具等。作為系統(tǒng)基礎(chǔ)元素,應(yīng)首先將工作的重心放在物料數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備上。

    所以,物料編碼應(yīng)遵從以下原則:

    (1)惟一性。必須保證一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼,一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象。

    (2)實(shí)用性。編碼體系既充分考慮企業(yè)發(fā)展對(duì)信息編碼的需求,又能兼顧企業(yè)的發(fā)展使用。要從實(shí)用性角度出發(fā),注意編碼的粒度,不易過(guò)粗或過(guò)細(xì)。

    (3)統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)。編碼由一個(gè)或者若干不同分類碼構(gòu)成,統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu),對(duì)任何對(duì)象在其整個(gè)生命周期內(nèi)標(biāo)識(shí)碼保持不變,所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。

    (4)標(biāo)準(zhǔn)化。編碼應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)化程度,充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與國(guó)家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相吻合。

    (5)便于ERP系統(tǒng)處理。由于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn),故編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求,便于用計(jì)算機(jī)處理。

    (6)易用性。編碼應(yīng)盡可能的好記易用,常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混用。

    2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)方案

    2.1 物品分類

    目前物料分類已經(jīng)在我中國(guó)有色集團(tuán)層面形成了完整的體系,選擇適當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)志,將物料集合總體科學(xué)地、系統(tǒng)地按物料的物理屬性逐級(jí)劃分為大類、中類、小類。

    2.2 物品編碼

    物料編碼標(biāo)準(zhǔn)就是將物料數(shù)據(jù)分類、規(guī)范整理為有效的信息,確保物料編碼的唯一性和在各企業(yè)物料管理系統(tǒng)中的一致性。

    物料編碼示例:

    第一層2位數(shù)字代碼限定大類,第二層3位數(shù)字代碼限定中類,第三層3位數(shù)字代碼限定小類,第四層6位流水?dāng)?shù)字代碼(000001-999999)限定具體物料,物料編碼為14位等長(zhǎng)度編碼。(見(jiàn)圖1)

    2.3 物品命名

    根據(jù)中國(guó)有色集團(tuán)各出資企業(yè)物料管理現(xiàn)狀,結(jié)合ERP系統(tǒng)先進(jìn)功能,物料名稱原則上采取“物料說(shuō)明+型號(hào)+牌號(hào)、等級(jí)、材質(zhì)+規(guī)格+(標(biāo)準(zhǔn)、備注等說(shuō)明性信息)”的命名標(biāo)準(zhǔn)。如果此描述仍不能表達(dá)出該物料的準(zhǔn)確信息,就應(yīng)完整描述該物料的所有詳細(xì)信息做為該物料的名稱。

    物料名稱示例:

    各字段間分割符號(hào)說(shuō)明:用“|”分隔。字段內(nèi)分隔禁用“|”。

    圓鋼 | |Q235|Φ10 |GB/T 702-2008

    3、進(jìn)行數(shù)據(jù)收集

    3.1 編制物料數(shù)據(jù)收集模版。

    3.2 制定數(shù)據(jù)收集流程。

    我單位通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)收集第一手資料,將原來(lái)的離散數(shù)據(jù)從不同部門(mén)集中,利用統(tǒng)一制定格式的表格通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)系統(tǒng)在各個(gè)部門(mén)間交叉流轉(zhuǎn),各部門(mén)將自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格,完成后傳遞給下個(gè)部門(mén)。

    4、 靜態(tài)數(shù)據(jù)效驗(yàn)

    數(shù)據(jù)檢查,包含編碼的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行認(rèn)真的檢查,檢查應(yīng)該包括數(shù)據(jù)的完整性、正確性和惟一性。完整性包括記錄數(shù)量是否完整,可以請(qǐng)企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的人員復(fù)查或計(jì)算一下總數(shù),和歷史的數(shù)據(jù)比較。同時(shí)還要檢查字段的完整性,所有的ERP軟件都有必須輸入的字段,這些字段如果缺少會(huì)造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。正確性檢查,可以由企業(yè)根據(jù)需要制定檢查原則。例如會(huì)計(jì)科目是資產(chǎn)類型的,但是因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤輸入成負(fù)債類型的,再比如有的物料是采購(gòu)來(lái)的,但是錄入成自制件,這樣的錯(cuò)誤在系統(tǒng)上線使用前必須發(fā)現(xiàn)并改正。惟一性檢查,應(yīng)該從兩個(gè)角度檢查,常見(jiàn)錯(cuò)誤有多個(gè)實(shí)物編成同一個(gè)碼,如果以后錄入系統(tǒng),成熟的ERP軟件會(huì)提示編碼已經(jīng)存在,并拒絕接受。同時(shí)一個(gè)實(shí)物對(duì)應(yīng)多個(gè)編碼也必須杜絕,此錯(cuò)誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的。

    5、 靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入

    完成檢查后,就要將數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng),錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案進(jìn)行歸檔。電子文檔保存的數(shù)據(jù),應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好,并注明整理人員、完成時(shí)間和最后版本。如果是打印的紙介質(zhì)保存,應(yīng)該保存在專門(mén)的文件柜中,作為重要文檔管理。

    6 、結(jié)論

    本文針對(duì)企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)后存在的數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問(wèn)題,首先介紹了保障系統(tǒng)信息質(zhì)量的重要性;其次詳細(xì)介紹了靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制難點(diǎn)以及解決方法,同時(shí)對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)收集過(guò)程也進(jìn)行了描述,達(dá)到保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的信息質(zhì)量,降低成本,提高生產(chǎn)效率。

    參考文獻(xiàn)

    [1] 羅鴻,王忠民.ERP原理·設(shè)計(jì)·實(shí)施北京:電子工業(yè)出版社第二版

    [2] 羅鴻.ERP原理、設(shè)計(jì)、實(shí)施[M].北京:電子工業(yè)出版社,2002

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