淺談財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理與再使用

□文/李曄潔

（安徽城市管理職業(yè)學(xué)院 安徽·合肥）

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子會(huì)計(jì)核算資料等。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的管理不但是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，而且還是企事業(yè)單位整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分。做好對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的管理工作，對(duì)提高會(huì)計(jì)電子檔案可重復(fù)利用的濟(jì)價(jià)值具有重要的意義。筆者試結(jié)合相關(guān)單位的會(huì)計(jì)電子檔案管理實(shí)踐，對(duì)如何做好會(huì)計(jì)電子檔案管理與使用作如下研究與探討。

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理與再使用的內(nèi)容

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案指儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)中能被計(jì)算機(jī)使用的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及會(huì)計(jì)軟件制造商編制的各種文檔程序和其他相關(guān)資料。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種會(huì)計(jì)檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的特點(diǎn)

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是包括會(huì)計(jì)記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算資料。它們是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料和證據(jù)。這些資料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、時(shí)間連序和不可更改等性質(zhì)。企事業(yè)單位實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)以后，由于產(chǎn)生了許多電子數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)核算和多年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的查閱均在計(jì)算機(jī)上完成。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相比有許多自身的特點(diǎn)：

（一）保存、存儲(chǔ)形式多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案主要是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)中，而存儲(chǔ)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)一般就包括磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤、U盤和其他磁性介質(zhì)。

（二）再利用的特殊要求。通常紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，普通的電子文件都是文本文件或準(zhǔn)文本文件。然而，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案因?yàn)闀?huì)計(jì)核算、管理的特殊性決定其電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能再利用。

（三）保存、存儲(chǔ)條件要求高。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案具有易被損壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)又受載體的材質(zhì)、載體存放的環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件影響。

（四）管理更加復(fù)雜化。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的時(shí)間越長，會(huì)計(jì)電子檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本通常就越多。面對(duì)繁多的軟件和電子文檔就應(yīng)該進(jìn)行分類管理。

三、對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行管理的作用

（一）提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員工作效率。手工記賬時(shí)期，會(huì)計(jì)人員的主要精力是登記各種賬簿和編制會(huì)計(jì)報(bào)表，會(huì)計(jì)的最主要職能表現(xiàn)為會(huì)計(jì)核算，而會(huì)計(jì)的監(jiān)督與管理職能僅體現(xiàn)在漫長手工記賬之后，監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動(dòng)監(jiān)督。

實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化后，一方面會(huì)計(jì)人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，在時(shí)間上保證了會(huì)計(jì)人員能夠有效地行使審核、監(jiān)督和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分析工作；另一方面會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中的預(yù)算控制功能不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的“時(shí)時(shí)監(jiān)控”，而且由于實(shí)行對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的有效管理，會(huì)計(jì)人員可以不用從眾多的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案中翻箱倒柜，他們可以打破時(shí)間的跨度，方便快捷地完成對(duì)歷史會(huì)計(jì)信息的使用和對(duì)未來會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分析，較好地協(xié)助會(huì)計(jì)人員進(jìn)行預(yù)測、控制和監(jiān)督。

（二）方便決策。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員將歷年的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行加工分析、比較，一方面可以提交給單位的決策者們，讓他們更好決策；另一方面通過這些歷年的會(huì)計(jì)電子檔案方便快捷地看出本單位以及本部門的過去、現(xiàn)在和將來的財(cái)務(wù)狀況、發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者們?cè)谧裱瓏液暧^政策和市場經(jīng)濟(jì)客觀規(guī)律的前提下，制定出適合單位自身發(fā)展的戰(zhàn)略，從而改善經(jīng)營管理，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。另外，可以基于本單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子資料設(shè)計(jì)出一些有利于企事業(yè)單位管理和決策的數(shù)據(jù)模型，建立相對(duì)比較完整的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)資料的再使用價(jià)值。

四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案管理和再使用

要想做好會(huì)計(jì)電子檔案的管理與再使用工作，必須根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的歸集整理、保存和再利用等方面的工作。

（一）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的歸集整理。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的歸集整理是指在一定的時(shí)間間隔（通常指一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把單位運(yùn)行的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)到光盤、移動(dòng)硬盤或?qū)Ｓ糜脖P上。這樣的備份一般是采用多份數(shù)、多介質(zhì)進(jìn)行備份，這樣備份出來的財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)就形成了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案。單位的財(cái)務(wù)部門應(yīng)由專人保管這些備份的電子檔案，以便在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障修復(fù)后能在最短的時(shí)間內(nèi)和最小的損失下恢復(fù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化工作。另外，除備份這些財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)，單位的財(cái)務(wù)電子檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)運(yùn)行整個(gè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱與版本、財(cái)務(wù)軟件的售后服務(wù)公司情況、相關(guān)系統(tǒng)的使用說明書等進(jìn)行詳細(xì)記錄在冊(cè)。在筆者工作過的單位，在20世紀(jì)九十年代中期就開始實(shí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，當(dāng)時(shí)使用的是單用戶系統(tǒng)軟件，每月的記賬憑證大約有300份，業(yè)務(wù)量不大。之后，在2000年以后，隨著單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量呈幾何級(jí)數(shù)的增加，每月要處理的記賬憑證數(shù)達(dá)2，000份，這樣感覺原有的單機(jī)版財(cái)務(wù)軟件根本不適應(yīng)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量增加。為此，單位購買了WINDOWS系統(tǒng)下的網(wǎng)絡(luò)版用友財(cái)務(wù)軟件ACCESS版。再后來，到2003年，又換成用友U8版的SQL SERVER財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)。在近10年的時(shí)間里，財(cái)務(wù)軟件更換了好幾次，一方面是因?yàn)閱挝粯I(yè)務(wù)量的增加；另一方面也是為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)的變化而變化。在這幾次財(cái)務(wù)系統(tǒng)的變化中，單位按要求對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)硬件和操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行歸檔備份、封存。在近期的上級(jí)會(huì)計(jì)檔案檢查中對(duì)封存機(jī)器和電子檔案進(jìn)行再使用檢查，仍然可以使用。

（二）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案的保存與再使用。就目前的技術(shù)手段而言，能夠保存電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)也只有光盤、硬盤、U盤等這些磁性介質(zhì)。當(dāng)然，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的保存也不例外。根據(jù)這些能夠存儲(chǔ)電子數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)的物理特性，在形成電子數(shù)據(jù)檔案時(shí)必須要進(jìn)行多種磁性介質(zhì)的備份，比如，同時(shí)每年年底對(duì)單位當(dāng)年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)年度的財(cái)務(wù)電子檔案進(jìn)行光盤雙備份、硬盤雙備份等工作。備份之后在介質(zhì)的表面貼上標(biāo)簽，注明形成檔案材料的內(nèi)容、時(shí)間和制作人，存放在至少兩個(gè)不同的物理地點(diǎn)。保存這些電子檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵和防盜。同時(shí)，存放這些電子檔案時(shí)，還得考慮地震、洪水或火災(zāi)等意外情況引起對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的破壞使系統(tǒng)不可恢復(fù)而具有的對(duì)策。因?yàn)榇判越橘|(zhì)材料的特殊性，單位要形成對(duì)這些會(huì)計(jì)電子檔案的定期和不定的檢查、翻錄和再備份工作，防止由于這些磁性物理介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失，從而造成無法挽回的損失。

為了使備份的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子檔案能再次使用，單位還應(yīng)該重視與之配套的硬件系統(tǒng)的封存、保管和維護(hù)。2011年3月份，美國的微軟公司就發(fā)布聲明，聲明中稱，3年后微軟將不再支持Windows XP。自2014年起將不對(duì)WINDOWS-XP操作系統(tǒng)發(fā)布補(bǔ)丁和升級(jí)更新。這將意味著，我國近1/5的計(jì)算單位用戶和大部分個(gè)人用戶將不得不放棄現(xiàn)在的WINDOWSXP系統(tǒng)。操作系統(tǒng)改變后，相關(guān)的應(yīng)用軟件系統(tǒng)也必須改變。單位為了能夠再使用過去年度的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，就必須對(duì)原有的操作系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和財(cái)務(wù)軟件的配套保存，同時(shí)還需要對(duì)相關(guān)的硬件系統(tǒng)進(jìn)行配套。這樣，才能達(dá)到再使用的要求。■